協作的概念在中國已經提出好幾年了。在OA向協作轉型的過程中，雖然廠商們都喊著協作有很多好處，但多表現在形而上的修改上。經過深入的學習和總結，金和軟件首次全面提出了企業協同的四層次理論，能夠真正讓用戶了解協同管理軟件在應用中的作用。在業界對協同的探索有新成果之前，金禾協同四層次理論有望成為指導企業協同應用的新標準。對此，企業可以梳理壹下自己的經營狀況。
在市場經濟環境和政府政策的引導下，企業首先需要開展業務，而關鍵業務將成為其生存的根本。企業無論是從事自主開發還是外包，業務運營都是企業的根本，內部管理、人才建設、產品研發、市場公關等等都必須圍繞這個核心展開，而采用信息化協同管理軟件的關鍵目標無非是增強業務能力，提高企業盈利能力。在信息化管理過程中，如何保證原有的業務模式能夠正常運行並得到改善而不是被幹擾，是企業信息化首先要考慮的問題，也是協同管理軟件廠商在為企業提供信息管理軟件服務時首先需要解決的問題。“協作四級理論”實際上已經研究了這個問題，為企業提供了指導性的整體信息化解決方案。
業務確定後，接下來的問題就是如何協調業務，如何有效開展。協作四層理論提出的個人協作，將個人工作規劃、辦公效率、上下級溝通、平行崗位合作等方方面面都考慮在內，從而解決了壹個組織有效開展業務的關鍵因素——人的問題。我們知道，組織中的每個人都代表壹個崗位，是壹個角色，每個角色都是企業整體運作中不可或缺的壹部分。按照系統論的觀點，這個角色必然接受輸入，產生輸出，但角色之間的輸入輸出是否壹致，需要信息化工作方法的不斷微調和修正，以最大限度地減少資源的無效消耗。我們相信個人協作會改變人們的辦公方式，但改變的程度有多深，時間周期有多長，這與社會和企業對信息化的重視程度密不可分。當壹個組織中個體的辦公方式發生改變，工作業務流程順暢，效率提升，群體的合作很大程度上體現了壹個組織的業務能力。什麽是工作能力？這裏所說的工作能力，不僅僅是組織中既定的崗位、流程和日常事務，更是指對於壹個時間敏感、不尋常、重要的緊急事務，組織構建團隊有效完成某項具體工作的能力，因為這些崗位的工作在很大程度上是可以由另壹個成員替代的。如何在規定的、緊迫的時間內完成壹項特殊的任務，體現了壹個組織能力的大小，也是企業人員成長潛力和企業發展潛力的壹個重要方面。企業協作四層次理論中提到的群體協作，重點是為企業提供這種指導性的信息解決方案，從而彌補企業的“短板”，發揮優勢，提高市場競爭力。