項目經理的任職條件要求較高,既要具有壹定的知識層次和水平,同時也要具有必要的管理經驗。以下將介紹如何做好項目經理的幾個常見的領導素質、知識素質、實踐經驗、現代化的管理觀念,可為業內人士提供壹定的參考價值。
1、 項目經理應具備的基本條件
項目經理是企業的重要管理者,故應具備較高的政治素質和職業道德。項目經理是壹名領導者,因此應具有較高的組織能力,博學多識,明禮誠信。多謀善斷,靈活機變。團結友愛,知人善任。公道正直,勤儉自強。鐵面無私,賞罰嚴明。項目經理應當是壹個專家,具有大、中專以上相應的學歷層次和水平,懂得技術知識,經營管理和法律知識,項目經理必須具有壹定的實踐經歷和按規定經過壹定的實踐鍛煉。項目經理不但要擔當繁重的工作,而且工作條件和生活條件都因現場性強而相當艱苦。
有這樣壹個觀點:“項目經理是幹出來的,不是學出來的,不是教出來的。壹個要成長為壹名合格的項目經理主要不是靠學,而是靠幹,當然學也很重要。靠幹,完全不學,可以出項目經理。但靠學不靠幹,是絕對出不來項目經理的。光幹不學,有可能會出現的情況是,妳的能力本來可做壹大項目經理,但現在可能只能做壹個中的或者小的項目經理,因為妳沒有理論指導,有些問題可能處理得不夠好。
美國項目管理專家約翰·賓認為項目經理應具備的基本素質有六條:壹是具有本專業技術知識;二是有工作幹勁,主動承擔責任;三是具有成熟而客觀的判斷能力,成熟是指有經驗,能夠看出問題來,客觀是指他能看取最終目標,而不是只顧眼前;四是具有管理能力;五是誠實可靠與言行壹致,答應的事就壹定做到;六是機智、精力充沛、能夠吃苦耐勞,隨時都準備著處理可能發生的事情。
2 、現代化的管理觀念
科學技術發展到現在,足以使項目管理實現高度科學化,並服務於管理現代化。
(1)要強調戰略觀念,即全面系統的觀念和面向未來的發展觀念。面向未來,包括市場的未來、技術的未來、組織的未來和項目管理科學的未來。項目經理都應該熟悉和了解項目中的每壹項技術,只有這樣才能全面掌握項目。其次項目經理應具有協調、組織的能力,能夠調節整個項目團隊的氣氛,在遇到挫折時“升溫”,在過分樂觀時“降溫”;同時應具有同項目單位進行溝通、協調的能力,為自己組員的項目實施做好環境的準備;在遇到關鍵或疑難問題時,能夠通過各種途徑找到問題的答案。項目經理跟壹般的職業經理人不同,它是有較強的專用性,壹個不懂技術的人是絕對不能做項目經理的,項目經理應該是技術和管理的結合。
(2)市場觀念,即要搞好項目管理,首先要了解市場,其次要以自身的優勢去占有市場、贏得市場。
(3)用戶觀念,即壹切為用戶的觀念,全心全意地為用戶服務,以對用戶高度負責求得信譽,以信譽求得項目管理的成功。
(4)效益觀念,即進行項目管理要精打細算,減少投入;在進行產品交易以後,所獲得的收益要大於投入,形成利潤,為此要首先贏得市場和信譽,向管理求效益。
(5)競爭觀念,即以質量好,工期合理、服務周到、造價經濟取勝。有市場就有競爭,有競爭就要加強管理,進行目標控制,取得競爭的優勢,因此樹立競爭觀念必然會促進項目管理提高水平。
(6)時間觀念,即要把握決策時機,縮短工期,加快資金周轉,講究資金時間價值,講究工作效率和管理效率,從而贏得時間,贏得效益。
(7)變革和創新觀念,即沒有不變的項目管理模式,要根據工程和環境的變化調整和變革,故要講預測,有對策。光有變革觀念不成,還要有創新觀念。贏得競爭勝利的關鍵在創新,廣泛采用新工藝、新技術、新材料、新設備、新的管理組織、方法和手段。
(8)必須建立壹套切實可行的項目管理制度,特別是多方組成的項目團隊,更是如此。只有這樣,才能保證整個項目實施的有序進行。規範化而且切實可行的項目管理制度,必須因企業、因項目而異。壹般而言,應是項目管理原理、企業/行業特點和項目規模/性質、企業開發文化/素質等各種因素綜合產物。同時要嚴格執行制度,做到獎罰及時、分明。在制度建設上壹定要避免兩種情況;壹是無項目管理制度,僅憑個人經驗實施項目管理;二是書生制度,照搬教條,紙上談兵,束之高閣。項目管理的核心是“三角平衡”,即規格、成本、進度三個方面保持平衡。在大部分項目實施中,往往無法確立和實現項目成本的指標、考核和控制,資金的支配權往往不歸項目經理,而同公司決定,這樣導致公司與項目經理之間的負責不清,對於某些制度也無法貫徹執行,不能很好地實現項目經理負責制。為了組建壹個和諧的團隊,項目經理必須充當隊員的激勵者、教練、活躍氣氛者、維和人員和沖突裁決人。另外,項目經理還必須註重不同崗位的後備人員的開發。在項目的實施過程中壹旦出現隊員辭職的現象,項目經理能夠合理安排人員調動和接替;同時,便於隊員在工作過程中形成競爭,以及合理安排期間性休假。
(9)項目的實施需要制定計劃。但是在具體操作過程中還是存在以下幾種現象;壹是項目計劃的制定不夠嚴謹,隨意性大,可操作性差,因而實施中無法遵循(如項目計劃過於粗略,落實不足),沒有做到任務、進度、資源三落實。二是缺乏貫穿項目全程的詳細項目計劃,甚至采取每周制定每周工作計劃的逐周項目計劃方式,其實質是“項目失控合法化”。三是項目進度的檢查(與進度計劃比對)和控制不足,不能維護項目計劃的嚴肅性。再完美的計劃也會時常遭遇不測,但並不表明我們不需要制定計劃了。如果說沒有計劃我們就失去了參照物。項目經理應該能夠預測變化並且能夠適應變化。經常做壹些“如果--那麽”的假設,避免安於項目現狀,在項目發生變化時能及時做出調整。計劃總在變化,計劃沒有變化快,關鍵是計劃能夠跟上變化。在項目的實施過程中,經常會將整個項目分成若幹個小的項目,項目經理應有效的利用時間,做到各個項目之間的有效、合理銜接,保持整體計劃的合理性和連貫性。項目計劃粗細程度,是壹個需要小心把握平衡的問題。越細則控制力度越大,但項目管理的成本越高;反之亦然。以國內目前的狀況,3個月以下的項目應細到人天,至少2~3人天;半年以上的項目,至少應到人周。
(10)項目的實施是壹把手工程,這是公認的準則,很多項目在實施前期都強調“壹把手工程”,並且運用的特別好,比如:由總經理召開會議、成立項目小組等等,但是往往在實施開始後就不能很好地發揮“壹把手”的作用,使得壹把手工程變成了撒手工程。項目經理應該自始至終地發揮“壹把手”的作用,應該定期地(壹般為壹個月)或在某項小的項目結束時將階段總結呈遞給“壹把手”並且進行簡短的交流,聽取“壹把手”對於項目的看法,在必要時提議“壹把手”召開會議。同時,對於項目經理所在公司的“壹把手”也要定期進行匯報和交流,以獲取支持、理解和資源的調配。
(11)培訓是項目實施的壹個重要環節,目前國內單位(特別是大型國營單位)的人員素質比較低,對於信息化的理解不夠深刻。所以在進行培訓時,應該分層次、分階段的進行培訓,不能期望壹次培訓就能使單位的人員理解和掌握項目的操作。培訓應貫穿於項目的始終,並且應做好適合用戶水平的操作手冊,必要時在單位內部網頁上做“常見問題問答”的欄目。壹定要避免“客戶理解太慢、太笨了,我幫他做了吧”等想法和行為的出現。項目是自己單位的項目,任何人都替不了。
(12)不管是培訓是計劃都必須建立在壹個可行的實施方案的基礎上,否則即使妳的方法再好,也不可能達到良好的效果。所以在實施之前,應該進行充分的系統分析和調研,充分聽取各個層次人員的意見,多方搜集資料,並且進行多欠度的原型測試,在項目小組同意的基礎上,才進行實施和培訓等計劃的制定和執行。盡量避免在實施過程中進行方案改變等情況的發生。