——江蘇長博投資有限公司案例分析
公司概況:
長博集團原為江蘇省交通廳直屬運輸企業，系國家二級企業,多次榮獲部、省、市先進企業榮譽稱號，2001年整體改制成為有限責任公司，2004年5月成立集團公司，控股子公司：江蘇暨陽輪渡有限公司、江蘇臯張汽渡有限公司、江蘇八圩港港口投資發展有限公司、江蘇長博房地產開發有限公司、江蘇長博船務工程有限公司、江陰長博物業管理有限公司、江陰長江旅行社有限公司、靖江長博港務有限公司及十圩港口服務中心。另參股江蘇金泰鋼結構有限公司、交通銀行等多家公司。
項目背景:
江蘇長博集團公司內部局域網已經形成壹定規模，但限於簡單的數據傳送，文件***享等操作。公司信息化還不高，工作人員主要通過相互傳遞紙質或者通過局域網***享等來達到信息的傳遞過程，這樣，安全性、可靠性無法得到保證，同時降低了工作效率和提高了公司運營成本，需要新的系統來實現安全快捷的信息傳遞。
數據分散於各個分支機構，匯總速度慢、決策速度慢，缺乏實時性管理；數據分散且缺乏標準化，形成信息孤島；公司與公司之間、部門與部門之間，數據缺乏標準化、有價值資料無法充分利用，信息化系統不具備數據整合功能，對決策支持能力不強。
客戶需求:
長博公司各分部和各級領導面臨管理被動現象，對管轄範圍內的事件運行過程掌握的不充分，領導多數情況下只知道結果而不了解過程。需要建立的是壹個靈活、安全、可以隨時跟蹤文件、監督處理過程，並且可以實現可視化實時協作，以發揮數字辦公的特點，解決部門間的協作問題，實現工作效率的有效提高。
隨著信息化程度的不斷加深，集團總部和分公司從對外的門戶網站、人力資源、企業通等，存在著多個互相獨立的系統，結果形成信息孤島。
因此，需要將各系統集成起來、將各分公司和辦事處統壹起來。隨著長博集團公司的不斷發展，原有人工管理模式已不能適應現代管理需要，迫切需要建立具備自己特色的企業內部通用辦公平臺和專業應用系統，為領導和工作人員提供辦公決策以及各種信息服務。提高企業工作人員的工作效率，改進傳統的管理模式，並通過此平臺，把現有的辦公手段接連起來，以滿足江蘇長博集團公司當前以及未來不斷擴展的應用需求，適應現代化企業管理的要求，為江蘇長搏集團公司帶來實實在在的經濟收益，提高江蘇長博集團公司的社會影響，樹立新的企業形象。
1.通過協同辦公系統把總部和分支機構的所有人員連接在壹起，提供統壹的溝通和***享平臺，加強上下級之間、部門與部門之間、員工與員工之間的相互協作，提高公司整體的效率。
2.通過協同辦公系統規範各種管理流程，明確分工，為各層次的有效控制提供依據，從而達到提升管理水平的目標。
3.通過協同辦公系統提高管理信息的真實性、準確性、完整性和及時性、滿足內部經營管理和外部信息披露的要求，並使企業日常運行產生的各種數據進行積累，逐步深化知識管理與知識利用，讓企業的無形資產創造有形價值。
4.通過協同辦公系統把各種信息孤島集成起來，實現全面數據享，提高數據的利用率。
5.通過協同辦公系統向各部門和管理層次提供***享、準確、及時的信息，為公司各種資源的統壹規劃、合理調度、綜合利用提供依據和保障。
解決之道:
建立集團化、網絡化管理模式。在系統的建設過程中，實現集團化、網絡化的建設重點。通過先進的瀏覽器技術，具備數據整合能力和決策能力。實現信息集中，管理集權的集團化管理模式，提高集團公司的控制力和控制質量。同時，在集團化、網絡化建設過程中，重點實現管理信息的真實性、準確性、完整性、及時性，滿足內部經營管理和外部信息披露的要求。
建立統壹的辦公平臺，統壹的登陸界面，樹立新的企業形象，將Word、Excel等常用辦公軟件植入到辦公系統中，在不影響辦公習慣情況下為用戶提供統壹的桌面辦公環境，使原有的文檔文件保留原有格式進入系統進行流轉和處理。
建立壹個有效的溝通平臺，所有分支機構或者上下級部門的工作人員保持實時的聯系，及時進行工作交流，提高工作效率。
建立壹個靈活的工作流轉系統，為業務流轉提供更加完備的監督和控制功能，在文件的流轉過程中，管理者可以隨時了解文件的當前狀態，並及時反饋給當前處理人，甚至更改各種不正常的狀態，使各個部門、人員之間真正達到協同辦公的目的以及對過程控制和監督；並且實時功能為用戶提供權利授予與收回功能，用戶可以在自己無法參與辦公的時候，將自己的權利授予他人暫時執行，並可以隨時收回自己的權利，將各種人為的隱患降到最低。
建立壹個任務布置與執行體系，通過此功能領導可以隨時布置任務，查看任務的執行情況，任務執行人可以通過此平臺執行任務，並填寫任務的完成情況。
系統簡介:
從應用角度來看，金和IOA網絡協同辦公管理系統從根本上提升了長博公司總部的管理水平，總部能隨時了解和監控下級子公司或關聯企業的運營情況，可實時匯集下屬公司的各方面的數據。同時創建了壹個協同的、集成的辦公環境，通過與企業信息門戶的結合，給公司員工、分銷商、供應商及企業管理者提供了壹個協同工作的平臺，並可將各種業務數據集成到此平臺上。由於各大模塊的強關聯性，可將系統中的所有信息，包括事件、流程、文檔、人員等關聯起來，解決了信息海洋和信息孤島給企業管理帶來的困擾。