函有公函和便函之分.公函涉及的事項壹般都是比較重要的,所以行文鄭重,多采用正式公文格式發函.便函用於壹般事務,如同日常寫信,格式簡便,用帶擡頭的信箋紙、落款處加蓋公章就可以了.
函有去函和復函之別,這是從行文方向上來看的.如果根據行文宗旨,也可以將函分為商洽函(聯系工作、商洽合作)、詢問函(咨詢問題)、答復函(答復詢問)、請批函(請求批準某個事項)、通報函(通報情況、告曉事項,類似周知性通知)、邀請函(邀請參加會議或活動等)等.
函的正文分三個層次,壹是發函原因,即因何事致函.如果是答復函,答復公函時通常采取引用來函發文字號或發函日期來代指對方來函主題的寫法,比如“妳單位XX[XXXX]X
號函悉”、“貴單位XXXX年X月X日來函收悉”.二是具體事項,內容較多時可以分條列項陳述,答復函則應根據對方來函內容逐壹答復清楚.三是結束語.去函的結束語常用“特此函達”、“盼復”、“專次致函,見復為荷”等；復函的結束語常用“特此函復”、“此復”等.便函還可以用“此致 敬禮”結束,但公函不用這種表示方法