根據《企業職工檔案管理規定》，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或者被辭退、開除時，其檔案應當在1個月內移交給新的工作單位或者戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞動教養，原單位準備今後錄用的，其檔案由原單位保管。
1.員工檔案的重要性
根據《企業職工檔案管理規定》，企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、選拔、任用等工作中形成的有關職業個人經歷、政治思想、專業技術水平、工作業績和崗位變動等方面的文件材料。職工檔案是社會保險行政機關確定繳費年限(視同繳費年限)、退休年齡和有毒有害崗位時間的重要憑證。也是從業人員取得專業(執業)資格和國家規定的某些崗位必不可少的材料，也是人事管理嚴格的用人單位在招聘、提拔、使用時的必備審核材料。
2.檔案關系能否認定為勞動關系？
根據《勞動法》的相關規定，勞動合同是確定勞動者與用人單位之間是否存在勞動關系的重要依據。勞動關系是勞動者和用人單位之間的權利和義務。只有壹方提供勞動，另壹方支付勞動報酬，才能形成勞動關系。如果勞動者只是在用人單位保管檔案，不在用人單位工作，沒有領取勞動報酬，那麽勞動者與用人單位之間就只有檔案保管關系，不存在勞動關系。
3.員工檔案不在公司。公司該不該給他交社保？
繳納社保的前提是勞動關系的存在。即使人事檔案不歸單位保管，只要勞動者與用人單位存在勞動關系，勞動者就應該享受社會保險；也就是說，用人單位應當從勞動者在用人單位工作的第壹天起，即雙方建立勞動關系之日起，為其繳納社會保險費。根據現行《勞動法》及相關法規、規章和政策規定，員工檔案存在就業中心的，用人單位可以不為員工辦理繳納社會保險的手續，用人單位可以根據員工上年度社會平均工資壹次性為其繳納。個體勞動者到就業中心辦理繳納社會保險手續。