所謂具體情況，主要是通過三個W要素來把握的，即“在哪裏”、“什麽時候”、“是什麽”。
(壹)首先，“哪裏”需要知道職業訪客在哪裏，從事什麽行業。要做好展會，首先要把自己打造成展會主題行業的半個專家。主辦方可以通過參展商、統計報告、行業協會、學會等相關主管部門，深入了解專業展會觀眾在哪裏。只有了解專業展會的觀眾是什麽水平，平時關註什麽，才能知道通過什麽渠道邀請才能有效，這樣宣傳工作才能有的放矢。
其次，“什麽時候”需要了解的是專業觀眾什麽時候可以參觀展覽，這與展覽的日程安排密切相關。只有掌握了行業內最合適的采購周期，才能真正吸引專業的展會觀眾到展會現場。當然，還要避免其他阻礙專業展會觀眾行程的相關因素，比如同類展會的日程安排、各種重大節假日等等。
我們需要知道的是專業觀眾需要通過展覽達到什麽樣的效果。無論“觀展”的模式是推銷還是了解行業動態，尋求合作還是摸清市場，結合個人喜好等相關因素，* * *同構成為展會觀眾組織的重要驅動力。
二、充分利用各種宣傳渠道邀請專業展會觀眾。
(1)針對專業展會觀眾的地域特點，主辦方應在該區域投入大型廣告媒體，如高速高射炮、平面媒體、專業雜誌、電視網絡等，盡可能讓專業展會觀眾了解展會。
(2)針對專業展會觀眾的人群特點和行業特點，主辦方應在展會前的不同時期投入廣告，尤其是在展會前夕以密集廣告的形式進行投放。另外，要分析行業內專業展會的觀眾特別關註的媒體內容，可以多從專業雜誌上做文章。
(3)主辦方應檢查宣傳內容，盡可能將展會期間的重要信息告知相關媒體，如行業主要領導、行業高層技術交流會、重量級業內人士出席等相關重要信息，讓專業觀展人員感受到參觀展會的沖動。