會博通綜合檔案管理系統
檔案數字化管理需要遵循壹些原則分享給大家
1、基本原則
1.1 ?同步檢查檔案實體質量，確保數字化成果的真實、完整。
1.2 ?采用先進的數字技術，確保數字化成果的長期有效、數據兼容和安全遷移。
1.3 ?采取有效的保護措施，確保檔案實體及數字化成果的安全。
1.4 ?確保檔案實體與數字化成果間的有機聯系。
2、過程管理要求
2.1 ?制定檔案數字化的總體方案、技術路線與工作方法，確保檔案數字化工作標準化、規範化和流程化。
2.2 ?檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描（轉換）、數據處理、數據存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。
2.3 ?建立檔案數字化各環節的安全保密機制和工作制度，確保檔案數字化工作的安全與高效。
2.4 ?檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，並及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規範的記錄。
3、數據掛接
3.1 ?檔案數字化轉換過程中形成的圖像、音頻、視頻數據，經質量驗收合格後，加載到檔案數據庫服務器。通過編制的程序或借助相應的軟件，實現檔案數據庫條目與相關聯的數字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。
3.2 ?認真填寫檔案數字化掛接檢查情況登記表單，記錄數據關聯後的頁（張、盤）數，核對每壹份文件關聯後的頁（張、盤）數與檔案整理、掃描（轉換）時填寫的頁（張、盤）數是否壹致，不壹致時應註明具體原因和處理辦法。
4、數據驗收
4.1 ?圖像、音頻、視頻數據驗收
以壹個全宗或多個目錄為單位，隨機抽查5%的檔案條目數據對應的圖像、音頻、視頻數據。圖像、音頻、視頻應符合本規範中所規定的分辨率、采樣頻率、數碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數據題名相壹致。圖像、音頻、視頻的轉換完整性要求達到100%，圖像偏斜度、清晰度、整潔度，音頻、視頻的清晰度等技術指標，要求抽檢合格率達到95%以上（含95%）。合格率＝抽檢合格文件數/抽檢文件總數×100%。
4.2 ?驗收審核
驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字後方有效。
4.3 ?驗收登記
認真填寫數字化驗收登記表單。
5、數據備份
5.1 ?備份範圍
經驗收合格的完整數據應及時進行備份。
5.2 ?備份方式
為保證數據的安全，除將數據上傳至集團公司檔案管理系統服務器外，還應采用在線（磁盤）、離線（DVD刻錄盤）相結合的方式實現多套備份，並註意異地保存。
5.3 ?數據檢驗
檢驗內容包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
5.4 ?備份標簽
數據備份後應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
5.5 ?備份登記
填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。
6、數字化成果管理
6.1 ?應加強對數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。
6.2 ?數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識（水印），並根據具體情況決定是否采用微軟DRM保護的文件格式。