要進行“客戶管理”，就要建立客戶檔案，實行“備案管理”。“歸檔管理”是對客戶的所有信息進行記錄、保存、分析、整理和應用的壹種管理方法，以此來鞏固廠商之間的關系，提高經營業績。其中，“客戶信息卡”是常用的工具。
建立客戶數據庫的目的和好處建立“客戶信息卡”①可以區分現有客戶和潛在客戶。②發送廣告信方便。③客戶信息卡可用於安排訂單和收付款計劃。④了解每個客戶的銷售情況及其交易習慣。⑤當業務員請假或辭職時，繼任者可以繼續為客戶服務。⑥制定時間計劃時，可以利用客戶信息卡制定高效的具體拜訪計劃。⑦能徹底了解客戶的情況和交易結果，進而取得他們的合作。根據客戶信息卡，對信用度低的客戶會減少交易量，對信用度高的客戶會增加交易量，便於制定具體的銷售政策。負責用好“客戶信息卡”的區域主管應註意客戶信息的歸檔管理，註意使用(或監督業務員使用)“客戶信息卡”。下面是主管利用好客戶信息卡增加業績的壹些方法:①每周至少檢查壹次每個業務員的客戶信息卡。(2)提醒業務員在拜訪客戶前，按要求查閱信息卡的內容。(3)要求業務員外出拜訪，只攜帶要拜訪的客戶信息卡。④讓業務員拜訪回來後把“客戶信息卡”還回去。⑤每個月或季度末，區域主管要對客戶交易卡進行分析，作為調整業務員銷售路線的參考。⑥參考“客戶信息卡”的實際表現，制定“年度區域銷售計劃”。⑦填寫客戶信息卡，作為考核業務員業績的重要項目。業務主管要提醒自己，是否經常和業務員討論客戶前壹天(或前幾天)的交易結果。⑨回顧銷售情況，付款是平衡的，不存在逾期付款。利用“客戶信息卡”進行客戶管理的原則在利用“客戶信息卡”進行客戶管理時，要註意以下原則:①動態管理“客戶信息卡”建立後不能忽視，否則就失去了價值。通過調整和剔除變化的信息，及時補充新的信息，跟蹤檔案中客戶的變化，保持客戶管理的動態性。
(2)突出重點，要從眾多的客戶數據中找出重點客戶。這不僅包括現有客戶，還包括未來客戶和潛在客戶。這可以為選擇新客戶和開拓新市場提供信息，為市場發展創造良好的機會。③靈活運用客戶資料收集和管理的目的是為了在銷售過程中加以利用。所以要及時以靈活的方式提供給銷售人員和相關人員，讓死數據變成活資料，從而提高客戶管理的效率。(4)專人負責由於許多客戶信息不能流出，只能供內部使用，所以制定客戶管理時應確定具體的規定和方法，由專人負責管理，嚴格控制和管理客戶信息的使用和借閱。如何管理大量的客戶是壹項非常重要的工作。組織客戶系列化就是這樣壹種有效的管理方法。在具體操作中可以使用兩種不同的工具。根據顧客對產品的態度，顧客可分為三類:忠誠顧客、品牌轉移顧客和非品牌忠誠顧客。客戶管理的重點是培養忠誠的客戶和我們產品的第壹批用戶。根據客戶購買產品的金額進行組織在客戶管理中，所有客戶根據購買金額分為ABC三類。A類，大客戶，購買金額大，客戶數量少；C類，小客戶，購買金額小，客戶數量多；B類，壹般客戶，介於A類和C類客戶之間。管理的重點是特別關註A類客戶，照顧B類客戶。客戶管理溝通是管理客戶、實施“巡視管理”的壹種非常重要而有效的管理方法。因為巡視管理的本質是傾聽客戶的意見和建議，與客戶保持聯系，有效的巡視離不開有效的溝通。常見的溝通方式有三種:首先要制定有效的傾聽策略:①反饋誘導。即不時總結對方的談話內容，征求意見，如“妳剛才是這麽說的嗎？”這也說明了巡視經理認真考慮了客戶的觀點，給了客戶重申和澄清其初衷的機會。2相互理解。在傾聽客戶談話的同時，充分理解他們的感受。③避免爭論。當客戶在說壹些不合理的事情時，不要急於糾正。在談話的開始，我們應該避免談論那些不同的問題，而是強調那些雙方都同意的問題。其次，我們應該采取有效的傾聽和溝通的方式。溝通的方式有很多種，概括起來就是:走出去，請進來，使用溝通工具。①拜訪客戶。也就是深入客戶，聽聽他的壹些真實看法和想法。即邀請客戶定期舉辦研討會。
③使用溝通和交流工具與客戶溝通。壹、認真處理客戶來信、來函，及時消除客戶疑慮；二是安裝免費“熱線”處理顧客投訴。教育引導客戶樹立正確的消費觀，教會客戶如何使用我們的產品。