梁其華
（河北省環境地質勘查院 石家莊 050021）
摘要 時代的發展對地質檔案信息化管理要求愈來愈高，迫切要求建立地質檔案信息化系統。本文根據河北省環境地質勘查院地質檔案信息系統建設以及建庫前如何對地質檔案管理模式進行剖析和分類等方面展開了探討，提出了今後檔案信息化發展的方向。
關鍵詞 地質檔案 信息化系統
地質科技檔案管理是地質工作的重要組成部分，是壹項專業性強的技術管理和技術服務工作。它歷經了壹代又壹代廣大地質工作者的艱辛勞動，為保障我國國民經濟和社會發展提供了基礎信息資源。緊把時代脈搏，加強地質資料管理，建立健全地質科技檔案工作制度，對地質科技檔案進行信息化管理，可以及時、準確地為改善地質環境、防治地質災害發生和保障社會經濟可持續發展提供可靠依據，有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。
1 把握時代脈搏，樹立檔案信息化管理理念
1.1 地質檔案信息化管理是地質工作科學發展的必然趨勢
檔案管理人員必須沖破學科的樊籬，在學科研究中實現人文和技術、管理與信息化的完美結合，這是社會對開發利用檔案資源的價值提出的更高要求。檔案管理人員更應緊緊把握時代的脈搏，滿懷信心地參與檔案管理信息化的建設。
首先，地質檔案信息化管理是現代化建設中不可缺少組成部分。目前，我們所有的地質工作成果檔案均已形成電子文檔。在這種情況下，地質檔案信息化管理應是必然發展趨勢。其次，每個單位多年來積累了相當數量的地質檔案，隨著數量的增多，整理、檢索、查閱工作量大，給檔案和利用帶來了不便，影響了檔案的管理工作。如果將它們轉變成數字信息，不僅可以為利用者提供準確、快捷、高效的服務，而且庫房、裝具緊張的問題都會得到壹定程度的緩解，大大節約人力、物力。
因此，實現檔案信息化管理，與當今科技發展相適應，可以大大提高檔案的管理水平和利用程度。
1.2 充分認識檔案信息化，轉換工作思維模式
檔案管理信息化就是要求我們運用計算機技術、網絡技術，建立管理信息系統，實現檔案智能化信息管理。檔案管理工作模式的信息化就是利用信息技術快速高效的特點，最大限度地發揮信息化管理優勢，提高檔案管理的效率。而工作目的信息化則是要充分體現和適應信息***享的本質屬性，把工作目的轉變到重在服務利用的方向上來，最大限度地利用信息技術的特性，實現有條件***享。為此必須實現工作模式的轉變，既要考慮管理系統的延續，又要充分體現新工作模式的優勢和價值。檔案管理信息系統的設計就要在這樣思維理念的指導下來進行。
2 地質資料的分類
要想建立壹個合理的檔案信息系統，首先要對現有的檔案管理模式進行深度剖析和科學的分類。科學的分類可以使資料管理機構對資料進行科學有序的管理，然後結合各單位實際需要和特點，進行綜合研究，從而形成壹整套的信息系統管理模式。
2.1 根據專業內容分類
檔案按專業分類可分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、環境地質檔案、物碳地質檔案、化學地質檔案、遙感地質檔案、地質測繪檔案、實驗測試檔案、探礦工程檔案、地質科研檔案等。
2.2 根據地質資料自然形成的順序分類
檔案按順序分類可分為實物地質資料、原始地質資料、成果地質資料。
2.3 根據是否涉及國家秘密分類
檔案按是否涉及國家秘密可分為涉密地質資料和非涉密地質資料；按投資者的利益又可分為保護性地質資料和非保護性地質資料。二者組合形成涉密的保護性地質資料、涉密的非保護性地質資料、非涉密保護性地質資料和非涉密的非保護性地質資料四類；
2.4 根據地質資料的表現形式分類
檔案根據地質資料的表現形式可分為印刷形式地質資料、數字形式地質資料和實物地質資料。
3 我單位地質檔案分類與檔案信息化系統建設狀況
3.1 資料分類情況
圖1 河北省地質環境信息系統
對所管理檔案種類多、數量大、使用要求分類精細、借閱頻繁、查詢難等實際情況河北省環境地質勘察院建立了壹套“河北省地質環境信息系統”（圖1）。根據《地質資料管理條例》要求和實際工作需要把檔案分類為：技術檔案、年鑒、標準規範、圖書、原本檔案、地形圖和參考資料七大類（圖2）；其中技術成果資料又分為：水文地質、工程地質、環境地質、地質災害、環評、礦山環境、水資源論證和其他8類（圖3）。所有資料已全部錄入信息系統庫中，實現了按全庫、類別、檔號、報告名稱、關鍵詞、作者、編寫單位，成文日期、等多方位查詢調目，方便了借閱和使用，提高了工作效率，管理工作也因此上了壹個新臺階。
圖2 河北省地質環境信息系統檔案目錄
圖3 技術檔案目錄
3.2 主要功能及利用效果
3.2.1 主要功能
該系統後臺數據庫是針對地質檔案特殊性而建立的，存有河北省環境地質勘察院所有地質資料。這是壹個完整的資料檔案管理系統，具有錄入、編輯、檢索、借閱、統計、歸還等功能。
3.2.2 利用效果
從利用角度上看，信息系統的開發利用解決了查詢難問題，使用檢索系統後跨類別檢索不再是壹個難題，只需輸入幾個關鍵詞，就可找到所要的檔案資料目錄。從管理者角度上看，檢索系統的開發利用為我院檔案管理提供了管理平臺，初步實現了信息化，同時也解決了人工統計繁雜、不準確的問題。以往每年年報統計是壹件頭痛的事，各類別數目要壹頁壹頁地統計，既繁瑣又容易出錯。利用信息系統後，只要輸入統計所需內容或時間段，就能得到準確的數據。以信息系統化推動檔案規範化，使檔案管理信息化達到了壹個新的高度。
從功能上，因為是根據本單位的實際情況設計、開發的軟件，可以隨時增加模塊，具有修改容易、操作簡單等特點，為不斷持續改進創造了條件。
4 結論與發展方向
4.1 建立檔案全文檢索體系
目前只是建立了地質檔案目錄信息系統庫管理，並沒有完全實現地質檔案全文檢索體系。計算機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將案卷目錄、卷內文件目錄輸入數據庫，實現檔案目錄的自動化管理。而計算機全文檢索系統則是將檢索和利用合二為壹，通過建立全文數據庫，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數據、代碼）進行數字化處理，並把檔案全文信息輸入數據庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接找到所需要的相關檔案信息。
4.2 建立完善的咨詢服務體系
檔案檢索工具可以介紹數據庫之所有，但是卻不能了解利用者之所需。無論科技如何進步，設備如何先進，都無法替代人與人之間的語言交流。利用者都希望所獲得的檔案信息是最具有針對性，是和利用目的最相關的。所以建立完善的咨詢服務體系也是必需，這樣可以幫助利用者了解檔案的直接信息和保存情況，解決查找檔案過程中所遇到的疑難問題，使利用者盡快找到自己所需的全部檔案資料。
4.3 發展是建立在基礎工作之上
在體會到信息系統庫給我們帶來的快捷、方便同時，我們也認識到利用計算機檢索首先要做好檔案基礎數據的前期準備工作。如果沒有大量的檔案基礎數據的收集、整理、分類、錄入及標引工作，就很難創建壹個合理、高效的檔案信息化系統，因此做好地質檔案基礎工作還是既重要又必要的。
“乘風破浪會有時，直掛雲帆濟滄海。”社會信息化的洶湧巨潮，為新時代的檔案管理人員提供了弄潮學海的歷史性機遇。只要緊緊把握時代的脈搏，順應時代發展的需求，立足社會，面向未來，地質檔案管理人員定將在社會信息化的宏圖上描繪出燦爛的壹筆。
參考文獻
國土資源部礦產資源儲量司.地質行業地質科技檔案工作條例.見：地質資料管理工作手冊.北京：地質出版社，2003