函件的標準格式是：標題、正文、落款。
1、標題
函的標題壹般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
2、正文
開頭：寫行文的緣由、背景和依據。壹般來說，函壹開始就應該根據上級的有關指示簡要說明妳所在地區和妳的組織的實際需要。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以“現將有關問題復函如下”壹類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。
主體：寫出需要討論、詢問、回答、聯系、請求許可或回答的事項，以便進行審查、批準和提供信息。函，或發送和答復信函的問題，通常比較簡單，可與寫作的理由結合起來。如果問題更復雜，則子列項寫作。
結語：不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、特此函告。如果對方被要求復信，則用“期待”、“希望”等表示。
請求核準的信函，“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
3、落款
寫出通知人或通知單位的名稱和通知時間。
“函”有下列三方面的作用：
（壹）相互商洽工作。如調動幹部，聯系參觀、學習，聯系業務，邀請參觀指導。
（二）詢問和答復問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關於機關離休幹部病故撫恤問題”的問題以及民政部對此問題的答復，都是用“函”的形式。
（三）向有關主管部門請求批準。如《民政部關於請安排每年生產三百輛火葬運屍專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批準而發的。
函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的壹種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經遠遠地超出了壹般書信的範疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。