1.文件接收單位將出具文件移交函。
2.原單位需要給老師出具調動通知，再由專人或郵寄到新單位。
3.新接收單位收到文件後需要及時回復，才能正式完成文件移交手續。
壹定要註意檔案移交函上的要求是坐飛機還是通過郵政或其他渠道調取檔案，否則檔案接收單位可能不接收。如果檔案移交函沒有說我帶，那就不要帶，因為檔案不能自己攜帶和保管；壹定要註意交班書上的時間限制，在規定的時間辦理交班手續，否則交班書無效；壹定要註意移位單位的名稱和接收單位的名稱。移交的檔案必須由原歸檔單位蓋章並加蓋檔案密封專用章。
具有開班信資格的單位:
1，人才交流中心。
2.國有企事業單位，有些改制後沒有檔案保管權，所以沒有權利出具檔案移交函。
3.學校和政府機關下屬部門。
法律依據:
《中華人民共和國檔案法》第二十八條應當定期通過其網站或者其他方式公布開放檔案目錄，不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案利用創造條件，簡化程序，提供便利。
有合法證件的單位和個人可以利用已經開放的檔案。不按規定利用檔案的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調查處理，並將處理結果告知投訴人。
檔案利用涉及知識產權和個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定。