首先，關於主題
1.不要留下空白標題。
2.標題要簡短，不要讓outlook用…來顯示標題。
最好把* *公司的郵件寫出來，讓對方壹眼就能看出來，方便保管。不需要指定時間，壹般郵箱會自動生成，但是寫起來會比較繁瑣。
4.標題要真實反映文章的內容和重要性，避免使用歧義標題。
壹封信盡量只圍繞壹個主題，不要壹封信講很多東西，方便以後整理。6.使用大寫字符(如“*！”)酌情。等等。)來突出標題，吸引收信人的註意力，但要適度。
特別是不要隨便用“急”字。
7.回復對方郵件時，要根據回復的內容更改標題，不要重列壹長串。
8.最重要的壹點，主題壹定不能有錯別字或者前後矛盾，壹定不能只檢查文字就發。
忘記檢查主題了。
第二，關於稱呼和問候
1.恰當地稱呼收件人，然後拿起天平。
2.在郵件的開頭寫上收件人的地址。在有多個收件人的情況下，您可以發送給所有人。
關於格式，標題是第壹行。3.郵件的開頭和結尾最好都有問候語。
最簡單的方法就是開頭寫壹個HI，中文寫壹個“妳好”或者“妳好”，開頭的問候語就是寫兩個字。
結尾寫“最誠摯的問候”和中文的“祝妳好運”是很常見的。如果是長輩，就要用“這個敬禮”。註意，在非常正式的場合，應該完全使用標準的信函格式。“祝願”和“真誠”是下壹行末尾或新壹行開頭的兩個空格，而“順利”和“敬禮”寫在新壹行的頂上。
第三，正文
1.電子郵件文本應該簡潔流暢。
如果對方不認識妳，妳首先要說的是妳的身份，名字或者妳所代表的公司名稱是必須的。
通知是為了表示對對方的尊重，點名的身份要簡潔，最好和這封郵件和對方有關。主要作用是讓收件人順利理解郵件的目的。
郵件的主體應該簡潔明了。如果具體內容較多，只需簡單介紹正文，然後另寫壹個文件作為附件進行詳細說明。
文字要通順，用簡單的詞和短句，表達準確清晰，避免晦澀難懂的句子。最好不要讓人拉滾動條看完妳的郵件。
2.註意郵件的語氣。
根據收件人與自己的熟悉程度和層級關系；無論郵件是內部的還是外部的，都要選擇合適的語氣來討論，以免給對方造成不適。
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請尊重對方，謝謝之類的。
3.為了清晰起見，電子郵件的主體應該使用諸如1234這樣的列表。
如果事情比較復雜，最好用1，2，3，4分幾段解釋清楚。保持妳的段落簡潔明了。
4.在壹封電子郵件中提供完整的信息。
最好在壹封郵件裏把所有相關信息說清楚，說準確。
5.盡量避免拼寫錯誤和錯別字，註意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。在發送郵件之前，壹定要自己仔細閱讀，檢查書寫是否流暢，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
7.合理運用圖片、表格等形式輔助闡述。
對於很多帶有技術介紹或者討論性質的郵件，很難簡單的用文字形式描述清楚。可以用圖表說明。
四。附加
1.如果電子郵件包含附件，應提示收件人檢查文本中的附件。
2.附件文件要用有意義的名字命名，最好能概括附件內容，方便收件人下載後使用。3.正文應簡要說明附件的內容，尤其是當有多個附件時。
4.附件數量不應超過4個。如果數量很大，應該打包壓縮成壹個文件。
5.如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件太大(不超過2MB)，要分成幾個小文件分別發送。
五、語言和漢字編碼的選擇
1.僅在必要時使用英文郵件。
2.尊重對方的習慣，不要主動發英文郵件。
3.對於壹些信息豐富或重要的郵件，建議使用中文準確表達郵件中涉及的問題。4.選擇易於閱讀的字體大小和字體。
中文為歌曲或新歌，英文為Verdana或Arial，字號為5號或10號。不要使用奇怪的字體或斜體，最好不要使用背景信紙，尤其是公務郵件。
不及物動詞結尾簽名
1.簽名信息不要太多。
有必要在電子郵件的末尾添加壹個簽名。簽名文件可以包括諸如姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。，但不宜過多，壹般不超過4行。
2.不要只使用壹個簽名文件。
簽名文件應該針對內部、私人和熟悉的客戶進行簡化。過於正式的簽名文件會疏遠對方。可以在OUTLOOK中設置多個簽名文件，靈活調用。