口出川容
最近去合肥行政區出差，偶然看到辦公廳機要室秘書在文件上蓋了“壹日內”“三日內”的章。原來這是政府機關為了加快工作速度，促進部門間溝通協調，努力提高工作效率而采取的舉措。
公司辦公室也存在提高文件運行速度，加快公文流轉的問題。提高公文運行效率，加快公文流轉速度，推進工作進程，無疑是公司業務健康發展的重要保障。因為市場如戰場，時間就是商機和利益，容不得半點懈怠。
處理文件流通是辦公室的主要業務之壹。在實際工作中，雖然大部分處室都采用了自動化辦公流程，但仍存在公文運行效率低的問題:如有的公文三天沒有走流程，壹問才知道分管領導出差沒有審核文件，或者公務繁忙忘記審批；有時候，很多請示文件相互交叉，涉及兩位領導或多個部門，或者需要部門協調；有時候收到的溝通需要盡快處理，涉及到市場業務的推廣等等。因此，筆者認為，要提高寫作效率，辦公室秘書應加強以下素質的培養:
壹是要加強督促力度，不怕麻煩，不怕懷疑。
比如發文後，要及時通知相關領導和部門盡快處理。辦公室秘書在例行檢查公文流轉記錄時，應該有壹個不怕麻煩，不怕懷疑的婆婆。當天能看完、批完的，絕不拖到第二天。經批準的領導到外地出差，辦公室秘書在獲得授權後，可以在網上辦理簽批手續。當然也要註意催促的方式方法，做到語言親切真誠，比如多用祈使句“請處理”。
二要加強溝通聯系，快速及時傳遞文件。
多與相關部門溝通，增加親和力，能產生意想不到的效果。因為妳的主動聯系和主動服務(包括虛心咨詢)，妳會獲得他人的理解和幫助，這有助於促進公文的及時送達和傳閱。例如，我們辦公室曾經收到壹份來自廣東分公司的傳真，內容是關於壹個客戶在周六和周日來訪。為做好服務，辦公室多次主動與對方聯系溝通，請領導協調，安排專人接機服務，圓滿完成了接待任務。
三要了解基本的業務知識，增強政策的敏感性。
在實際工作中，辦公室秘書要努力成為“通才”，即在具備良好專業知識的基礎上，學習其他專業的基礎知識和相關的政策法規，從而準確掌握擬用條款，安全快捷地傳遞公文。比如公司的BOT、TOT、BOO投資項目，報告多，往往需要多個部門會簽，秘書在提建議時不能顯得外行和官樣文章。
原國務院秘書長、中國企業家協會會長王忠禹先生說，辦公廳(室)必須保證公文的順暢運行，保證政令暢通。因此，文秘人員必須提高認識，加強自身修養，盡可能減少流轉環節，縮短文件滯留時間；同時，要完善公文流轉責任制，遵循及時、準確、安全的原則，做好公文處理工作。