所謂現代化管理就是把計算機技術和網絡技術應用到房地產檔案管理中，改變傳統檔案管理模式，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用的現代化，提高檔案的管理水平和利用效率，為房地產經濟發展服務。
壹、房地產檔案特點
房地產檔案管理與壹般的檔案管理有很大的區別，是因為房地產檔案具有幾個鮮明的特點：
（壹） 專業性
房地產檔案產生於房地產專業部門，是房地產權屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產權屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產權屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上與壹般公文有明顯的區別，在內容上，反映了房地產權屬狀況和房地產位置和面積大小，文件名稱多采用房地產專業術語；在形式上，結構規範，多為表格式、填寫式。
（二） 動態性
房地產檔案形成後，房地產權屬和房地產情況並不是固定不變的，隨著產權人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設的發展、房地產市場的活躍，房地產的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發生使房地產所有權不斷發生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合並等變更不可避免。因而，房地產檔案處於不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。房地產檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權人的變化而變化，房地產檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。
（三） 房地合壹
房地不可分，房屋總是建築在土地上的，因此，房地產檔案應當遵循房屋所有權與房屋占用範圍內土地使用權的權利主體壹致的房屋權屬登記原則，登記管理房地產檔案，確保土地與房屋檔案的完整，不能破壞房地產檔案之間的有機聯系。
（四） 圖檔結合
房地產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權屬範圍，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產卡片，包括錄入電腦的房地產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖的不足，反映產權簡潔明白；冊，即房地產登記簿冊，包括登記收件簿、發證記錄簿、房屋產權發證審批總冊等，是根據房屋所有權登記成果和分類管理需要而填制的，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結合，才能真正把產權反映準確。
二、房地產檔案信息系統的總體設計
根據房地產檔案的特點及其現代化管理的要求，對房地產檔案管理系統的設計如下：
（壹） 房地產檔案系統的網絡結構設計
如圖 1 所示，本系統網絡結構由兩部分構成，即內網和外網。內網為企業內部的局域網絡，負責房產數據的日常管理維護工，作例如房產數據及圖形的錄入、檢索、修改以及統計、打印，是房產管理系統的核心。外網主要完成房產信息的對外發布及查詢。
本系統的運行模式采用 C／S（ 客戶 ／服務器）模式與 B／S（ 瀏覽器 ／服務器）模式相結合的混合模式。對於企業內部的用戶，采用 C／S 模式，可降低系統開發難度，提高信息安全性；對於企業外部的用戶采用 B／S 模式，充分利用 Internet和 Intranet的便捷，實現隨時隨地提供服務，用戶可以通過網絡查閱有關房地產檔案的信息。
（二） 房地產檔案管理系統的功能模塊
1.房地產數據登記模塊。本模塊主要完成房地產數據及圖檔的錄入、打印等工作，由數據錄入、平面圖掃描、證書及報表打印 3 個子模塊構成。
檔案利用者可以直接通過計算機錄入文本形式的原始檔案，也可通過掃描儀導入住房平面圖等圖形文件。並可提供打印服務，達到立等可取的效果，從而使產權檔案信息能整體、全面、準確、系統地提供利用。
2.產權檔案變更及修改模塊。由於房地產檔案形成以後並非壹成不變，而是處於不斷轉移和變更之中。利用計算機對房屋產權轉移、房屋變更和滅失的原產權檔案數據進行註記、修改和調整，形成產權變更數據目錄，確保產權檔案數據庫的有效性、準確性。
3.房地產檔案檢索及統計模塊。包括兩個子模塊：
（1）房地產檔案檢索模塊，根據計算機管理的特點結合利用者的多方需求，編制檢索工具，包括房地產產權人姓名、房地產坐落位置、房地產產權證號以及模糊條件檢索等等。通過利用這些檢索工具，給產權檔案的利用帶來極大的方便。
（2）房地產統計模塊，可根據需要，利用計算機信息處理的功能，編制各種統計報告。如可統計出房屋設施情況、建築結構、房屋質量、產權情況、各小區幢數、房屋層數、建築面積、使用面積等。並且可以將統計出的結果以立體彩色的棒狀和立體彩色餅狀比例圖顯示或打印出來。此外還可編制打印房產清冊、權證號索引、人名索引等檢索工具，以備手工檢索或部分產權檔案的開放查詢。
4.房地產數據對外發布與檢索模塊。房地產檔案是壹種社會化的信息資源，需要將其中的部分信息對外公布。本模塊可將房地產檔案通過 Internet進行發布，用戶在輸入有效證件號碼後可進行相關信息的查閱。
5.系統維護及安全管理模塊。本模塊可實現對檔案數據的備份，既可對檔案數據進行保存，也可在系統遭到破壞時對數據進行恢復。
由於整個系統基於網絡化平臺運行，各工作站之間的數據***享，為保證數據不被濫用，使用權限管理模塊可根據用戶的職能，對不同的用戶設置不同的權限，（ 例如可修改也可查詢，或只能查詢不能修改），達到數據合理使用的目的。
三、房地產檔案的社會作用
隨著住房制度改革的深入和發展，作為房地產權屬登記活動所記錄的房地產檔案越來越得到人們的認可和重視，它不僅服務房地產權屬登記管理，在市場經濟中發揮著不可低估的作用，而且服務於整個住房建設和管理。
（壹） 房地產檔案是房地產權屬登記管理的重要依據
《城市房地產管理法》規定，國家實行土地使用權和房屋所有權登記發證制度。登記發證的中心環節就是依據房地產檔案材料確認產權，提高發證的準確率。同時，在房地產交易中，產權清楚是交易的前提。房地產管理者必須充分利用房地產檔案，糾正出現的偽造、塗改、謊報遺失、重復申領《 房屋所有權證》，維護正常的房地產管理秩序。利用房地產檔案記錄的不同時間、地點、類型的房屋，對房屋交易價格進行“公平、公正、科學”的評估工作，建立有效數據庫。
（二） 房地產檔案是落實經濟適用住房建設的可靠憑證
統建統分住房福利政策取消後，建設經濟適用住房成為解決中低收入家庭住房問題的有效途徑，為解決廣大幹部職工住房困難和改善住房條件，房地產檔案將發揮重要作用。為使經濟適用住房建設按照國家政策規定有序地進行，房地產檔案要將單位性質、人員編制、實有人數、人均收入、單位已售公房面積、人均住房面積、擬建住房地點、套數、總層數、建築面積、總投資金額、資金來源、出售政策等，詳盡登記整理，按程序上報，使經濟適用住房建設符合法律和政策的框架要求。
（三） 房地產檔案是住房拆遷管理工作的有效憑據
二級市場開放後，鼓勵利用經濟適用住房政策，拆除危舊房建設經濟適用住房。房地產檔案記載的每戶居住狀況、經濟狀況、人均面積等，為制定建房規劃、分批解決幹部職工住房困難提供了依據。同時，也為建設經濟適用住房拆遷安置面積提供了參考數據。
（四） 房地產檔案是司法、稅收工作的有利依據
房屋拆除、買賣、繼承等行為的發生，不可避免會引起壹些糾紛，要排除這些糾紛，房地產仲裁和司法部門都要查閱房地產檔案，弄清房地產權屬關系。同時，由於房地產檔案記錄了每戶每處房地產的面積、價值，可以作為稅務部門開征房地產稅及契稅的計稅依據。還是查處腐敗分子通過多種非法手段侵占國家財產的有利證據，為建立有序的市場經濟。
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