賬面數量:業務單據發出並經企業審批後，倉庫的賬面數量會增加或減少。這個數據包即將入庫或出庫，是指企業正在進行的業務的動態庫存。
實際數量:倉庫的實際數量只有在企業發出業務單據，並且單據被參照生成出入庫單據並審核後才會增加。指企業倉庫實際到達倉庫的靜態庫存。
在實際操作中，如果企業發出的所有業務單據都已被倉庫接收或交付，則倉庫的實際數量與倉庫的賬面數量壹致。但是在企業的日常經營中，由於業務發生、倉庫發貨不及時等原因(例如:采購訂單已經打開審批，但是貨物還沒有到貨或入庫，此時只會增加倉庫的賬面數量，直到倉庫收到貨物，單據被出入庫單參照，生成並審批了入庫單，倉庫的實際數量才會增加；例如:如果銷售單據已經打開並審批，但倉庫中的貨物還沒有出庫並發貨，則只會減少倉庫中的實際數量，並且只有在貨物出庫後，才會減少倉庫中的實際數量，並且該單據被出入庫單引用，生成出庫單並審批。在企業的日常經營中，賬面數量與實際數量之間的參考，為企業相關人員如何有效地最大限度地利用存貨提供了決策依據。
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