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保險服務業如何有效使用ERP系統

關鍵成功因素對ERP項目的成功起著決定性的作用。

第壹,有效溝通

溝通是實施ERP的壹個非常重要的因素。溝通主要包括企業外部溝通和內部溝通兩個方面。企業的外部溝通主要指企業與顧問、軟件供應商之間的溝通,企業的內部溝通主要指高層領導、中層管理人員和普通員工之間的溝通。

1.企業對外交流

企業與軟件供應商在ERP實施前期的有效溝通,可以幫助企業更好地分析企業需求和選擇ERP軟件,簽訂明確的條款約束對方的行為。例如,軟件供應商需要根據合同幫助企業安裝和調試系統,提供技術支持並培訓和教育員工。並及時做好系統升級維護等售後服務。企業按工程進度付款。這樣可以防止軟件供應商只以軟件的推廣為目的,而不管軟件是否真正符合企業的需求。合同壹旦簽訂,就不再全心全意協助企業。同時,合同約束也可以保護軟件供應商的利益,防止壹些企業以ERP系統小問題為借口拖延付款,從而影響後續的售後服務。

同時,在選擇軟件供應商的過程中,我們也不能忽視壹個非常重要的工作實施顧問的選擇。實施顧問需要具備壹定的溝通技巧。這不僅包括與商業領袖的交流。和項目組內部人員溝通最重要的是和企業內部的實際操作人員溝通。與企業中的實際操作人員溝通,可能不僅需要溝通技巧,還需要了解企業內部的術語,以防止實施顧問的表述在實施過程中偏離企業人員的理解。這需要實施顧問適應環境。

2.企業內部溝通

企業內部溝通主要指人與人之間的溝通,涉及高層領導、中層管理人員和普通員工之間的溝通與合作。

ERP的實施會帶來壹定程度的業務流程再造,使企業中層管理者感受到權力的變化。他們擔心ERP的實施會剝奪他們的權力,他們覺得自己在項目的實施中起不到作用,甚至在原來的崗位上找不到自己應有的價值。因此,高層領導需要通過談話和企業規劃來改變中層管理者的這種觀念,讓他們認識到ERP是壹種更靈活的組織,可以進壹步合理規劃企業資源,為他們提供更好的發展平臺。

企業中的基層員工不容易理解ERP項目的重要性,也不容易理解ERP與自己的工作有什麽關系,所以容易對ERP項目產生懷疑和抵觸情緒。尤其是對於企業中不熟悉電腦操作的老員工來說,ERP的新理念不僅改變了他們熟悉的流程,還要求他們重新學習電腦操作才能工作,這使得他們原有的技術感和業務優勢消失了,很容易出現不支持和冷漠,導致ERP上線困難。

二、項目管理

項目管理在ERP實施中的重要性被越來越多的企業所認識,但很多高層領導往往混淆ERP概念和ERP項目的區別,忽視ERP項目的特點。

首先,資源和項目管理是相輔相成的,資源是項目管理的必要條件,否則項目管理只是紙上談兵。所以企業在實施ERP項目之前,要有足夠的人力、物力、財力?在ERP項目中,需要用項目管理的方法來管理項目中的各種資源,以保證資源的合理利用,最終使ERP系統正常穩定的使用。

其次,ERP項目的生命周期控制流程可以概括為:項目規劃階段、系統安裝階段、教育培訓階段、流程制定階段、正式上線階段和效益評估收尾。在這個過程中。項目管理需要制定項目範圍,控制項目進度,合理利用項目資源,保證項目質量。ERP項目管理涉及範圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理等。這些功能需要企業和軟件供應商協商。制定合理的項目目標和項目實施計劃。尤其是項目範圍的控制。在實際執行過程中。項目範圍往往超出原計劃,容易導致項目進度超期和預算超支。因此,企業應明確界定項目的範圍並提交文件,並在實施過程中定期進行範圍評估和規劃報告。當然可以。項目管理也需要內部人員的支持,否則ERP項目很容易因人員不配合而逾期或成本超支。甚至會威脅到企業的生存。

第三,資源成本

資源是指企業在ERP項目實施過程中能夠直接或間接控制的外部資源。包括人力資源、設備、資金等。,資源是保證ERP系統正常上線的必要條件。ERP項目的完成需要資源的支持,但也受到資源的制約。企業實施ERP的成本是巨大的,所以對企業的資金鏈有更高的要求。這些成本通常包括:硬件成本、軟件成本、培訓成本、實施咨詢成本和維護成本。其中,實施咨詢的成本很容易被企業低估。根據國外成熟經驗,實施咨詢壹般費用是65438+軟件的0.5-2倍。

第四,技術層面

人才的選擇和培養決定了信息化能否快速有效地實施,而完成實施的關鍵點在於實施顧問的知識和技能水平以及最終用戶的知識和技能水平(如數據庫、操作系統、網絡等。).如果實施顧問熟悉ERP模塊,可以大大提高企業的信息化速度。

提高企業員工知識和技能水平的最好方法是讓ERP軟件的用戶系統地參加培訓,全面地參與項目工作。在ERP實施過程中,容易出現數據問題。如果不能及時從原系統中獲取準確的數據,ERP的安全性就會降低。因此,讓員工充分參與ERP項目工作,不僅可以提高用戶的應用水平,還可以讓相應模塊的用戶確認數據完整性,以降低數據帶來的風險。

無論從哪個方面來說,技術都是企業信息化的必要因素,具體體現就是ERP系統與企業現有技術的配合程度。ERP系統采用的新技術是否能與企業現有的硬件架構和操作系統環境相匹配,如果企業引進的新技術不適合其現有的數據庫、操作系統或網絡管理環境,就會影響ERP項目的成功率。在技術配合方面,新系統要適應現有的技術環境,相比企業在部署新系統之前需要對現有技術環境進行重大改變的情況,可以減少很多不必要的麻煩。

動詞 (verb的縮寫)業務流程再造

完善的企業變更管理和相應的在職培訓可以讓ERP系統用戶對每壹項操作和整個系統的變更有正確的認識,熟練的技術可以幫助ERP軟件用戶更容易接受業務流程的變更。崗位的變化更多的是對原有崗位特征的重新描述或調整。這樣會造成壹部分習慣了原有工作要求的員工不適應,有些業務在ERP系統使用初期不能很好的實現,但是經過壹段時間的培訓就會有很大的提升。對於工作變動,企業要公開透明地告知大家,爭取大家的理解,避免引起懷疑和抵觸。將業務流程重組作為關鍵成功因素。

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