1、任務：
及時、準確地收集、傳遞反饋有關信息，做好信息交流與協商的管理，以確保質量、環境、職業健康安全管理體系有效運行
?2、 適用範圍：公司內部信息的溝通處理，以及與外部相關方的信息交流。
3 ?職責?3.1 ?辦公室負責本程序的編制、修改和組織實施；負責統籌公司對內外相關信息的傳遞、處理；負責組織協商工作；負責顧客和相關方的來信、來訪接待處理。?
3.2 ?各部門、項目經理部負責本職能範圍內信息的收集、傳遞、處理。?
3.4 ?職業健康安全的員工代表，代表員工參與職業健康安全有關事務。
?4 ?工作程序?4.1 ?協商和溝通的內容?
4.1.1 ?外部協商和溝通的內容包括：?
a. 向相關方宣傳組織的職業健康安全方針；?
b. 政策法規標準類信息，如與質量、環境、職業健康安全有關法律法規、條例、標準和來自上級部門的信息等；?
c. 有關危險源辨識、風險評價和確定風險控制措施的結果方面的信息；
d. 接收和答復相關方的投訴、抱怨、咨詢和建議等信息；?
e. 其它需溝通的、與相關方有關的信息。?
4.1.2 ?內部協商和溝通的內容包括：?
a. 質量、環境、職業健康安全適用的法律法規和其他要求的遵循情況；?
b. 質量、環境、職業健康安全方針、目標、管理方案、各項政策、計劃、制度的制定和實施情況；?
c. 內審、外審、管理評審的結果；
d. 監測、測量的結果；
e. 組織員工參與協商的計劃；
f. 事件、不符合與處理情況；
g. 應急準備與響應情況；
h. 質量、環境、職業健康安全管理體系運行控制程序執行情況；
i. 各部門或單位之間日常聯絡、常規報表及其他信息；
j. 了解誰是員工代表和員工的建議等。
?4.2 ?信息的收集、處理與溝通
信息可采用書面資料、記錄、公告欄、內部刊物、討論交流、電子媒體、通訊等方式予以傳遞。?
4.2.1 ?外部信息的收集與溝通?
4.2.1.1 相關方要求提供信息時，各有關部門或單位將公司的管理方針及有關要求傳遞給相關方。?
4.2.1.2 ?辦公室負責收集顧客、相關方、上級或政府部門的來信、來訪、來電，傳遞至相關部門處理。?
4.2.1.3 ?各部門、項目經理部在收到有關政策法規標準類信息，按《法律法規和其他要求管理程序》執行。?
4.2.1.4 ?相關方抱怨及其他信息，由各部門或項目經理部分別接收，要求答復的要將處理結果及時傳遞給相關方。?
4.2.1.5 對本公司的重要環境因素有關信息是否對外交流，都要形成文件。如決定對外交流，應規定交流的方式並實施。
?4.2.2 ?內部信息的收集和處理?
4.2.2.1 ?正常信息的處理，各部門、項目經理部的信息根據相關文件的規定直接收集並傳遞日常信息。?
4.2.2.2 ?不合格或（潛在的）不合格信息的處理詳見《事件調查和不符合處理程序》。
4.2.2.3 ?緊急狀態下的信息執行《應急準備與響應控制程序》。?
4.3 ?對體系運行中產生的信息，由產生部門及時傳遞到有關部門，並做好記錄。?
4.4 ?各部門要按《文件控制程序》的要求，對接收和傳遞的信息建立收發文登記，予以記錄。
?4.5 ?協商?
4.5.1 辦公室是協商的主管部門，負責組織協商工作。?
4.5.2 企業員工及其職業健康安全代表參與協商。各部門、項目經理部的職業健康安全代表由群眾產生。職業健康安全代表由二年以上，有壹定實踐經驗，具備職業健康安全常識，熱情為職工服務的兼職人員擔任。員工參與協商的內容包括：?
-----適當參與危險源辨識、風險評價和控制措施的確定； ?
-----適當參與事件調查；?
-----參與職業健康安全方針和目標的制定和評價； ?
-----對影響他們職業健康安全的任何變更進行協商； ?
-----對職業健康安全事務發表意見。?
協商的主管部門應告知員工代表關於他們的參與安排，包括誰是他們的職業健康安全事務代表。?
4.5.3職業健康安全代表負責收集本部門/單位的職業健康安全信息與各級領導協商解決職業健康安全有關事宜，隨時向辦公室報告。?
4.5.4 協商還包括公司與承包方就影響他們的職業健康安全的變更進行協商。