(A)明確的信息。
任何公文都是根據工作的實際需要來寫的。所以，在妳動筆之前，首先要搞清楚帖子的主題，也就是帖子的主題和目的。
1.文件的中心內容是什麽？比如相關工作的改進，主要問現在的情況是怎樣的？存在哪些問題、解決方案和需要幫助的事項；如請求事項，建議請上級部門解答或解決。
2.根據文件的內容，妳打算用什麽語言？比如匯報工作，是寫專題報告還是簡報；針對下級溝通中反映的問題，是否寫具有規定性質的指示或批復或通知。
3.明確文件發送範圍和閱讀對象。比如向上級匯報，或者向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導，相關部門人員看，還是傳達給所有人員。
4、明確崗位的具體要求。比如，是要求對方理解，還是要求對方回復，讓對方執行，還是參考執行，研究參考，征求意見。
總之，要明確規定發文的方式，主要說明什麽問題，要達到什麽目的。只有清楚這些問題，才能提筆起草。
(2)收集相關信息，進行調查研究。
在明確了帖子的目的和主題之後，就可以圍繞這個主題收集素材，進行壹些調查研究。當然這也要根據具體情況而定，並不是每壹份公文都要進行這壹步。比如寫壹個簡短的通知和公告，壹般來說不需要收集材料，不需要調查研究。明確了帖子的主旨後，稍微考慮壹下就可以開始寫了。但問題比較復雜，需要具體分析總結。例如，起草長篇文件、工作計劃、工作總結、起草規章制度和工作指示，往往需要收集有關材料，進行進壹步的調查研究。
如何為擬發的公文收集材料，進行調查研究？首先，收集和閱讀相關的書面材料；二是在實踐中收集生活素材。比如起草本部門的年度工作計劃，首先需要參考去年的工作計劃和工作總結，參考先進企業的類似工作計劃，還要研究本部門今年面臨的形勢和今年的中心任務要求。
總之，材料的收集和調查研究是壹個醞釀的過程，為了全面掌握大量的材料，了解問題的方方面面，然後通過分析思考產生認識上的飛躍。
(3)擬出提綱，安排結構。
在收集材料的基礎上，起草寫作提綱。提綱是要寫的文件的要點。勾畫出它的主要框架，以便妳在正式動筆之前，對整篇文章有壹個整體的安排，有壹個好的規劃，這樣寫作才能順利進行，盡量避免半途而廢。
提綱的細節可以根據文件的具體情況、個人習慣、寫作熟練程度來確定。對於壹個簡短的文檔，可以大致安排壹下文檔的結構，先寫什麽問題，再依次寫什麽問題，主要分為幾層意思。又長又重要的文件往往需要擬定壹個詳細的提綱，包括把文件分成幾個部分，每個部分又分成幾個問題，各種問題的題目和要點，用什麽具體的材料。大綱的文字不需要太多，也不需要文字推敲。當然，需要集體討論或者送領導審閱的提綱除外。
擬提綱是壹個很重要的過程。文件的基本思路可以由相關人員集體討論修改，使大綱日臻完善。兩人或多人分工寫的文件，需要多調研，多寫提綱，避免重復、脫節或矛盾。
(四)落筆起草和撰寫文字
結構安排好之後，就要按照要求所列的順序說清楚，緊扣主題，有計劃地寫正文。寫的時候註意兩點:
1，要觀點清晰，用料得當。也就是說，要用思想指揮材料，讓材料為思想服務。材料的運用要能說明問題，做到材料和觀點的統壹。在寫作中要註意觀點明確，語言不能含糊不清、模棱兩可、模棱兩可、似是而非。如果觀點不明確，那就是無法理解。有些文件，只講觀點沒有實際材料，會讓人覺得抽象、空洞、沒有根據、沒有說服力。但只列出材料而沒有明確的觀點，會讓人弄不清要說明什麽問題，不明白下發文件的意圖，尤其是情況報告和工作報告的介紹。
2、要簡潔明了。要寫的公文不僅要盡可能地節省字數，縮短篇幅，做到簡潔流暢，還要註意所要說明問題的清晰性。
(5)反復檢查，認真修改。
初稿寫好後，要認真修改。寫文章需要努力。自古以來，好的文章都要反復修改，文件也是如此，尤其是重要的文件，往往要幾易其稿才能通過。在這個過程中，我們需要註意主題的修改。看主題是否清晰，主題討論是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關於觀點的修正。修改公文要考慮觀點是否正確，表述是否有問題。第三是關於材料的改性。材料是文件的基礎。如果妳有正確的觀點，就必須通過適當的材料表現出來。第四是關於結構的修改。修改文件的結構，包括修改文件的整體結構，使全文更加嚴謹。第五是關於語言的提煉。主要是修改不通順的句子，不規範的文字，標點符號。
修改工作要認真做，要有足夠的耐心和精益求精的精神。
下面介紹幾種常見公文的寫作。
(1)請示
請示是下級向上級請求決定、指示或批準的壹批公文。
請示有幾個特點:
首先是針對性。只有在本單位職權範圍內不能決定的重大問題，如重要決策、重要決定、人事安排等問題，以及工作中遇到的新問題、新情況或難以克服的困難，才可以用“請示”的方式。向上級請示、決定或答復、批準。所以“請示”針對性很強。第二，是批量。請示是有針對性的，上級領導對上報的請示，不管同意不同意，都必須給予明確的“批復”答復。第三是單壹性。請示時，壹般只寫壹個收文人，即使需要同時報送其他領導，也只能抄送。第四是時效性。請示是針對本單位當前工作中的情況和問題，取得上級單位指示和批準的文件。如果能及時下發，問題就及時解決了。
指令請求的分類
根據內容和性質的不同，請示可分為以下三種:壹是指示性請示。二是求認同。三是請示批準。
請示的結構、內容和寫作方法
請示由頭、體、尾三部分組成。各部分的格式、內容和寫法如下:
1，表頭。主要包括標題和主送機關兩項。
(1)標題。請示的標題壹般有兩種寫法:壹是發文機關名稱、理由和語言構成。如* * *集團關於* * * * * * *的請示；另壹種是由事物和語言組成的，比如“關於* * * * * * * * *的請示”。
2、正文，其結構壹般由開頭、正文和結論組成。
(1).主要說明請示的理由。
(2)主題。主要是說明請示事項，是對上級機關的具體要求，這部分應單列，只應請示壹件事。
(3)結論。另壹段，成語為“如無，請批示”，“如無，請復”，“以上批示如獲批準”，“以上批示如無不妥，請轉發各部門執行”。
3、尾部，其主要結構為簽名和書寫時間兩部分。
請示時應註意的問題:壹、壹文壹事原則。第三，材料真實，不要為了領導審批而編造情況。第三，理由充分，說明明確。第四，語氣平淡誠懇，以引起上級的註意。
(2)回復
1，回復適用於回復下級機關的請求。下級機關如遇本單位無權、無權、無力解決的事項，需要向上級機關請示時，上級機關會用“批復”的語言對批示進行回復。答復的內容主要是對請示事項作出明確說明，或同意，或不同意，或部分同意，有時對請示事項作出修改和補充。
2.回復和回復是有區別的。壹是寫作方向不同；第二，重要程度不同。
3.回復的結構通常包括標題、主送機關、正文和署名。
(1)標題。回復的標題有多種形式:壹是由發文機關名稱、回復事項、行文對象和語言類型組成；比如民政部關於甘肅省撤銷敦煌縣，設立敦煌市的批復。壹類由簽發機關的名稱、理由和語種組成；比如國務院關於決定加入《專利合作條約》的批復。三是由原因和語言組成；比如酒泉人力資源市場建設方案的回復。第四種由發證機關名稱加原標題和語言組成。
(2)主要送達機關。批復的主送機關是指批復對應的請求發文機關。授權答復的，主送機關應當是授權發布和實施行政法規、規章的下級機關。
(3)正文。案文獲得批準。主體，其內容相對具體單壹，層級結構相對固定。除了授權回復的寫法不同於壹般回復之外，其他回復的結構壹般由開頭、主題和結論三部分組成。開頭通過引用通信來解釋答復的原因。首先，指出作出答復的下屬機關，並註明來文的日期、標題和文號，以說明答復的依據。主題。主要說明審批事項。應根據國家的方針、政策、法令、法規和實際情況，對於“請示”的內容給予明確肯定(或否定)的答復或具體說明，壹般不進行討論。還有壹些回復，概括了審批事項背後的希望和要求，進壹步強調了回復的主旨。
(3)結論。壹般用“此回復”“特此回復”等成語。
(4)簽名。壹般包括簽名和書寫時間。簽寫批準機關和單位的名稱，並加蓋公章；用書面時間寫下年、月、日。
4.審批註意事項第壹，要有明確的態度；第二，要全面徹底；第三，要快，要及時。
(3)報告
報告是下級向上級報告工作、反映情況、提出意見或建議、回答詢問的陳述性向上文件。
“報告”是壹種敘事文體。寫作時，應以真實材料為主要內容，以概括性敘述為主要表達方式。“報告”是行政公文中的上升語。寫“報告”的目的是為了讓上級了解自己單位的情況，了解自己的工作狀況和要求，使上級領導能夠及時給予支持，為上級機關處理問題、安排工作或作出某項決定提供依據。“摸清情況”是制作和發布報告的目的。因此，報道內容要求以事實為先，客觀反映具體情況，不使用過多的論述和解釋，以概括為主，語氣委婉謙虛，不使用強制性語言。
報告的特點:
壹、匯報的目的是匯報工作、情況、建議、回答等。向上級匯報。它不直接要求上級部門回答報告中的問題，所以它不接受指示，這是它和請示的重要區別之壹。
第二，報告壹般不提建議或意見。對報告中提出的建議或意見，確需在某壹領域或某壹部門實施的，可建議上級機關批準後交有關部門實施。報告壹經批準，將作為批準文件的附件發布，其權限取決於或附屬於批準機關。
第三，報告在內容上沒有“請示”那樣的“壹文壹事”的要求。它可以在壹個公文中綜合報道幾件事情，層次結構復雜。
第四，報告廣泛用於下級向上級反饋信息，是上下級溝通的重要形式。及時向上級匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的工作制度。
報告類型
報告的類型和內容主要包括:可報告報告、回復報告、可報告報告和日常工作報告。
寫作:
報告的結構壹般由標題、收件人、正文、簽名和撰寫時間組成。這裏有壹些寫報告的方法。
1，可報告報告
可報告報告主要是下屬向上級匯報工作、反映情況的報告，壹般分為兩類:
(1)綜合報道。這種報告是單位對工作發展到壹定階段的總體情況寫給上級的報告。其內容壹般包括工作進展、成績或問題、經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告全面、概括、簡潔。
(2)專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題寫給上級的報告。
2.回復報告
這種報告是針對上級或管理層提出的問題或某些要求而寫的。這種報道要求問什麽就答什麽，不涉及提問以外的問題或情況。
3.匯報報告
可上報報表是壹種報表，主要用於下級向上級報送文件和對象。壹般用壹兩句話說明提交文件或對象的依據或目的以及與文件和對象有關的事項。
4、日常工作報告
例行工作報告是下屬因工作需要，每隔壹段時間向上級撰寫的報告。例如，財務報告、費用報告等。
(四)通知的書寫
通知是公文中使用頻率最高的語言，通常屬於以下文字。適用於審批轉發下級機關的公文，轉發上級機關和不隸屬於上級機關的機關的公文；發布規定；傳達要求下級機關辦理和相關單位需要共同知曉或執行的事項；幹部的任免和使用。
(a)通知的類型
根據功能，通知可以分為以下幾類:
1，張貼通知
(1)下級機關的批準通知，如報告、意見等，上級部門用通知批準下級有關部門執行。如《市人民政府關於批轉市住房領導小組關於解決貧困戶住房問題意見的通知》、《國務院關於批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地報告的通知》。
(二)轉發通知對於上級機關和不屬於上級機關的傳達，本機關應當通知下級有關單位執行。例:《XX省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於接待中禁止吸煙、飲酒等問題的通知》；建設部轉發國家物價局、財政部關於印發中央管理的建設系統行政事業性收費項目和標準的通知。
(3)發布公告，發布本機關制定的各種規章和其他材料，從而產生直接的行政效力。例如:國務院辦公廳關於印發《國家行政機關公文處理辦法》的通知。
會議紀要通過記錄會議的基本情況、結果和議定事項，全面反映會議精神，使與會人員統壹認識，傳達會後組織全面、真實開展工作的依據。同時，“會議紀要”可以多向書寫，具有向同級單位報告、簽發和溝通的功能。
會議記錄的書寫方法
會議紀要壹般由三部分組成:頭、體和尾。各部分的編寫要求如下:
第壹部分。這壹部分的主要內容是標題。有些會議紀要開頭就寫了時間等事項。會議紀要的標題通常由會議名稱和語言組成。比如* * * * *單位的* * * * *會議紀要。
文字。會議紀要的文本結構由前言和正文組成。
1，前言。首先對會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式、主要成果等進行概括性說明。
2、主體。是會議秘密的核心內容，主要記錄會議情況和會議結果。寫作時要註意緊緊圍繞中心話題，準確表達會議的基本精神，特別是會議形成的決定和決議。會上有爭議的問題和不同意見必須如實反映。
尾巴。包括簽名和書寫時間。
(七)信函的書寫
1，標題
信函的標題壹般由三部分組成:簽發機關、事由和語言。發證機關根據具體情況壹般可以省略。寄信的語言，無論是聯系信還是請示批復，都可以寫成“信”，但也有人寫“公函”這幾個字。回函應標明所有語言的“回復”字樣。
2、主要機關
用大寫字母寫下器官的全名或標準化縮寫，後面跟著壹個冒號。批復的主送機關是發函單位。
3.文本
月初，應在開頭簡要說明發信的原因或目的；回復的開頭應註明信件的日期、文件編號或標題。
談判、詢價、通知和批準的主要事項應在主體發出的信函中明確寫明；回信應對信的內容給予具體明確的答復。無論是信函還是回復的主題內容，都要清晰、集中、單壹，做到壹信壹物。
結尾信壹般以“此信特寫”、“請回復”結尾；回復往往以“此回復”“此回復”結尾。後記要根據內容和要求來寫。
在簽名文字右下方簽名並加蓋公章。除了壹封信壹件事，正文還要求語言恰當，根據內容和寫作方向掌握語言，符合身份，從而使用更優雅的語言，既熱情、真誠、務實、直白，又有利於辦事。
公文頁邊距:公文用紙白邊37mm 1mm，下白邊35mm 1mm；公文紙左白邊為28mm 1mm，右白邊為26mm 1mm。