寫清楚發信的原因，說明發信的目的和依據。
然後用過渡語“現就有關事項答復如下”引起如下。
在原因部分，先引用通信的標題和編號，如“您的來信收到於×××年×月×日×月×日×月×日
2、主體
主題是回復的核心部分。要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題和意見說清楚，讓對方收到信後能迅速理解信的意圖，準確反映，寫清楚。
回答要有針對性。
3.結局
壹般我們會用禮貌的語言回復對方，比如給予支持、幫助或合作，或者提出希望和要求。
4.結束語
壹般來說是“此回復”“特此回復”等成語。
5.簽名
它由簽發機關和書面日期組成。發證機關應書寫全稱或規範化簡稱。書寫日期應以漢字書寫年、月、日，並加蓋公章。
通信中應註意的問題
1，書信寫作，首先要註意行文簡潔明了，語言控制。無論是平行機關還是無隸屬關系的文筆，都要註意語氣的平和客氣，不要借勢欺壓人或強迫別人做事，不必阿諛奉承，彬彬有禮。至於回復，要註意文筆的針對性和回復的清晰性。
2.其次，信函也有時效性的問題，尤其是回復要迅速及時。像其他公文壹樣，及時處理信件，保證公務活動的正常進行。