公文處理的要求主要依據《我國黨的機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》(國發[2000]23號)和《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999 2月27日)。
簡要總結如下:
壹、公文種類:略
二、公文格式
規範的公文格式不僅有利於體現國家機關的權威性和嚴肅性，而且有利於提高工作效率，保證政令暢通。
公文的主要內容有:密級和保密期限、緊急程度、簽發機關、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、行文日期、印章、註釋、附件、主題詞、抄送機關、簽發機關和簽發日期。根據國家行政機關公文格式，公文要素分為眉頭、主題、版本三部分。公文首頁紅色反線以上的所有元素(寬度與版心相同，即156mm)統稱為眉毛；置於紅色反線以下(不含)和主題詞之間(不含)的所有元素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。下面，簡單介紹壹下公文的要素和標誌。
(壹)額頭部分
主要標識公文的序號、密級和期限、緊急程度、簽發機關身份、文號、簽發人等。
1.公文數量、密級和保密期限。根據開發區的實際情況，壹般不標註。
2.緊急程度。緊急公文分為“特急”和“急件”。其中，電報應分別標明“特急”、“特急”、“特急”、“普通急”。
3.頒發機構的標識。發證機關的標誌由發證機關名稱和“文件”字樣組成，如“貴州省丁曉經濟開發區管理委員會文件”。對於某些特定的文件，只能識別簽發機關的名稱。發證機關的標誌應當使用發證機關的全稱或者標準化簡稱。發證機關的標識建議使用小標準宋體，紅色標識。字體大小壹般應小於22mmX15mm。聯合行文時，主辦單位名稱排在第壹位，發文機關名稱的右側放“文件”二字，自上而下排列在中間。聯合行文機關過多時，要保證公文首頁顯示正文。
4.文件編號。由代字、年份、發文機關序號組成，如“區政[2009]2號”，“區政”指發文機關代字，“[2009]”指年份，“2號”指文件序號。整個意思就是丁曉開發區管委會2009年發的2號文。標誌位置在紅色反線上4 mm，用3號仿宋體排列在中央；年份和序號用阿拉伯數字標識；按時間順序排列的申請的全稱用六角括號“[]”括起來；流水號不是由啞數字組成，即不是由001組成，不加“否”字。
5.發行人。報送的公文應標明簽發人名稱，並列排列在文號右側。左邊空格為單據號1，右邊空格為簽發人姓名L；發行人使用3號仿宋體，後跟全角冒號，冒號後用3號斜體標註發行人名稱。發行人超過壹個的，主辦單位發行人的名稱放在1行，其他發行人從第2行開始按照發行機關的順序排列在與主辦單位發行人名稱對齊的位置。同時，文件編號應與最後簽發人的名稱放在同壹行。
(二)主體部分
主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、簽發機關印章、備註等要素。
1.公文標題。壹般由發文機關名稱、公文主要內容和公文種類組成，如《省人民政府關於印發貴州省國家行政機關公文處理實施細則的通知》。公文標題是對公文內容的高度概括，文字要求準確、簡潔、概括。寫的時候，應該寫在中間，用2號小標簽宋河馬小廚師。回行時要註意詞義的整體性、排列的對稱性、間距的適當性，這樣才有美感，避免歧義。除法律法規名稱和書名外，公文標題壹般不需要標點符號。
2.主要運送器官。指公文的主受理機關，書寫時應使用全稱或規範化簡稱和通用名。壹般來說，以上文章只寫壹個主送機關，必須同時提交幾個主送機關，可以復印；下條主送機構可以有兩個以上，但如果主送機構過多，則使用規範的通稱，如“頂效鎮、區、部:”等。標記位置在標題下空行1處，左側頂框用3號仿宋體標記，回行時仍為頂框；最後壹個主要投遞機構的名稱後跟壹個全角冒號。主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文的，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方，並抄送上方，標識方法與復印件相同。
3.正式文件的文本。logo在主送機構名稱下面壹行，每個自然段留2個字，頂框退回。數字和年份不能返回。
4.附件。公文如有附件，應在正文左空行用3號仿宋體標註，後加全角冒號和名稱。如果附件的序列號可用，則使用阿拉伯數字，如“附件:1 ×××××××”。附件名稱後沒有添加標點符號。附件應與公文正文裝訂在壹起，並在附件左上角L行頂框內標註“附件”，有序號的應標註序號。附件與文件正文不能裝訂在壹起的，應在附件左上角第1行頂框內標識發文字號，隨後標識附件(或序號)。
5.書面日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最終簽發機關負責人簽發的日期為準。電報是以發送日期為準的。書寫的日期需要完整地寫在年、月、日，而且必須用漢字書寫(“零”寫成“零”)。寫時間標識時，右邊應空4個字。
6.發證機關蓋章。按照規定，“公文除會議紀要、電報外，都要加蓋公章。”單個機關制發的公文，印章位置壹般應距正文2毫米至4毫米，以校正、居中、壓下的時間為準。印章下弧無文字時，采用下集法，即在書寫時間上只壓下弧；印章下弧有字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。聯名書寫的印章:聯名書寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫時間，左右各7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章上都蓋有書寫時間。兩枚印章不相交或相切，間距不大於3毫米，聯合發文需加蓋3枚以上印章時，發文機關名稱應安排在發文時間與正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹個或兩個印章，它們都被安排在中間。在最後壹排印章的底部，右邊空白的字樣表示書寫時間。
7.筆記。指其他需要說明的事項。公文如有註釋，在行文時的下壹行用括號註明“仿宋體3號”“左空格2號”字樣。在上述“請示”語言中，應在備註中註明聯系人的姓名和電話。
(3)版本記錄部分
主要標識關鍵詞、抄送機關、打印機關、打印時間。
1.關鍵詞。它是壹個用於文檔索引、存儲、檢索等的工具。它位於筆記的下面和復印室的上面。是實現辦公自動化，提高辦公效率和質量的重要環節。壹般排列順序是:反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在後。在單主題文檔中，反映文檔中心內容的關鍵詞在前，反映文檔內容的關鍵詞在後；在具有多個主題詞的文檔中，反映文檔內容的主題詞按照它們出現的順序排列。“主題詞”三個字用3號黑體字標註，左頂框，後加全角冒號，標題用3號小標宋體標註，標題間1字。
2.抄送機關。指除主送機關外，其他需要執行或知曉公文的機關。如果有公文的復印件，在主題的下壹行，左邊空格的1字樣用3號仿宋體標註，後面加全角冒號。抄送機關用逗號分隔，返回時與冒號後的抄送機關對齊。在最後壹個抄送機關後加壹個句號。
3.發證機關和發證時間。位於抄送機關下(無抄送機關在主題詞下)，占用1行位置，使用3號仿宋體。打印機關的左空間為1，打印時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。
(4)其他
1中的幾行。格式。
(1)壹般在眉間和主體之間用紅色的間隔線。使用這條線的區別是，中央、省委、州委、工委等黨的領導機關的文件，中間有壹個紅色的五角星，而國務院、省政府、州政府、管委會等行政機關的文件，壹般采用中間沒有紅色五角星的連續橫線。
(2)在板塊記錄中的每個元素下增加壹條與板塊中心等寬的黑色反線。
2.使用紙張。A4紙壹般用於公文，在開發區已經全面使用。
3.當公文排版後留下的空間容納不下印章的位置時，應采取調整行距和字距的措施來解決。確保印章和正文在同壹面，不允許使用標註“本頁無正文”的方法。
4.排版規範和印刷裝訂要求。
(1)排版規範。正文使用3號仿宋體，壹般每邊22行，每行28個字。
(2)印刷要求。雙面打印，頁碼對齊，雙面誤差不超過2mm。印刷品是固體和均勻的，字面上沒有花，白色和劃痕。
(3)裝訂要求。公文要左側裝訂，不要掉頁。公文封面、書芯不脫落，背面平整、空洞。騎馬訂或平縫的訂量分別為書芯上下1/4。平訂書針鋸與書脊的距離為3 mm ~ 5 mm。
5.頁碼。用帶數字4.5的白色阿拉伯數字標註，置於板塊中心底邊底線處。在號碼的左右各放壹條4號字線，字線距離板塊中心下緣7mm。單頁碼在右空格為1字，雙頁碼在左空格為1字。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。
三、寫作規則
寫作規則是制作和處理公文必須遵循的基本原則。寫作規則包括寫作原則、寫作方向和寫作要求。
(壹)堅持寫作原則，提高寫作實效
"寫作應該是真正必要的，並註重實用性."這是寫作的基本原則和出發點。確定文風，首先要明確文風的目的和作用，做到有的放矢，有的放矢，使下發的公文達到預期的效果。改變“文件發表得越多，文件規格越高，就會越重視工作”的誤區，根據實際需要確定是否寫作。書寫的必要性是上寫、駢文、下寫必須遵循的原則。上行中，要發文要求解決問題，要研究問題本身是否屬於上級；我們也應該研究解決這個問題的可行性。對於向上級的“匯報”，也要註意研究所匯報的事情的必要性。制定和發布平行文件時，要註意界定職權，防止推諉扯皮。下面的寫作壹定要實事求是，有的放矢。這方面容易出現的問題就是把上級的文件照搬過來，用文件來落實。
(二)明確方向，把握寫作權限
寫作的方向和權威性主要從以下四個方面把握:
1，明確隸屬關系和權限範圍。
《辦法》第十四條規定:“行文關系應當根據隸屬關系和權限範圍確定，壹般不得越級請示和報告。”隸屬關系主要指行政隸屬關系。如果要給機關寫信，必須明確和機關的關系是上下級平行關系。對於業務性較強的行政系統，也要註意業務指導關系。弄清楚這壹點將有助於確定語言類型。下級機關給上級機關寫信壹般用“請示”、“報告”、“意見”；書信壹般用於不同下屬機關之間相互寫信。對於需要共同知曉或者共同執行的事項，也可以用“通知”、“通告”、“公報”、“意見”；上級機關給下級機關寫信，壹般用“命令(令)”、“決定”、“通告”、“通知”、“通告”、“批復”、“意見”。
職權範圍。即文件的內容和事項是否屬於行文機關和發文機關的職權和職責範圍內的事項。
2.嚴格遵守限制。
(1)各部門“除以函件形式討論工作、詢問和答復問題、審批事項外，不得正式致函下壹級政府。”
(2)“部門內設機構除辦公室(室)外，不得對外正式行文。”
3、按指定範圍書寫。
(1)“各部門可以根據職權相互行文，也可以向下壹級政府相關業務部門行文。”
(2)“屬於部門職權範圍內的事項，應當由部門自行或者聯合行文。章程應明確主辦部門。必須由政府審批的事項，經政府同意，也可以由本部門行文，行文應當註明政府同意。”
(三)“主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接提交主管部門處理。”而不是直接提交給政府，主管部門不能把本應屬於部門職責範圍內的要求推給管委會。
(四)“向下級機關或者本系統報送的重要文件，應當同時抄送直接上級機關。”
(三)嚴格書寫要求，規範行式
1，“各部門對相關問題未達成共識，不得自行寫文章。擅自書寫文字的，由上級機關責令改正或者撤銷。”這些規定主要是為了解決和防止政出多門的問題。“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不準以機關名義向上級機關負責人報送‘指示’、‘意見’、‘報告’。”這篇文章不僅是公文處理中的壹門學科，而且對保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能保證領導同誌抓大事、抓大事。
2、以上文章的風格要嚴格把關。主要是向上級行“請示”、“匯報”、“意見”時，“請示”應該是壹回事；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送，但不得抄送其下級機關。
第四，發文辦理
“公文處理是指以本機關名義發布公文的過程，包括起草、審核、簽發、審核、印制、登記、分發等程序”；
為提高發文工作的水平和質量，現就發文各環節及相關程序性工作中需要特別註意的以下問題進行介紹，以供參考。
(1)起草公文。在區辦公室辦理公文的過程中，我們發現公文起草存在幾個問題。第壹，語言使用不當；二是寫作目的不夠明確，理由不夠充分，所依據的政策不夠全面或準確。比如壹些已經停止執行的文件或政策，有時會作為寫作的依據；三是引文、結構層次序數、計量單位和數字應用不夠規範。
鑒於以上問題。在起草公文的過程中，要註意以下幾點:
1，要認真學習研究相關的政策法規，準確把握政策邊界。各部門辦公室工作人員在接受壹項具體的寫作任務後，首先要閱讀上級的有關文件，學習黨和國家的有關方針政策，深刻領會其精神實質和政策界限。並根據本部門的實際情況，切實貫徹上級精神，正確提出貫徹落實的具體措施和方法，確保起草的公文“符合國家法律、法規和其他有關規定”。如果提出新的政策法規，要切實可行，並加以說明。這就要求我們在起草正式文件時，充分說明提出“新政策法規”的目的和理由，以及所依據的政策法規，做到有理有據，符合實際。
2、要認真領會領導的意圖。
正式文件的發布是為了解決具體問題。機關領導決定寫稿或制定制度，目的是根據本單位的實際情況，貫徹黨和國家的方針政策，落實上級的要求，提出解決具體問題的措施和方法。因此，公文的起草者要結合本機關、本單位的實際，把上級的某項政策、精神具體化，很重要的途徑就是認真領會領導的意圖。要理解領導意圖，具體來說，有必要澄清以下幾個問題:
(1)領導布置寫作任務的目的和背景是什麽？
(2)稿件中領導提出了哪些問題，解決了哪些問題？
(3)領導對稿件內容提出了哪些要求？
(4)領導對稿件的語言有什麽要求？
(5)收件人是誰？
(6)收信人問了什麽問題？作者的態度和觀點是什麽？
如果在寫之前能準確理解和掌握這些問題，那麽我們寫的稿子可能更能體現領導的寫作意圖。
對正確的領導意圖要堅決執行，對不完善的要補充或誠懇提出自己的不同看法，努力當好參謀。但要註意把握好角色，服從和服務是機關文秘工作者的本分。有異議只能提建議，不能武斷決策，也不能用自己的觀點代替領導意圖。
3.正確使用語言。
剛才提到了文學形式的運用。
4.引語、結構層次序數、計量單位、數字和緊急程度必須標準化。
《公文處理辦法》對這些方面有明確的規範要求，但在實際執行中仍存在諸多問題。比如，公文中只使用了引用號，而沒有引用書名，或者把書名號倒著引用；層次序數混亂，不知道是哪壹個；計量單位用“斤”代替“公斤”；數字應用不壹致，或者應當使用阿拉伯數字時使用漢字；公文緊急隨意等等。這些都是起草公文最基本、最常識性的問題。希望各部門辦公室的同誌認真學習，認真對待，提高公文質量，維護嚴肅性。
(2)公文內容的協調
公文起草過程中，對其他部門職權範圍內的事項要進行協商，達成壹致意見後才能行文。這是壹個非常重要的發文問題，壹定要高度重視。
(3)公共交通審計
正式文件送工管委領導簽發前，需要辦公室審核。負責審稿的人員應按照《公文處理辦法》和本細則，堅持實事求是、落實政策、精簡高效、精益求精的原則，及時把關，嚴格把關。審計的重點是:
首先是寫作。是否真的有必要寫，寫的方法是否合適。
第二是政策。是否符合黨和國家的方針政策；是否符合行文規則和公文處理的相關要求；新政策法規是否有依據、有解釋、可行；是否與本部門及相關部門的有關規定相抵觸；涉及其他部門職權的事項，是否經過協商，分歧是否壹致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的相關要求等。
第三是格式。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規定，用語是否恰當；稿件結構是否符合公文寫作要求。
第四是正文。表達是否規範，包括用詞、用詞、標點、語句、邏輯結構是否準確合理；計量單位是否符合國家標準；書寫、數字、層次、序數是否規範。
文件審核壹般有五個程序:初審、核對、復核、審核、簽字。區辦事處根據開發區實際，規範了公文起草程序。由部門OEM管理委員會起草的所有公文，在起草人寫完文稿後，由本單位負責人進行初審；然後送到辦公室秘書單位核實，辦公室負責聯系口中同誌審核；重要文件送辦公室主任審核後，報業管委分管領導或主要領導簽發。今後，各部門OEM管委會起草的公文，不經辦公室審核，不能直接送各產業管委會領導簽發，以免造成公文倒流，辦公室不予編號。
(4)發布正式文件
“以本機關的名義，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義發布的以下文本或者平行文本，應當由主要負責人或者主要負責人授權的其他負責人簽發。”各部門不能直接將草案送工業管理委員會領導審批。
(五)文件審查和登記
1，公文審核是公文印刷前文秘部門進行的最後壹次審核。文件審查的目的是防止遺漏和疏忽，確保書面文件的質量。這是壹個非常重要的環節。以前習慣認為負責人簽發的公文不會有錯誤，或者即使發現缺陷，也習慣以最終簽發的稿為準，不認真思考，或者要求審核，導致個別公文不完善。所以壹定要重視發文過程中的審核環節。審查的重點是:審批和發放手續是否完備；附件材料(辦理過程中是否有漏項或缺頁)是否齊全；格式是否統壹規範，是否有錯別字、漏字等。
送審稿經審查後需要進行實質性修改的，應當按照程序進行審查。
2.事後登記是在打印前對文件的基本信息進行登記，便於查閱和利用。文件登記也是文件審核的有益補充。
動詞 （verb的縮寫）接收文件的處理
收文是公文處理的重要環節，是辦公室工作的重要組成部分。收文處理是指公文的接收過程，包括接收、登記、審核、計劃、審批、承辦、督促、反饋。
(壹)簽收登記是簽收的基礎工作。
嚴格的程序是確保準確、規範和有效處理外來文件的基礎。壹般任何機關辦理收文工作都有收文、登記、審核、計劃、審批、承辦、反饋等程序。簽收是收據處理的開始。因此，要做好清點分類工作，註意檢查來文是否送到機關或單位；文件是否完整齊全，如無附件、缺頁、白頁、無簽名、無公章；是否符合國務院《辦法》的規定。不符合要求的要及時退回，既能體現公文的嚴肅性，又能科學規範地處理來文，提高處理效率。
簽署的公文應根據保密程度、公文性質、實際工作需要和公文數量進行登記。文件登記的範圍沒有統壹的限制，但上級機關的文件、下級機關的文件、帶有涉密信息的重要出版物和資料、需要其他機關答復的咨詢問題和文件、上級機關印發的會議文件和資料等。必須註冊。登記項目壹般包括收文號(或序號)、收文日期、發文機關、公文標題(內容)、密級、文號、份數等。註冊方式主要有兩種:(1)流量註冊方式。就是把收到的文件按時間順序登記，不分類型，同時在同壹個登記簿上簡要記錄文件辦理過程和傳遞程序。(2)分類登記法。就是按照本單位確定的文件分類標準進行登記。例如工作委員會文件、行政委員會文件、省、州、縣部門文件等。
收文登記是公文處理的重要依據，也是文秘人員的壹項經常性工作。應嚴格按照登記的項目逐項登記，不得有漏項，不得有重復、漏項。
(二)審核工作是處理收據的關鍵。
做好審核把關工作，既有利於糾正傳達機關的錯誤，又有利於嚴格公文的相關處理方法，體現公文的嚴肅性和規範性，也有利於對來文的及時有效處理。在實際工作中，我們經常會遇到這樣的情況。壹些下級通信請求批準，但由於“請示”的語言被誤用為“報告”，請示不能得到及時答復。因為“請示”需要上級批復，“報告”不答復；有的文件因未與有關部門和單位協商會簽而遲遲不能生效，甚至出現相互矛盾的文件；由於書寫格式不規範，有些文件不能及時處理。因此，加強審核是從源頭上保證來信處理的重要環節。
(3)承接是接收文件的重點。
首先要仔細研究文件內容和批辦意見，看是否屬於自己的業務範圍。其次，要搞清楚公文處理的時間要求，然後按照優先級來執行。承辦部門收到交辦的公文後，應當及時辦理，不得拖延或推諉。緊急公文要按時限辦理，有困難的要及時說明。不屬於本單位職權範圍或者不應當由本單位辦理的，應當及時退回其指定的文秘部門並說明理由。公文處理過程中，如遇涉及其他部門職權的事項，主辦部門應主動與相關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人應出面協調。如不能達成壹致，可報請上級部門協調或裁決。第三，在認真研究領導的內容、要求和意見的基礎上，慎重辦理。凡屬自己承辦範圍內的文件，如有領導批示，可按領導意見辦理。未經領導批準的公文，可按有關方針、政策、有關規定或慣例辦理。領導審批意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，由牽頭部門先擬出辦理意見，邀請協辦部門協商會簽，再由牽頭部門負責匯總整理相關部門提出的意見，報領導審批。如有分歧，應提交領導裁決，或根據領導意見再次協商，得出結果。承辦單位應當及時、認真、審慎、負責地提出處理意見，並報經上壹級領導審定後，再答復發送機關或者傳達機關。需要註意的是，處理意見或結果代表的是某些機關和部門，絕對不能以個人名義回答問題。
此外，為加快公文處理速度，提高機關工作效率，辦公室應負責督促將公文送負責人批示或移交有關部門處理。在接收文件過程中，除每周智力文件外，承辦部門應及時將結果反饋給發文機關。
不及物動詞公文常見錯誤:略