1現大型工程項目計算機輔助投資控制和合同管理信息系統存在的問題
隨著國家大力加強基礎設施投資,出現了許多大型工程項目,這些工程項目的管理效能在很大程度影響著國民經濟發展的持續力,因此加強和提高大型工程項目的建設管理水平有著重大意義。大型工程項目有著技術復雜、建設周期長、工作量大、組織結構復雜和數據處理任務繁重等特點,為了及時、準確和完整地得到項目信息,單靠人工處理數據顯得力不從心,因此項目管理人員壹般都借助於計算機輔助建設項目管理。投資控制和合同管理信息系統在壹些大型工程項目中分別得到了應用,壹定程度上提高了大型工程項目的管理水平,但現有的投資控制和合同管理信息系統在功能和使用上存在很多問題:
(1)預算軟件使用比較多,這些軟件只是代替了簡單的手工勞動,且多數是針對承包商,不適用項目投資控制方,在軟件的功能上缺乏投資比較、投資預測和優化功能。
(2)項目估算、概算、預算、合同價、實際投資和決算之間缺乏數據比較分析功能。
(3)項目投資數據(估算、概算、預算、實際投資和決算)與合同數據(標底和合同價)缺乏溝通,更談不上比較分析。
(4)投資控制軟件缺少項目資金使用計劃功能。
(5)合同管理軟件壹般是基於文檔形式,缺乏數據結構性,達不到數據統計、比較和分析效果。
(6)投資控制數據和合同管理數據不***享,形成信息孤島,從而導致項目數據分離、數據重復、數據不壹致和數據不完全等壹系列問題。
(7)系統使用的只是簡單的數據庫,這限制了數據的存儲量、安全性和***享性能,應采用大型的數據庫管理系統(如Oracle,Sybase等)。
(8)軟件壹般是基於單機使用,對使用人員和地點約束大,應采用網絡平臺(Intranet和Internet方式)。
以上問題中壹部分是由不理解投資控制和合同管理原理導致,壹部分是由於投資控制和合同管理信息系統分別獨立、信息不***享形成的,另壹部分是由於使用的工具和開發方案不合理造成的。要想真正提高建設項目管理水平,必須系統地分析、理解投資控制和合同管理的過程和原理,規劃投資控制和合同管理信息管理方案,並通過適當的方法解決系統的集成問題。通過對大型項目投資控制和合同管理信息系統的開發與實踐,筆者試提出投資控制和合同管理信息系統集成的方法和實施方案。
2投資控制和合同管理信息系統集成範圍及數據定義方法
2.1投資控制和合同管理信息系統集成範圍
投資控制和合同管理信息系統集成包括三個方面的集成,即項目建設階段集成,項目組織結構集成和投資控制數據與合同管理數據集成。
(1)項目建設階段集成
建設項目階段可分為項目前期(項目決策)、設計(方案設計、擴初設計、施工圖設計)、招投標、施工和維護等五個階段。項目決策階段產生估算,方案設計產生概算,擴初設計產生修正概算,施工圖設計階段產生預算,招投標階段產生標底和合同價,施工階段產生實際投資、合同價支付和決算,維護階段產生維護費用。所以說投資數據和合同管理數據涉及到項目建設的全過程,投資控制和合同管理信息系統應適用於項目的全過程,並不是只針對項目某壹階段或某壹數據類型。系統集成應充分考慮項目建設全過程中投資數據和合同管理數據之間的聯系。
(2)項目組織結構集成
項目組織結構包括項目管理組織結構、項目結構、投資結構、合同結構、信息通訊結構、報表系統結構等,對投資控制和合同管理信息系統而言,項目結構、投資結構和合同結構尤為重要,投資結構和合同結構有很多相似處,如都為由粗到細的樹結構,但其使用目的和建立原則各不相同,並且每個項目的投資結構和合同結構也會因項目的特點而顯得不盡相同。結構集成的方式在每個項目中也會各不相同,有時分別建立投資結構和合同結構,有時在建立項目結構的同時也考慮投資結構和合同結構,但不管以何種方式建立投資結構和合同結構,該兩個結構的分項之間總會有壹定的關系,即壹對多、多對壹或多對多關系。系統集成要考慮到該對照關系,同時也要考慮投資結構、合同結構與項目結構的關系。
(3)投資控制數據和合同管理數據集成
投資控制數據和合同管理數據在應用的範圍、深度和側重點上均有所區別,投資數據側重於投資量和工作量,而合同管理涉及的數據比較細,包含的範圍也比較大,不但包括合同價,還包括合同分項數據、合同包含的工作內容、條款、索賠、資金變更、材料差價、進度變更、合同單位、合同執行情況和合同價支付數據等。在數據類別上,兩者有所區別,但又有聯系,如合同價支付與投資數據可作比較分析等。因此,集成時需要弄清系統之間的數據關系,以保證集成的緊密度。
系統集成範圍是從系統集成的功能角度提出的,即建立系統功能集成的框架,建設階段、項目組織結構和系統間數據的集成不是獨立的,是集成的三個維度,是必須滿足的三個方面,也是系統功能集成的原則。
2.2投資控制和合同管理系統數據定義方法
集成投資控制和合同管理信息系統,必須建立壹個集成的數據模型,而建立數據模型,首先要定義系統涉及到的數據。根據大型工程項目管理的特點,從投資控制和合同管理的功能入手,分析系統功能,鑒別出所需的數據主題,接著修改、整理數據主題以滿足系統功能,最後全面且詳細地定義數據主題中每個對象或實體。以下針對建設項目管理特點介紹四種數據定義方法。
(1)功能分解定義數據
國外許多應用協議都使用IDEFO分析生產過程的輸入、輸出、資源和控制,但工程項目管理有其特殊性,管理過程在項目全過程、全壽命周期中反復使用,隨著項目進展深度而越來越細化,且過程之間沒有嚴格的前後關系。這些特點使得很難用IDEFO來描述工程項目管理全過程。工程項目管理界公認最合適的方法是列出項目管理功能表,標明每個功能所需要的輸入和輸出信息。按此方法分別列出投資控制和合同管理系統各自的功能,即從上至下地分解系統功能,定義功能所需的數據或數據主題。分解系統功能時,最具有參考價值的是項目管理學會(ProjectManagementInstitutePMI)發布的《項目管理知識體系指南》(GuidetotheProjectManagementBodyofKnowledgePMBOK),該指南中詳細給出了項目管理投資控制和合同管理的功能分解。
(2)根據文檔內容定義數據
如果說功能分解定義數據是由上至下的話,那麽根據文檔內容定義數據是由下至上的方式。首先收集大型工程項目中經常使用的投資控制和合同管理文檔,這些文檔中包含著投資控制和合同管理所需的常規數據,必須對文檔中的內容進行細致的分析。將文檔包含的數據與功能分析產生的數據相對照和融合,相互補充,相互借鑒,形成投資控制和合同管理信息系統的數據模型。
(3)根據查詢要求定義數據
每個系統都有其報表輸出要求,每個報表所反映的信息即為查詢的結果,通過典型或標準的查詢定義投資控制和合同管理數據,這種方法具有相當強的針對性,有效的報表模塊是決定系統是否成功的壹個重要指標。
(4)數據建模
功能分解、項目文檔和查詢定義產生的數據範圍廣泛,但缺乏結構性,如:合同文檔、條款說明、投資數據項、資金分配和支付等,這些數據還得經過標準化整理,在數據模型中以確定的對象或實體加以體現,實體的定義包括實體的屬性和實體間的聯系。這種數據模型是基於概念的,並不依附於某壹個數據庫或開發工具。
3投資控制和合同管理信息系統集成實施方案
3.1系統集成實施原則
(1)全面性
全面性是指集成的系統應包括投資控制和合同管理的全部功能或主要功能,並在集成的基礎上能產生其它的附加功能,真正體現集成的優越性。
(2)集成性
集成的最大優點是使投資控制和合同管理系統可以***享數據,避免投資數據和合同數據分離,避免相關數據兩次輸入,避免形成信息孤島、數據重復、數據不壹致、數據不完全等問題。
(3)擴展性
集成系統應是開放和可擴展的,該階段的集成不光考慮投資控制與合同管理信息系統的集成,而且需要考慮到將來與進度控制、質量控制的集成。集成的數據模型須具有較強的結構性,實體定義清晰。
(4)模塊化
投資控制與合同管理系統既能集成使用,又能獨立使用,並且在每個子系統中根據功能分解成模塊,滿足軟件工程的要求。
(5)分布性
大型工程項目的參與方在不同地點參與項目的建設工作,因而網絡和分布式數據庫的應用將會發揮出重大效應,使得項目各方可不受時間、地點的約束,從而順利、快速和有效地完成項目管理任務。
3.2系統編碼集成
投資控制與合同管理信息系統的集成主要在於編碼的集成。最新的研究表明,按項目部位分解的投資結構具有很好的敏感度,按工種工程分解的投資結構離散度比較高,起不到控制效果。在大型工程項目中,投資控制編碼與合同管理編碼壹般是兩套獨立的編碼,如何建立兩套編碼的關系是集成的關鍵。如期望以壹套編碼來集成投資控制和合同管理系統,將會產生技術、功能和系統靈活性問題,並從大型工程項目控制的角度出發,這也是不現實的。最好的解決辦法不是提出壹套集成的編碼,而是建立投資編碼與合同編碼之間的結構關系,即編碼對照表。需要說明的是,為了更有效地集成和提高數據***享能力,建議在項目分解結構上建立投資分解結構和合同結構,這樣投資分解結構與合同結構既有***同的項目結構,又具有編碼結構關系。當然合同結構可以不依附項目結構,可以是壹個獨立的結構。編碼結構與項目結構如圖1所示。
3.3 系統數據集成模型
投資控制和合同管理功能需求和數據定義的結果是數據集成模型,而該模型若具有全面性、集成性、擴展性、模塊化和分布性的特點,則首先必須是概念意義上的集成模型,某壹工程項目的應用可在此基礎上繼續細化和擴展。系統數據集成模型如圖2所示。
3.3集成應用系統開發工具
建立了數據模型工具,接著的工作便是開發集成的應用系統。開發工具的選擇恰當,能起到事半功倍的效果,因此選擇合適的工具很重要。筆者在某壹大型工程項目投資控制和合同管理信息系統開發實踐中對此深有體會。經過廣泛的調查和實踐使用經驗,筆者選擇了客戶/服務器(Client/Server)結構,後端數據庫采用Oracle,前端采用Develop2000。大型工程項目中的投資控制和合同管理需處理的數據量大,並且也非常重要,對數據庫管理系統的穩定性和運行性能要求都比較高,而優秀的Oracle數據庫管理系統正能滿足此要求。集成系統的開發過程是壹個周而復始的循環上升過程,前端工具應具有較強的原型開發能力、開發周期短和便於代碼、模塊修改等特點。Develop2000基於第四代編程語言,只需少量代碼便可完成系統預定功能和目標,並且其總體結構與數據庫結構相對應。當數據模型建立後,在較短時間內就能完成前端代碼和用戶界面的開發。
由於信息技術的高速發展,在選擇開發工具時必須考慮到該工具供應商產品的方案架構、發展方向以及升級方式。筆者參與開發的集成系統目前是基於客戶/服務器,在項目公司內部局域網使用,外部項目參與單位通過ISDN或電話線Modem方式登錄局域網,***享數據庫中的項目信息。三級結構和基於Web的應用是項目管理信息系統發展的方向,Oracle對三級結構和基於Web的應用有壹套相應的解決方案,現有程序經少量修改或無加修改即可完成技術升級。
4總結
現國際項目管理界許多學者和組織從事於項目管理信息系統或數據模型集成方面的研究,萬物分久必合,合久必分,由於當時技術和管理能力的局限,迫使建築業分離出較多的專業,在壹定程度上促進了各專業的發展,但也給工程項目建設帶來不可估量的困難。隨著信息技術和通訊技術的高速發展和廣泛應用,給建築業帶來了新的生機、活力和機遇。挖掘信息和通訊技術的潛能,結合大型工程項目的特點和需求,信息集成已成為計算機技術在建築業管理中的應用主流。希望中國的建築行業抓住機遇,致力於行業內或跨行業的數據集成模型研究,為項目建設和整個建築業增值。
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