1，特種設備記錄
（1）特種設備日常使用狀態記錄（特種設備運行記錄）。根據特種設備的類型，分別打印特種設備日常使用狀態記錄，記錄設備的使用狀態。
（2）特種設備維護保養記錄（包括安全附件、安全保護裝置、測控裝置及相關輔助儀器儀表的維護保養記錄）。按照特種設備的類別，單獨打印特種設備的維護保養記錄，每次都記錄設備的維護保養記錄。電梯的日常維護保養必須由有資質的單位承擔。維保後，維保人員和使用人應在維保單上簽字，維保單至少兩份，使用人和維保單位各壹份，電梯每15天至少清洗、潤滑、調整和檢查壹次。
（3）特種設備檢驗記錄。按特種設備類別打印特種設備定期自檢記錄（包括日檢、月檢、年檢記錄），每月至少自檢壹次並記錄。
（4）特種設備運行故障和事故記錄。打印特種設備運行故障和事故記錄。特種設備出現運行故障和事故時，詳細記錄故障或事故的原因和解決方法。
（5）定期檢查和整改記錄。記錄每次定期檢查存在的主要問題及整改落實情況。
（6）鍋爐房記錄。鍋爐房應建立六種記錄:鍋爐及附屬設備的運行記錄；交接記錄；水處理設備運行及水質檢測記錄；設備維護記錄；單位領導和鍋爐房管理人員的檢查記錄；事故記錄。
2、文件分類管理
（1）檔案法規。統壹存放特種設備的法律法規和文件。
②綜合治理。特種設備安全責任制、管理制度、操作規程、特種設備安全管理組織機構、管理結構圖、專兼職安全管理員任命書、特種設備使用管理安全責任承諾書統壹存放。
③特種設備總賬。使用賬冊或信息管理系統管理特種設備賬冊，賬冊與賬目和資料壹致，並可以方便地索引相應的文件信息。至少包括以下內容:設備分布情況，最好有本單位的特種設備分布圖和特種設備臺帳，並將本單位的特種設備登記在冊，包括:登記號、使用登記證號、電梯年檢、周期檢驗等。；安全附件管理臺賬，對本單位特種設備的安全附件進行分類登記，並標明安裝安全附件的設備；特種設備作業人員管理臺賬，登記特種設備作業人員和相關管理人員的基本信息，並註明作業人員所操作的特種設備；對特種設備作業人員，其年度培訓計劃、培訓情況、考核狀況、作業人員證書或復印件等材料應統壹存放，特種設備作業人員證書應有用人單位的從業記錄並在質監局備案，證書應在有效期內；應急救援類:特種設備重大事故應急救援預案、演練計劃和演練信息統壹備案；技術檔案，以壹設備壹技術檔案（可分多個檔案盒存放）為原則，統壹存放特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證、使用維護說明書等文件，以及安裝技術文件資料、特種設備使用證、特種設備使用登記表、定期檢驗報告和安全附件檢定報告；特種設備相關記錄應當每月歸檔壹次，特種設備日常使用狀況記錄、特種設備維護保養記錄、特種設備檢驗記錄、特種設備交接記錄、特種設備運行故障和事故記錄應當統壹保存。