招標文件是具有法律約束力的文件。在接到采購項目的委托後，首先要考慮項目是否有可行性報告，是否經過國家有關管理部門的批準，資金來源是否落實。
投標文件的內容應符合國內法律法規、國際慣例和行業規範。這就要求政府采購從業人員不僅要具備高超的專業知識和良好的職業素質，還要具備壹定的法律法規知識，如合同條款不得與合同法相抵觸等。如果有的招標文件要求必須有本省某個行業領域的資質證書，限制國外供應商的競爭，那就違背了我國的法律。
原則二:體現買方需求。
招標代理機構面臨的情況是，采購單位對自己的項目認識差異很大，采購項目的類別很多。在編制招標文件之前，招標機構必須對采購單位的所有需求、項目的復雜程度和具體要求有壹個真實而全面的了解。
編制招標文件時應考慮的壹切。即使當時不能確定具體要求，也要提出應該考慮的要求。如果妳想到了，但不確定，也要提出妳想到了什麽，讓投標人根據自己的經驗提出建議。
眾所周知，有時稍有疏漏就可能導致被動局面，比如只關註裝備的技術性能，而忽略其整體幾何尺寸。最後，設備可能進不了廠房的門，進了門也可能沒有適合安裝調試的區域；在考慮報價要求時，可能是要求所有設備報價，但忽略了分項報價，會給實際工作帶來困難。
原則三:公平合理。
公正就是公平平等地對待用戶和供應商。招標文件是具有法律約束力的文件，雙方都應遵守並承擔義務。
合理是指采購方提出的技術要求和商務條件必須建立在充分和實際的基礎上。技術要求是根據可行性報告和技術經濟分析確定的。不能盲目提高標準，提高設備精度，否則會花不必要的錢。招標文件中可以列出合理的特殊要求，但這些條款不能過於苛刻，不允許將所有風險轉嫁給中標人。由於項目的特殊要求，需要提供合同條款，如付款方式、售後服務、質量保證、主要保險費、投標企業資質文件等。，而這部分要求也應該是合理的。驗收方法和標準應采用中國通用標準，或中國認可的國外標準和歐洲標準。
原則4:公平競爭
公平競爭意味著招標文件不能包含歧視性條款。只有公平才能吸引真正有興趣、有競爭力的投標人。招標文件不能含有歧視性條款，政府采購監管部門監管招標工作最重要的任務之壹就是審查招標文件中是否存在歧視性條款。當然，技術規格定得太低，看似擴大了競爭，但實際上給評標帶來了很大的困難，評標的正確性也難以體現，最終的選擇可能還是會有偏差。
為減少招標文件的傾向性，首先應根據使用要求和用途確定貨物的等級，建議通過市場調研對同等級的產品進行比較，或向業內專家咨詢，找出匹配產品在質量、性能、價格等方面的差異。多分析多觀察，制定壹些必須達到的基本指標，既要滿足采購商的要求，又要保證有足夠多的供應商參與競爭。招標文件應明確配套的評標因素或方法，力求科學合理，使招標更加公開，相對減少人為因素，提高潛在投標人的興趣。招標文件形成後，最好組織相關專家進行審核。這些都是保證招投標是否公平公正的關鍵環節。
原則5:科學規範
用最規範的話，把采購的目的、要求、進度、服務描述得簡單、有序、準確。以便所有有意投標的投標人能夠清楚地知道需要提供什麽樣的貨物和服務來滿足采購需求。不允許使用近似、近似等不確定的句子。，不委婉描述，不堆砌文字。表達上的模糊會導致理解上的差異。不要在另壹章重復某壹部分講清楚的內容。如果不好，可能會有矛盾，投標人會無所適從。如果設備存在軟件問題，也要根據需要合理提示，防止簽訂合同時出現價格問題。
原則6:維護政府和企業的利益
在編制招標文件時應註意保守采購單位的秘密，如為公安系統招聘網絡設備應考慮安全問題。不得損害國家和社會公共利益。比如噪音汙染必須達標。為了維護國家安全，廣電部門在招聘寬帶網絡項目時，應該註意這個問題。總之考慮的越細致越全面，執行起來會更順暢。招標項目有很多種。只有多積累，多調查，多思考，多積累經驗，才能做出壹份規範的標書。