1，標題。公函標題壹般有兩種形式。壹種由簽發機關的名稱、理由和語言組成。另壹個由原因和語言組成。可以寫成XX單位關於XX等人事信息的調查信。
2.主要運送器官。即接收來信和辦理來信事項的機關、單位，應當在正文開頭的頂框中註明全稱或者規範化簡稱，後面加冒號。也就是XX派出所加冒號。
3.文字。結構壹般由開頭、主體、結尾和結論組成。可以這樣寫:現因工作需要，需要查詢XX年XX月XX日出生，現居住在XX的人員信息。請幫助我們。
4.結論。通常，我們應該根據詢問、通知、談判或答復的事項選擇使用不同的結束語。如“我正在寫信詢問(業務)”、“請立即回復”、“我正在寫信通知您”、“我正在寫信回復”。有些信不壹定要結束。如果是備忘錄，可以像普通信件壹樣，用“從這裏”和“敬禮”。
5、結尾簽了字。壹般包括簽名和書寫時間。署名機關和單位名稱，註明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
信函的適用範圍:
在行文方向上，既可以是平行機關之間的行文，也可以是無隸屬關系的機關之間的行文，包括上級機關或下級機關。
在適用內容上，既可用於非隸屬機關之間的相互協商、詢問和回答問題，也可用於請求有關主管部門批準和向上級機關請示具體事項，還可用於上級機關答復下級機關的詢問或請求批準，以及上級機關督促下級機關做好相關事項。
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