組織過程資產和商業環境因素的區別

hxtd2019

程

PMP認證知識體系中的商業環境因素和組織過程資產

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項目組合、項目集、項目都是在比他們更大的環境中進行的。脫離環境的現實來管理這些任務將使管理成為不切實際的空中樓閣。出版於2018，在PMBOK第六版中，強調了業務環境因素和組織過程資產的相關知識點及其作用。商業環境因素和組織過程資產可以作為整個項目管理的所有管理過程中的輸入項，它們對項目管理的各個方面都有影響。因此，作為PMP考生，有必要詳細了解這兩個知識點。

企業環境因素(eef)是指項目團隊無法控制的影響、限制或支配項目的各種條件。這些條件可能來自組織內部和/或外部。業務環境是許多項目管理過程的輸入，尤其是大多數計劃過程。這些因素可能提高或限制項目管理的靈活性，也可能對項目結果產生積極或消極的影響。就性質或類型而言，職業環境的因素是多方面的。為了有效地實施這個項目，我們必須考慮這些因素。仔細閱讀過PMBOK的同學會發現，商業環境因素非常容易記住，因為它們在內容和細節上與組織過程資產重疊。在考試過程中，尤其是情境題中，往往會出現壹種考題。正在計劃項目，並且引用了壹個系數。問這是職業環境因素還是組織過程資產。如果兩者的區分不夠清晰，妳可能會答錯。

商業環境因素可分為外部商業環境因素和內部商業環境因素。

讓我們首先討論組織的內部商業環境因素:

以下是組織內的商業環境因素:

1，組織文化、結構和治理。比如包括願景、使命、價值觀、信仰、文化規範、領導風格、層級和權威關系、組織風格、道德和行為規範等。

2.設施和資源的地理分布。比如包括工廠選址，虛擬團隊，* * *享受系統，雲計算。

3.基礎設施。例如，它包括現有設施、設備、組織通信渠道、信息技術硬件、可用性和功能。

4.信息技術軟件。例如，它包括進度計劃軟件工具、配置管理系統、與其他在線自動化系統的網絡接口和工作授權系統。

5.資源可用性。示例包括合同和采購約束、批準的供應商和分包商以及合作協議。

6.員工的能力。例如，它包括現有人力資源的專業知識、技能、能力和具體知識。

您可以發現大量的數據庫、程序和策略也出現在組織過程資產中。但不難理解，組織內容和職業生涯的環境因素包括組織的基礎設施和固定資產。這些都是組織的物資設備資源。實際上，那種信息系統是由服務器設備、網絡交換設備、安全設備、操作系統以及各種正版授權的數據庫系統和應用軟件組成的。硬件和軟件都是組織購買或開發的，已經屬於公司的固定資產，所以不難理解項目管理過程中的那種“系統”其實屬於商業環境因素。然而，當這些系統運行時，產生和記錄的數據應被視為組織過程資產，而不是業務環境因素。在“信息技術軟件”(PMIS)中有許多類別，其中最重要的是配置管理系統(包括變更控制系統)和工作授權系統。接下來我們將解釋這兩個系統。

配置管理系統:主要記錄項目為了滿足業務和功能需求而需要交付的物理特性和屬性。在軟件行業，它與軟件規範非常相似。

變更控制系統:它可以是計算機化的計算系統，也可以是手工過程。它主要負責控制項目的變更管理和審計過程。它是配置管理系統的壹個子系統，也是配置管理系統的壹個組成部分。

工作授權制度:經常被誤解為指定某個工作人員，他有什麽樣的權力和責任。這種認知是錯誤的。為了明確個人的權力和責任，我們在項目管理中更多地使用RAM或RACI。工作授權制度的目的是保證分解後的項目工作在正確的時間由正確的人按照合理正確的流程進行。它更關心的是做事的時間和順序。

外部職業環境因素包括:

1，市場行情。比如包括競爭對手、市場份額、品牌知名度、商標等。

2.社會文化影響和問題。比如包括政治氛圍、行為準則、道德觀念等。

3.法律限制。例如，它包括與安全、數據保護、商業行為、雇傭和采購相關的國家或地方法律法規。

4.商業數據庫。比如包括對標結果、標準化成本估算數據、行業風險研究數據和風險。

數據庫。

5.學術研究。示例包括行業研究、出版物和基準測試結果。

6.政府或行業標準。例如，它包括與產品、生產、環境、質量和技術相關的法規和標準。

7.財務考慮。比如包括貨幣匯率、利率、通貨膨脹率、關稅、地理位置等。

8.物理環境要素。包括例如工作環境、天氣和限制。

外部商業環境因素最需要關註的是商業數據庫，所謂商業數據庫可以理解為付費。比如公司在項目立項前對壹個項目缺乏了解，對其市場前景和風險沒有意識。因此聘請第三方咨詢公司對這兩個問題進行調查和論證。最終機構得到的數據和報告，其實都是花大價錢買來的。機構擁有他們的所有權，其屬於公司的資產不能隨意轉讓，可近似視為公司的固定資產。但是，當數據來源於組織工作實施過程中產生的經驗時，就不能再把業務這個詞加到風險數據或同類別的其他數據中，也不能再把它當作業務環境因素。

接下來，我們來談談組織過程資產。組織過程資產是計劃、過程、政策、程序和知識庫，它們是獨特的，由實施組織使用，並將影響特定項目的管理。組織過程資產包括來自任何(或所有)項目實施組織的可用於實施或管理項目的任何工件、實踐或知識，以及來自該組織以前項目的經驗、教訓和歷史信息。組織過程資產還可能包括完整的進度、風險數據和掙值數據。組織過程資產是許多項目管理過程的輸入。因為組織過程資產存在於組織中，項目團隊成員可以在整個項目期間根據需要更新和補充組織過程資產。

組織過程資產可以分為以下兩類:

第壹類:流程、政策和程序；

組織用於執行項目工作的流程和程序，包括(但不限於):

1，啟動和規劃

2.指導方針和標準，用於調整組織的標準流程和程序，以滿足項目的具體要求；

3.具體的組織標準，如政策(如人力資源政策、健康和安全政策、安全和保密政策、質量政策、采購政策和環境政策)；

4、產品和項目生命周期，以及方法和程序(如項目管理方法、評價指標、過程審核、改進目標、檢查表、組織內使用的標準化過程定義)；

5.模板(如項目管理計劃、項目文件、項目登記冊、報告格式、合同模板、風險分類、風險描述模板、概率和影響定義、概率和影響矩陣、相關方登記冊模板)；

6.預先批準的供應商名單和各種合同協議類型(如總價合同、成本補償合同和數量合同)。

7.實施和監測:

8.變更控制程序，包括修改組織標準、政策、計劃和程序(或任何項目文件)時應遵循的步驟，以及如何批準和確認變更；

9.跟蹤矩陣；

10、財務控制程序(如定期報告、必要的費用和付款審查、會計準則和標準合同條款等。);

11.問題和缺陷管理程序(例如定義問題和缺陷控制，識別和解決問題和缺陷，以及跟蹤行動計劃)。

12，資源的可用性控制和分配管理；

13組織的通信要求(如可用的通信技術、允許的通信媒體、記錄保存政策、視頻會議、協作工具和安全要求)；

14.確定工作重點、批準工作和簽發工作授權的程序；

15，模板(如風險登記簿、問題日誌、變更日誌)；

16，標準化指南、作業指導書、提案評審標準和績效衡量標準；

17，產品、服務或成果的驗證和確認程序。

18.項目收尾指南或要求(如最終項目審計、項目評估、可交付成果驗收、合同收尾、資源分配以及向生產和/或運營部門的知識轉移)。

第二類:組織知識庫。

組織用來訪問信息的知識庫，包括(但不限於):

1.配置管理知識庫，包括軟件和硬件組件版本，以及所有實施組織的任何項目文件的標準、政策、程序和基準；

2、財務數據庫，包括工時、實際成本、預算和成本超支等信息；

3.歷史信息和經驗教訓的知識庫(如項目記錄和文件、完整的項目結束信息和文件、有關以前項目選擇決策結果和過去項目績效的信息，以及從風險管理活動中獲得的信息)；

4.問題和缺陷管理數據庫，包括問題和缺陷的狀態、控制信息、解決方案和相關行動的結果；

5.測量指標數據庫，用於收集和提供過程和產品的測量數據；

6.以往項目的項目文件(如範圍、成本、進度和績效測量基準、項目日歷、項目進度網絡圖、風險登記冊、風險報告和相關方登記冊)。

不難發現，組織過程資產還包含許多政策、程序和數據庫。這部分與商業環境因素有很多重疊。其實掌握原理後就不難分辨了。壹般來說，商業環境因素是制約項目管理的環境。項目管理團隊和實施團隊只能跟著他做規劃和管理，處處會受到他的制約，所以很難改變或影響環境因素，無論是內部的還是外部的。但是，在少數情況下，內部商業環境因素可能會在項目工作後發生變化，如人力資源狀況。通過項目建設，人員的技能水平可能發生變化，從而實際上更新了人力資源分解結構，但人力資源分解結構屬於公司的人力資源狀況，歸類為經營環境因素。

但這種情況只在少數情況下發生。因此，我們在組織過程資產中看到的程序、政策和過程只適用於這個項目(單個項目)。項目團隊有權幹預或可以在項目工作結束後進行更新，但業務環境因素中的流程、政策、程序和標準通常來自組織治理和項目治理。組織中的所有項目都必須遵循，那些不能被單個項目不利影響的項目通常被歸類為業務環境因素，不能放入組織過程資產。

以上是對PMP認證中商業環境因素和組織流程資產的解釋。

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編輯於2019-01-10

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