科學技術突飛猛進的發展,在各個領域內都改變著人們的工作和生活條件,社會向著物質文明和不斷提高的勞動生產率大踏步前進.科學技術的飛速發展也使辦公室這壹傳統的以人工(腦力和體力勞動的高度結合)為主的領域內古老的勞動方式發生了巨大的變化.辦公室中使用的各類現代化的辦公設備很大程度上代替了原來的文房四寶,辦公桌上的打字機被計算機文字處理機所取代,辦公室墻邊的文件櫃被又小又薄的"磁盤"所取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復制在內的辦公室常規工作,無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節省了人們的辦公勞動,而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環境,使人們從原先繁重的重復性,例行性的辦公事務中解放出來,從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.用於辦公室工作的這些技術越來越先進,設備越來越多,功能越來越強,性能也越來越高,這為實現辦公自動化和無紙辦公創造了必要的條件.例如,用於處理辦公信息和進行協同工作的各種計算機(包括微型機,超級小型機和中,大型機);起草文稿用的文字(詞)處理機;制作報表用的電子表格打印機;編排各種文件,資料格式等的電子臺式出版系統;存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統;自動控制各種工作流程的辦公自動化系統;支持遠距離協同工作的視頻會議系統;計算機通信用的局部網絡系統;用於辦公通信的現代化電話機,傳真機;復制資料用的復印機等,這些技術和設備對辦公室工作提供有力的支持,在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現代化的推動手段.
在這些技術和設備中,對辦公室自動化的發展起最顯著作用的是計算機信息處理設備和構成辦公室信息通信的計算機通信網絡系統.信息處理技術得益於計算機的高速處理能力,沒有計算機技術就沒有現代化的信息處理技術.信息處理技術也延伸了辦公室業務處理的內涵,成為辦公室自動化的主要技術手段,其內容也在不斷地深化和豐富.近年來,計算機工業和產品的飛速發展擴大了信息處理技術的應用範圍,也使辦公室信息處理技術向縱深方向發展,並不斷擴大其應用範圍.網絡通信技術的發展,有可能使相隔任意距離的辦公室之間,超越空間的界限,實現處於不同地點的辦公室之間的同時辦公.Internet,數據倉庫與數據挖掘,電子郵件,多媒體信息的傳輸與處理,電子數據交換,信息安全等新技術使辦公室自動化技術更上升到壹個新的技術境界.信息處理和信息通信兩者的緊密結合,使辦公室自動化技術具有更高的效能,也是辦公室自動化技術發展的重要趨勢.
辦公自動化是壹項綜合性的科學技術,它涉及到系統科學,行為科學,信息科學等,是壹門交叉性的綜合學科.其中系統科學為辦公自動化建立辦公模型與決策模型,通常辦公自動化系統要用系統工程的方法來組織和實施;行為科學研究在社會中人的行為產生的原因和規律,希望對行為進行預測和控制,以改善與協調人際關系;信息科學是研究信息的采集,儲存,傳播,處理和安全使用的科學,目前正在不斷發展中;管理科學則是根據壹些必要的信息,研究如何對國民經濟或地區,部門,企業的發展問題進行預測和決策,以從宏觀與微觀兩個方面調控物質,能源,資金和人員.
辦公自動化的概念在世界各國產生以來,出現了很多種關於辦公自動化的定義.這些定義從不同的角度描述了什麽是辦公自動化.關於辦公自動化,不同的人從不同的角度,會有不同的理解,不同的時期也會有不同的標準.首先要明確辦公自動化與管理信息系統之間的相互關系,這種關系從概念上看有兩種觀點:壹種認為管理信息系統包含辦公自動化,另壹種認為辦公自動化包含管理信息系統.這兩種觀點都各有道理,原因是這兩種觀點對"辦公自動化"和"管理信息系統"的概念定義不同,就"辦公自動化"而言,第壹種觀點屬狹義,第二種觀點屬廣義.這裏討論的是廣義的辦公自動化,因為廣義的辦公自動化更多的是對智能化辦公功能及實現方案的討論.現代辦公可理解為人們借助壹些先進機器,利用資源操縱信息以完成某些事務處理活動的過程.可以說,OA是壹個不斷發展的過程,是力爭把現代科技的最新成果盡快應用於人類辦公和管理的壹種努力,它從概念到實體都是在不斷發展的,強調實用性.許多OA產品都是圍繞著產品及其使用來下定義的.以下列舉幾個比較流行的有關辦公自動化的定義:
用電子計算機及先進的辦公設備連續地,自動地處理辦公例行事務,提高人們在辦公室中工作和管理的效率.
利用先進的科學技術,不斷地使人們的壹部分辦公業務物化於人以外的各種現代化的辦公設備中,以達到提高辦公效率的目的.
辦公自動化是把計算機技術,信息技術,系統科學和行為科學應用於傳統的數據處理技術難以處理的,數量龐大而結構又不明確的業務處理工作的壹項綜合技術.
利用計算機技術,通信技術,系統科學和行為科學等先進科學技術,不斷地,綜合地提高辦公系統的業務處理能力,自動和智能地服務於某種目的的人機信息 系統.
辦公自動化,就是用現代的信息技術和手段實現現代辦公,達到無紙化,自動化和智能化的目標.
辦公自動化是指利用先進的科學技術,不斷地使人們的壹部分辦公業務活動物化於人以外的各種設備中,並由這些設備與辦公室工作人員構成服務於某種目標的人機信息處理系統.
雖然這些定義的內容不盡相同,但它都有某些主要的***同點,即:
強調OA系統是以行為科學為指導,以管理學科,社會學,系統工程學和人機工程學為其理論基礎,並結合運用計算機技術,通信技術和自動化技術等的壹門綜合性科學技術,是壹個多學科相互交叉,相互滲透的系統科學工程.
強調OA系統是以計算機技術為核心的現代信息技術的系統集成,使用的是先進的科學技術和現代化辦公設備,這些技術和設備被用於信息的交流和管理,以實現科學管理與決策,所以它是現代信息社會的主要標誌之壹.
強調OA系統是壹個由辦公人員和辦公設備構成的人機信息系統,具有很強的信息處理功能.它包括:信息的采集,加工,傳遞和存儲等環節.它應該是對文字,語音,數據和圖形,圖像等多媒體信息壹體化的處理過程,能把基於不同技術的辦公設備(如計算機,打印機,傳真機等)用網絡連成壹體,將文字處理,語音處理,數據處理和圖像視頻處理等功能集成在壹個系統中,使辦公室具有綜合處理這些信息的能力.
OA系統的任務是盡可能有效地利用信息資源,向多級辦公人員及時提供所需信息,提高工作效率和質量,進行輔助決策,提高辦公效率,改進辦公質量,以求得良好的社會和經濟效益,達到既定的工作目標.所以,提高效率和改進質量是辦公自動化的目的.
從辦公自動化出現之日起,針對其內涵和相關技術,產生了許多不同的名詞術語.這些名詞術語有的是從技術角度產生,並且比較貼近於它的含義;有的則是從更為通俗的意義上描繪它而產生的.最早的英文術語Office Automation(簡稱OA)是美國在20世紀60年代初提出的,譯為"辦公室自動化"是比較確切的.隨著辦公室信息處理中越來越多地使用計算機,20世紀70年代中期美國又出現了OIS這壹名詞縮寫,它的全稱是Office Information System,中文相應地譯為"辦公室信息系統",用它來描述辦公信息處理更為貼切.可以認為辦公室自動化的主要內容是把信息處理系統引入辦公業務中.而近幾年來,隨著辦公室自動化技術的應用範圍日益擴大,先後出現了壹些更為通俗的術語,如自動化的辦公室(automated office),電子化辦公室(electronized office),無紙辦公室(nonpaper office)等.其中,有些術語並非很確切,例如在"自動化的辦公室"中,"自動化"只能是相對而言,實際上辦公業務需要辦公人員的介入,不可能做到完全的自動化.在我國,目前更多地使用"辦公自動化"這壹術語,在含義上,它和"辦公室自動化"相當.不論以上這些術語的表現形式如何,它們的含義都是相近的.較為確切的,還是使用"辦公室自動化"(或"辦公自動化")和"辦公室信息系統".前者的範圍可以包括得更廣些,後者則著重於計算機的辦公信息處理和傳輸的功能方面.
此外,OA系統這壹術語所指範圍的大小也必須明確,OA這個術語在不同的上下文中會有不同的含義範圍.這是因為,同樣稱為系統,但是系統規模的大小,系統中所包含的軟,硬件的多少卻可以有很大的差別.比如,有時候把辦公室自動化系統看作是壹個大型的,集成化的,由各種計算機設備和軟件以及通信網絡所構成的系統;有時候這個同樣的術語卻指壹個特定的產品,如IBM Office system 6(壹種由IBM公司生產和設計的,用於辦公室信息處理的計算機系統)或者壹臺文字處理機;有時也用它來代表壹個辦公用的軟件包,例如微軟公司的Microsoft Office,也可能是某壹個具體的,集成的OA系統,其中包括財務軟件包,字處理和電子表格處理程序等,它是某種可以在特定機器上運行的軟件,並不包括硬件設備.
OA的發展反映了越來越多的辦公業務活動被物化於各種越來越先進的信息處理設備中這樣壹個趨勢.所以,OA總是利用最新技術和辦公設備為辦公人員提供現代化辦公環境,實現辦公事務處理的自動化和智能化,以不斷提高辦公效率和管理水平.它總是力圖把現代科學技術的最新科技成果,盡快應用於人類辦公和管理的各個領域,以求得最大的回報.總的來說,OA系統應滿足以下3個要求:
個性化要求:每個OA系統都是根據某壹個或某壹類具體用戶的需求開發的,並運行在各行各業特殊的辦公環境下.
開放性要求:OA系統所選用運行平臺和軟,硬件產品應盡量符合標準,不受具體廠家和供應商的限制,便於和其他信息處理系統集成,便於系統的擴充和發展.
動態性要求:OA系統需要不斷適應變化著的辦公環境,因此它是壹個復雜的動態系統.盡管辦公活動有其相對固定的壹面,如辦公機構,辦公制度甚至辦公場所等,但由於其辦公活動的內外部環境隨時都有可能發生變化,導致了辦公業務的不確定性,辦公場所和人的思想觀念等也都可能發生變化,因此需要不斷地求助於新的信息處理方法和手段,特別是融合了軟科學的方法和手段,這壹點反映了OA的本質.
那麽,人們如何看待辦公自動化技術在實際中的應用呢
與辦公自動化系統直接有關的人員有3類,它們分別是領導幹部和行政管理人員,辦公操作人員以及專業技術人員.它們對實施辦公自動化系統分別持有不同的看法.
(1)領導幹部和行政管理人員
領導幹部和行政管理人員在組織機構中擔當的角色是計劃組織,管理決策,指導和控制本組織機構日常的業務處理過程.他們的日常工作是確保任務能夠按計劃地部署實施,並使組織機構或辦公室在他們的權限範圍內,不斷適應環境或競爭的需要,或保證按計劃創造的效益.領導幹部和行政管理人員在OA中面臨兩方面的問題,壹方面,他們需要考慮如何對現有的辦公體制作出改變,以適應辦公自動化的需要.對什麽樣的辦公業務需要進行改造,可能耗資多少,可以得到什麽樣的效益等問題也需要他們作出決策.發展以計算機為主體設備的辦公自動化系統,其主要任務之壹就是對在辦公室中利用什麽樣的計算機設備和軟件進行決策,它包括確定什麽樣的辦公任務要實施自動化,這需要作出在管理和判斷上的決策.管理人員應在開展辦公自動化系統的工作計劃中把他們自己所起的作用看作是主要的,了解辦公自動化技術的組成部分中有壹項是管理科學,並將它放在重要的位置.在實施壹個辦公自動化系統的過程中,整理和優化辦公流程,分析辦公流程中各個環節的業務處理過程要比設備和軟件的選型,系統集成以及開發應用軟件花費更多的時間和精力.這在計算機設備和軟件技術日益成熟的今天尤其如此.有不少辦公軟件包目前已是高度商品化的,經過系統集成或適當的選擇組合即可在自己的辦公室中投入使用,而關鍵性的工作是分析改造辦公體制,分析辦公信息如何更合理有效地在辦公室信息處理設備之間流轉,以減少不必要的中間環節,提高辦公效率.因此,領導幹部或管理人員應積極地參與OA系統的需求分析,參與方案制定,在整個OA系統的實施過程中起主導作用,幫助協調辦公室各級管理人員和技術專家的工作,及時作出正確的決策,真正發揮領導者的作用.
另壹方面,使用辦公自動化系統是對傳統辦公模式的壹種變革,它對辦公人員提出了新的要求,其中有兩條是基本要求,壹是思維方式適應的要求,二是基本技能的要求.因為辦公自動化系統運作機制對傳統辦公機制來說是壹場革命,是對壹些工作方式,工作手段,工作途徑的變革,其實質是建立壹種新型的辦公工作機制,這就要求辦公人員的工作思維方式必須要適應工作機制轉換的要求.實踐證明,在OA的推廣過程中,許多辦公人員的思維方式急需調整.思想認識是第壹位的,如果思想認識不到位,思維方式不轉變,就不可能去開展和完成辦公自動化工作,甚至起阻礙辦公自動化工作的作用.經驗表明,辦公人員對於OA系統新知識的學習和掌握有個過程,但只要他們能夠認識到辦公自動化的必要性和緊迫性,他們就可以充分調動自己的主觀能動性,盡快使自己適應新辦公環境下的新要求.辦公自動化本身就是對信息技術和計算機技術的利用,它必然要求使用者具備壹定的基本知識和技能,如不能夠掌握,那也很難很好利用辦公自動化系統來完成日常工作.所以對於辦公人員來說,首要的問題是要接受新生事物,勇於放棄和改變自己習慣了的傳統工作方式和思維習慣.
(2)辦公操作人員
辦公操作人員怎樣看待辦公室自動化系統,對此問題沒有單獨的答案,其情況較為錯綜復雜.因為在不同組織機構的OA系統中,包括許多不同專業背景的辦公人員.他們有著不同的文化程度,工作經歷和辦公習慣.為此,只能作概括的評述.
辦公操作人員可能具有的對OA系統的***同感覺是對計算機的恐懼感和神秘感.雖然,人和計算機之間的工作距離已很接近,不斷發展的新的軟件技術正在不斷改善人-機界面,使計算機使用起來越來越簡單,但是辦公操作人員仍然對計算機存在壹定程度的恐懼感和神秘感.這對於已有相當時間辦公室工作經驗的辦公人員和新近參加辦公室工作的人員來說情況也不相同.前者是從傳統的用人工方式辦公轉向通過操作計算機處理辦公事務,對工作方式的適應要花費更大的努力.而剛參加辦公室工作的操作人員,壹開始就使用計算機處理辦公事務,其適應性會更好些.隨著工作的熟練,經驗的豐富,以及對計算機工作的感性認識和部分理性認識的逐步積累,恐懼感和神秘感逐步消失,而產生對計算機工作更多的信任感,最終自然地完全信任和依靠計算機處理各種辦公任務.
辦公操作人員總是把自己看作是OA系統的用戶.辦公室人員組成的壹個班組也傾向於認為他們如同OA系統的集體用戶.從他們的觀點看來,這是必然的認識.但在另壹方面,系統的管理者要有組織的觀念,應把辦公操作人員看作是OA系統的壹個組成部分,並用這個觀點指導辦公操作人員.從組織方面來看,辦公操作人員是實現辦公任務的,直接參與系統的工作,他們是辦公自動化系統的組成部分之壹,而不是系統以外的實體.因此,應避免把辦公操作人員看成是系統的"用戶".OA系統操作人員應把計算機看成是他們工作的延伸,系統是按他們的指揮來運作的.
OA系統的操作人員應有較高的業務素質,不但要熟悉本崗位上的業務操作規範,而且要註意和各個辦公環節的操作人員在工作上的相互配合,應有系統的整體的觀念.此外,也要求操作人員懂得他們所操作的辦公設備在每個處理環節上的處理過程.這些感性或理性知識會對辦公人員起積極的指導作用,以便更好,更有效地完成辦公任務.
(3)專業技術人員
專業技術人員根據管理人員提出的目標,確定用什麽樣的技術方案,達到所要求的目標,其中有擬采用的設備與投資成本之間的權衡和折衷.對於專業技術人員來說,辦公自動化代表傳統的數據處理應用進入辦公室信息處理領域,是計算機應用到辦公管理的壹種必然趨勢.從技術革新的觀點看,專業技術人員應明白以往數據處理的過程已經經歷了很大程度上的革新.但是,無論是文字處理,電子表格,還是圖形,圖像處理和語音處理技術與以往的數據處理技術都有著密切的聯系.而今天的OA應用不同於以往的情況,主要體現在以下幾個方面:
辦公信息處理設備處於辦公室內,實際上緊密地靠近辦公人員,如終端設備,微型計算機,文字處理機等.軟件技術的發展使人-機之間的關系更為親近,計算機更易於操作和使用.
辦公信息處理設備的使用特點是聯機交互式與實時響應.即使在使用超級小型機或中,大型機作為主機的情況下,信息處理都集中在機房中進行,但是輸入/輸出設備(顯示終端,打印機)必須放置在辦公室,辦公人員仍然可以面對這些設備進行操作.
OA的應用包括對辦公室所必需的處理功能的支持.這些應用包括文字處理,表格處理,圖形,圖像處理,語音處理,電子郵件處理和決策支持功能等.
應明確程序員或數據處理專業人員本身並不包括在OA系統之中.但他們應了解辦公室應用的各項辦公事務和有關的業務,善於把計算機信息處理技術恰當地應用在這些業務處理過程中,為高效地進行辦公信息處理開發出良好的軟件.
專業技術人員也應明確和OA系統有關的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業背景和操作技能上的差別,開發辦公應用軟件應多為辦公操作人員著想,盡可能方便他們的操作,也就是要開發良好的用戶界面,加強操作指導,提供方便易用的幫助功能.
1.2 現代辦公活動的特點和組成要素
在人類歷史上,辦公行為的出現,比人類有意識地進行信息活動要晚得多.辦公活動開始於國家出現之前,即原始社會早期,那還只是辦公活動的萌芽.當時人類從以樹上活動為主轉移到以地面活動為主,主要以打獵為生,並有了簡單的工具和相對穩定的活動地點.國家形成之後,辦公活動空前增多,無論戰時還是平時,無論在軍事,政治,外交,文化還是在內務方面,都離不開辦公活動.盡管這些辦公活動在體制,習慣和過程等方面各不相同,但人類社會中各種活動單位,大到國家,小到基層單位,其活動內容都可以用壹些基本流程來描述.因為辦公活動的核心是實現科學管理,而科學管理是通過信息處理來完成的,所以必然形成壹個信息流程.譬如,對企業而言,其主要環節是采購,生產,銷售,對應流程是資金流,物流和信息流;對商店而言,其主要環節是購,銷,調,存,對應流程為資金流,物流和信息流;而行政機關或管理部門,其主要環節則是事務處理,管理和決策,對應流程為信息流等.當然,對具體單位,還可以進行更具體,更細致的分析,這裏不再贅述.
以下簡單介紹在辦公自動化系統範圍內與辦公管理有關的壹些術語的含義.
① 辦公.用辦公信息系統來實現辦公,辦公的壹般含義是在有關人員參與下,信息的錄入,處理,分類,存儲,轉發,傳送,決策等的全過程.
② 辦公活動(activity).辦公的最基本的環節,如交談,請示,匯報,登錄,收文,發文等.
③ 事務(transaction).完成壹組相對獨立的辦公活動的程序,如註冊,入庫,訂票,取款等,屬於經常和例行性的操作.
④ 工序(procedure).包括事務在內的辦公活動的壹組有序的集合,它在較大的範圍內完成某壹階段的辦公任務.
⑤ 過程(process).是較廣義的辦公環節,側重於在技術上的銜接,如信息處理,通信,管理,監督和評估等.
⑥ 任務(task).壹個人或數個人協同完成的壹項工作,它是辦公工作的壹個較完整的過程.
⑦ 事件(event).預期或計劃要舉辦或出現的辦公工作,如會議安排,申報,計劃,發出訂單,簽訂合同,協議等.
⑧ 業務(business).側重於面向某個組織機構日常運營所應做的工作任務,如銀行的借貸,儲蓄所的存,取款,航空公司的訂,售票等.
辦公人員的工作對象是反映人類社會活動的信息,他們從事各類與管理有關的信息處理,既不同於體力勞動者,也不同於單純從事科研工作的腦力勞動者.