必須指出的是，PPT只是輔助工具，講師永遠是培訓的主角，PPT只是錦上添花，讓內容更加生動。如果PPT成了主角，篡奪了主持人的角色，那麽培訓師就成了PPT的奴隸，培訓師也就失去了價值。
為了幫助工作中經常制作PPT的朋友更好地使用PowerPoint，根據個人多年制作和使用PPT的經驗，現將正確使用PowerPoint和制作PPT的原則總結如下，供大家參考:
原則1:不要用太多幻燈片。
聽眾的註意力應該集中在演講者身上，而不是PPT上。幻燈片太多只會分散觀眾的註意力。60分鐘的訓練，20~30片就夠了。
原則二:不要在壹部片子上放太多內容。
幻燈片上只寫要點，細節要由演講者展開，這樣才能有效抓住聽眾的註意力。如果所有的內容都寫在片子上，觀眾的註意力只會在片子上，演講者會被迫跟著片子走。
遵守經驗的‘六大法則’:壹部片子不要超過6行，每行不要超過6個短語(約6~10漢字)。
原則三:3:PPT模板的格式要與演講內容相協調
壹般選擇能突出影片內容的模板，不要選擇圖案復雜、顏色雜亂、背景色和文字色沒有對比的模板。這樣的模板讓觀眾的視覺容易疲勞，影響效果。
原則四:盡量用大壹點的字體。
確保教室最後壹排的觀眾也能看清楚影片內容。標題字號原則上不小於32號，正文字號不小於24號。
原則五:壹套片子不要用三種以上的字體。
無論是中文還是英文，整套PPT都是用壹套字體，壹直執行。例如，壹旦確定標題為微軟黑，內容為中文黑，英文為Arial，則從頭到尾都使用這種字體方案。
原則6:使用無襯線字體。
無花邊字體是指邊角圓滑的字體，花邊字體是指邊角有裝飾圖案的字體。沒有花邊的字體在投影幕上顯示的很清楚，有花邊的字體很漂亮，但是不太好看。所以不帶花邊的字體適合幻燈片，帶花邊的字體適合打印文檔。
典型的無襯線字體有:中文的微軟優雅黑、中文細黑、英文的Arial和微軟San Serif。帶花邊的典型字體有:中文的宋體，中文的新偉，英文的Times New Roman，Courier等。
原則7:盡可能使用圖表。
俗話說，壹圖勝千言。幻燈片上壹大堆文字讓人又累又無聊，而圖片卻讓人印象深刻。例如，壹張令人震驚的車禍照片，遠比壹整篇關於遵守交通規則重要性的文章更令人震驚。
原則上，能用數字就不需要文字，能用圖片就不需要數字和文字。
原則八:遵守三色原則。
長時間看PPT會讓觀眾的眼睛疲勞，所以要避免PPT過於艷麗、鮮艷。不要在壹套PPT中使用超過三種顏色。例如，標題使用壹種顏色，內容使用另外兩種顏色。
在深色模板上，使用淺色字體；在淺色背景上使用深色字體。
原則九:不要照著PPT讀。
看劇本的PPT會讓觀眾厭煩，因為他們也能看懂。壹個好的做法是，PPT展示要點，演講者講解，讓觀眾的註意力被吸引到演講者身上。PPT可以提醒講師講什麽，但不要完全依靠PPT來講。演講的重點應該是演講者，而不是幻燈片。
原則10:不要提前給學生發PPT(電子版或印刷版)。
為了激發觀眾的好奇心和神秘感，千萬不要提前給觀眾發PPT。壹旦聽眾提前看了妳的PPT，他們的興趣就會大打折扣，上課的效果也會大打折扣。
就像說相聲壹樣，把自己想說的話提前發給觀眾，讓所有的包袱、笑話、故事、幽默都提前被觀眾看到，現場表演的時候娛樂效果就沒了！將註定是壹場失敗的演出！
有些企業客戶不懂這個道理。他們總喜歡提前找講師要PPT，然後提前打印成講義發給學生。就這樣，講師還在講第壹頁，學生已經看到10頁了。這門課能有什麽作用？
所以我總是委婉地拒絕企業客戶或培訓機構提前索要培訓PPT的要求，而是承諾課後提供給學員壹份PDF分享版(刪除壹些機密或知識產權相關內容)。如果客戶真的堅持要妳的培訓PPT，我的做法是提供PPT，只提供標題和空白內容，讓學生聽課的時候填寫內容。