出口企業應當自對外貿易經營者備案登記或者簽訂首次委托出口協議之日起30日內，填寫《出口退(免)稅資格認定申請表》，並向主管稅務機關提供下列資料，進行出口退(免)稅資格認定。
加蓋備案登記專用章的《對外貿易經營者備案登記表》、《中華人民共和國進出口貨物收發貨人報關註冊登記證》、《銀行開戶許可證》以及主管稅務機關要求的其他材料。
個人(包括外籍個人)必須註冊為個體工商戶、個人獨資企業或合夥企業，方可辦理出口貨物退稅登記。凡有能力生產出口產品的對外貿易經營者，均應按照現行《生產企業出口貨物免抵退稅辦法》的規定辦理出口退稅。
出口退稅條件
(1)必須是增值稅和消費稅征收範圍內的貨物。增值稅和消費稅的征收範圍包括除直接從農業生產者手中收購的免稅農產品以外的所有增值稅應稅貨物，以及煙、酒、化妝品等列為消費稅的11類消費品。
之所以必須滿足這壹條件，是因為出口貨物退(免)稅只能退還或免征已征增值稅、消費稅貨物的已繳稅款。不征收增值稅和消費稅的貨物(包括國家免征的貨物)不能退稅，以充分體現“有征不退”的原則。
(2)必須是申報出口的貨物。所謂出口，即出口關口，包括自營出口和委托代理出口。區分貨物是否申報出口，是確定貨物是否屬於退(免)稅範圍的主要標準之壹。
除另有規定外，凡在中國境內銷售並未報關出境的貨物，無論出口企業以外匯還是人民幣結算，也無論出口企業如何進行財務處理，均不視為出口貨物，予以退稅。
法律依據:
《中華人民共和國國家稅務總局關於取消部分稅務行政審批項目後管理問題的公告》，國家稅務總局出口退稅備案如下(部分)。
(壹)出口企業或其他單位在首次申報出口退(免)稅時，應向主管稅務機關提供以下資料，辦理出口退(免)稅備案手續，申報退(免)稅。
(二)出口企業或其他單位提供的出口退(免)稅備案材料齊全，出口退(免)稅備案表內容符合要求，簽章齊全的，主管稅務機關當場予以備案。對不符合上述要求的，主管稅務機關應在糾正後壹次性告知出口企業或其他單位並備案。