壹、資料員任職資格
園林綠化工程項目資料員必須具備壹定的知識，否則將很難勝任。根據園林綠化工程實踐，園林綠化工程項目資料員必須具備以下條件： (1)資料員必須具有園林綠化工程相關專業中等專業以上的文化程度，具有壹定的文書處理能力。 (2)必須具有園林綠化工程相關專業知識，了解園林綠化工程施工程序及各種關鍵數據。 (3)資料員必須了解園林綠化工程承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識。 (4)資料員應了解與園林綠化工程項目設計、施工驗收和安全生產有關的法律法規及規範。 (5)資料員除應具有壹定的計算機應用能力外，還應了解國家和項目所在地各級政府有關檔案管理的規定。
二、資料員崗位職責
(1)資料員應及時收集、分析市場信息，加強對園林綠化工程資料的現代化管理。 (2)及時收集、整理工程施工各類圖紙以及補充資料，做好園林綠化工程資料收發、運轉、管理等工作，做到文件資料管理規範、完整。 (3)掌握施工技術質量資料的歸檔要求；積極參與施工生產管理，做好資料的管理和監控。 (4)做好工程圖紙的收發和審核，對工程資料和工程圖紙等進行獨立組合案卷與歸檔。 (5)處理好各項公***關系，包括與業主、項目經理、技術主管，上級主管部門以及其他相關部門的關系，同時還要處理好與檔案管理部門的關系。
三、資料員具體工作
1．工程資料的收集 (1)資料員收集工程資料必須及時，必須保持與實際施工進度同步。 (2)園林綠化工程建設資料管理必須納入項目管理的程序中。資料員應參加生產協調會、項目管理人員工作會議等，及時掌握施工管理信息、便於對資料的管理和監控。 (3)資料員對收集到的資料應認真審核；不符合規定的，應返回施工單位予以修改或重做。 (4)對分包單位必須提供的施工技術資料，從項目經理、技術主管到資料員應嚴格把關，所提供的資料不符合要求的，不預結算工程款(包括對供貨單位)。 (5)資料員對收集到的資料應及時整理、立卷與歸檔。
2. 資料收發登記
(1)工程資料收發登記。無論是收回文件，還是發放文件，資料員應對這些文件進行逐件登記，並備案，以便於管理。 (2)工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢後，由於工作的需要，單位領導或工作人員經常需閱某件文件資料，資料員應建立資料登記簿，詳細列出閱文件的時間、供閱人、借閱目的及歸還日期。 (3)工程資料傳閱登記：在文件處理過程中，如文件份數少而需要多人閱讀或須知道文件精神的人數較多，則需要傳閱文件，因此要建立文件傳閱登記制度。
3、單位印章的管理
(1)印章是本單位對內對外行使權利的憑證。使用本單位印章必須嚴格執行上級的有關規定和印鑒管理規定。 (2)使用本單位印章必須登記齊全、完整，必須詳細登記用印時間、單位、用印人、批準人以及用印內容等事項。 (3)印章都要有專人保管；印章使用必須符合用印範圍。除正常的業務報表外，凡需使用黨政印章者，必須經黨政領導批準，未經黨政領導批準的，印鑒管理部有權拒絕用印。