從企業的角度來看,企業信息化是綜合應用信息技術和先進的管理思想和方法來提高企業整體管理水平的過程,是信息經濟時代企業提高競爭力的重要手段。企業信息化不僅僅是壹種技術工具的應用,更是壹場根本性的組織變革。信息技術的應用從根本上改變了組織的目標、結構、形式和習慣。可以說,信息技術已經成為影響企業組織結構的重要因素。
事實上,信息資源與組織結構的關系可以從三個方面來理解。首先,社會的信息化對企業的組織結構提出了巨大的挑戰。其次,企業的信息化進程將為組織變革帶來前所未有的機遇,促進組織運作的效率,提高組織的競爭力。再次,組織結構要適應企業信息化的要求,積極迎接挑戰,及時抓住機遇。
2.信息的開發利用和決策支持功能使企業的組織結構扁平化。
信息技術的發展促進了企業組織的重新設計、工作的重新分工和職權的重新劃分,從而進壹步提高了企業的管理水平。傳統的企業組織結構正在向扁平化的分權管理結構轉變,其特點是:
隨著通信系統的完善,上下級指令傳輸系統上的中間管理層不再那麽重要。分工上有非專業化分工的趨勢,企業各部門職能融合交叉。
計算機的廣泛應用使得企業上下級之間、部門之間以及與外部環境的信息交流非常方便,可以根據環境的變化隨時做出統壹、迅速的整體行動和應變策略。
3.基於信息網絡的信息交換和共享提高了企業組織結構的靈活性和有效性。
組織中的各種活動表現為物流、資金流、交易流和信息流的流動。信息流伴隨著上述流的流動,它既是其他流的表現和描述,也是用來掌握、指揮和控制其他流運行的軟資源。
信息是管理中極其重要的資源。管理的成敗取決於能否做出有效的決策,而決策的正確程度取決於信息的質量和數量。壹定的管理方法和手段是社會生產力發展到壹定水平的產物。現代社會的特點是分工越來越細,影響各種問題的因素越來越復雜,對形勢和決策的反應越來越迅速和及時,管理效率和生產經營效率越來越依賴於信息系統的完善,因此對信息的需求不僅在數量上大大增加,而且在質量上要求其正確性、準確性和及時性。
5.信息技術對組織結構的影響還體現在組織的軟要素上。
上壹節提到,信息技術是企業的“使能器”,但不是組織變革的最終決定力量(有些流程優化甚至不需要信息技術),就像武器在戰爭中的作用壹樣。壹個組織能否克服障礙,取決於它能否在信息技術的驅動下,實現組織結構(員工及其角色)、績效評估和組織文化(價值觀和信念)等內部因素的同步變化。簡單的自動化不足以在過程中產生重大影響。畢竟,組織的目標是由具有壹定組織關系的員工在相同的價值觀和激勵機制的驅動下實現的。員工的合作形式、協調機制和組織文化氛圍是流程績效的保證。