常見的辦公室(或分布式)文件處理環境包括個人打印機、網絡打印機、復印機、傳真機和多功能設備。在檔案處理的相關環節容易產生浪費，主要是其真實成本不易被感知和控制；文件處理的各種成本被分配到多個成本中心，決策單位也非常分散，只有少數企業會對此進行集中控制。
權威國際研究機構ALLAssociatesGroup對福布斯全球上市公司2000強的實際文檔管理費用進行調查。結果顯示，企業平均花費6.1%的營業額在文檔相關鏈接上。其中，成本(紙張、耗材、設備等。)文件輸出所產生的成本僅占文件處理總成本的10%左右，而與文件流通和管理相關的成本(文件的收集、分發、存儲、檢索、流通、共享和歸檔等。)占總成本的90%。這個比例相當驚人。在精細化管理的過程中，這是壹個必須控制的成本區域。華爾街日報分析師稱文件處理費為企業“最後壹筆未經審計的支出”。
辦公信息系統服務商提供的定制化文檔管理外包服務，可以幫助客戶有效管理這部分“非審計費用”，從而節約管理成本，提升盈利能力。
在設備管理方面，通過對客戶現有設備的普查，合理配置，利用金融工具剝離固定資產，制定設備管理、采購和費用管理流程，可以大大降低客戶的冗余設備和管理成本，實現持續改進。
耗材、配件、維修方面，采用了“按需打印，按打印付費”的方式，大大提高了費用的穩定性，徹底解決了耗材、配件、維修的管理問題；同時成本結構清晰可靠，交易成本得到有效控制。
在文件輸出管理方面，使用設備監控和費用管理軟件實時監控設備狀態，發現設備故障隱患和耗材使用情況，大大降低了硬件故障率和故障排除時間。
在費用管理方面，可以按照部門、時間段、產出類型進行實時監控和記錄，自動生成各種費用統計報表，實現費用的精細化管理。根據這些數據進行數據分析，發現成本漏洞，及時在軟件中部署權限和策略，實現管理控制。
根據Gartner的調查，實施文檔管理外包服務可以幫助客戶降低文檔處理的總擁有成本10%-30%。
視頻會議解決方案可以有效減少出差，從而幫助企業節省出差費用。國際平均數據顯示，視頻會議的有效應用可以幫助企業減少30%左右的差旅。
以上數據充分體現了辦公信息系統在幫助客戶節約管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用。美國金融危機引發的全球經濟低迷，大幅降低了企業的盈利能力。在經營壓力下，許多企事業單位迫切需要削減成本，提高辦公效率，這將有利於辦公信息系統市場的進壹步增長。
優化業務流程，提升企業競爭力。
在辦公信息系統服務中，文檔管理外包服務可以優化客戶的文檔處理流程(包括文檔的收集、分發、存儲、檢索、流通、* *享受、輸出/歸檔等。)通過結合硬件、軟件和服務，從而加速信息交流和流通的效率。在企業間競爭日益激烈的今天，信息溝通效率和響應速度越來越成為企業贏得競爭的關鍵要素。文件溝通和流通的效率直接影響企業決策和反應的速度。
視頻會議解決方案可以幫助企業大量的時間旅行，使遠程溝通更加頻繁和高效，從而深刻影響企業的運營模式，提高溝通效率，縮短決策時間，提高組織內部的協同性和競爭力。
OA軟件通過辦公流程的自動化和協同辦公，優化了辦公流程，提高了企業內部的辦公流轉效率。
因此，辦公信息系統服務對於企業優化業務流程、提升競爭力具有重要意義。企業的綜合效益如下圖所示:
客戶綜合效益分析
降低資源消耗，創造綠色GDP
文檔管理外包服務可以推動企業辦公的數字化進程。通過部署文檔管理軟件，配合文件設備監控、成本管理等解決方案，實現網絡傳真、網絡掃描、電子存檔、移動打印等功能，幫助客戶減少紙張消耗。同時也可以促進員工的節約意識，從而進壹步節約紙張，相應地保護森林資源和水資源，同時達到降低能耗和碳排放的目的。
企業級視頻會議解決方案系統的廣泛應用，可以節省大量出行，從而大大降低出行帶來的能源消耗，減少碳排放，緩解交通壓力。
OA軟件可以有效增強企業跨區域合作，降低溝通成本，最大限度地滿足企業內部和企業之間即時信息溝通的需求，有效節約能源。
在我國當前的社會經濟環境下，辦公信息系統帶來的節能環保價值更加突出。中國經濟進入周期性拐點後，能源消耗成本大幅上升，中國企業制造成本壓力加大，能源稀缺矛盾日益突出。辦公信息系統市場的日益培育和成熟，可以促進經濟的可持續增長，實現人與環境的和諧發展，有效推動“環境友好型社會”和“資源節約型社會”的建立，具有深遠的社會意義。