1，開頭:寫作的原因，背景，依據。壹般來說，信函的開頭或說明是根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
在回信的開頭，會引用對方通信的標題和文號，有的回信還會簡要描述信件的主題，與回信的寫法基本壹致。然後，有的回復引出主要問題，即回復意見，以“現就有關問題答復如下”的形式。
2.主題:寫下需要討論、詢問、答復、聯系、請示批準或答復批準和通知的事項。書信、書信、回信壹般比較簡單，可以結合寫作理由。如果事情比較復雜，就分章節寫。
3.結論:不同類型的信件有不同的結論。如果寫的只是告知對方此事而沒有對方回復，結論往往是“特此告知”“特此達成”。
公函的範文是:
Xx市人民政府關於壓煤改鐵路線的意見。
XXX站來信要建立交橋。
[××××]××。
Xxxx委員會:
Xx鐵路位於我市XX縣XXX鎮。由於車站施工，原車站西側平交道口將按設計要求封閉。這樣，連接南北三鎮的交通要道被堵塞，鄉鎮企業和商品經濟發展困難。
此外，鐵路以南5個村的大面積耕地在公路以北，因鐵路受阻，給群眾生產生活造成了很大困難。工業站設計在dk308+893處。雖然有凈高2.5米、寬6米、長220米的單孔立交排水涵洞，但深度過長，寬度狹窄，高度很低，農機、車輛無法通行，農忙、秋收時人畜難以通行。
因此，請貴委關照，在dk308+430(原XX站西側平交道口)修建壹座立交橋，滿足當地生產和需要。我希望收到妳的來信。