公司檔案如何收集分類
歸檔材料應當齊全、完整、優化。
齊全是指門類齊全,不論是內容還是載體;完整是指歸檔的材料要完整、不缺損;優化是指僅在數量充分的基礎上要求質量優化,具有特色。
加強檔案調查和指導。
各機關、團體和企業事業單位的檔案機構依法統壹管理本單位的檔案,壹方面負責對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進行業務指導,對所屬機構的檔案工作進行監督、指導;另壹方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過各種途徑大力加強調查,強化征集民間特色檔案,促進檔案資源建設,以豐富館藏內容,改善館藏結構,將應接收的檔案及時接收進館。
保持全宗不可分散性。
全宗就是壹個立黨單位形成的全部檔案,壹個單位的各項活動是密切聯系的,因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯系。為了確保文件的完整,在收集檔案時必須堅持全宗不可分散的原則,壹個單位所形成的檔案應集中到壹個檔案室,不能人為地分散處理。
加強檔案工作的標準化。
檔案載體和書寫材料應當符合檔案保護和裝訂的要求。應當使用符合耐久性要求的書寫材料,嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的,應當與相應的紙質文件壹並存檔。