EDI系統的構成要素包括數據標準化、EDI軟件和硬件、通信網絡。
1.1 數據標準
EDI標準是由企業、地區代表經過討論制定的電子數據交換***同標準，統壹的EDI標準可以使各個組織和企業之間不同的文件格式，通過***同的標準，達到彼此之間進行文件交換的目的。顯然，標準的不統壹將直接影響EDI的發展。
早期的EDI標準使用的大多數是用戶的行業標準，標準之間不能進行跨行業的EDI互聯，嚴重影響了EDI的效率，阻礙了全球EDI的發展。在美國就存在汽車工業的AIAG標準，零售業的UCS標準，貨棧和冷凍食品儲存業的WINS標準等等，在日本有連鎖店協會的JCQ行業標準，全國銀行協會的AENGIN標準和電子工業協會的EIAT標準等等。
為了促進EDI的發展，世界各國都在不遺余力地促進EDI標準的國際化，以求最大限度地發揮EDI的作用。目前在EDI的標準上，國際上最為流行的就是聯合國歐洲經濟委員會（UN/ECE）下屬的第四工作組（WP4）在1986年制定的《用於行政管理、商業和運輸的電子數據交換標準》（Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport，簡稱EDIFACT）。
關於標準的內容詳見3.2 EDI通信標準。
1.2 EDI軟件和硬件
實現EDI，需要配備相應的EDI軟件和硬件。
EDI軟件具有將用戶數據庫系統中的信息翻譯成EDI的標準格式，以提供數據傳輸交換的能力。由於EDI標準具有足夠的靈活性，可以適應不同行業的眾多需求。然而，每個業務公司有其常年經營所形成的固定信息格式，因此，當需要發送EDI電文時，必須通過某中方法從公司的專有數據庫中提取信息，並把它翻譯成EDI的標準格式，然後才能進行傳輸。這就需要EDI相關翻譯軟件的幫助。
EDI軟件的構成及實現如下圖所示。
轉換軟件可以幫助用戶將原有計算機系統的文件信息，轉換成翻譯軟件能夠理解的平面文件（FLAT FILE），或是將從翻譯軟件接收到的平面文件，轉換成原計算機系統中的文件。
翻譯軟件是兩種格式文件的轉換中心。它將平面文件翻譯成EDI的標準格式，或將接收到的EDI標準格式翻譯成平面文件。
通信軟件是將經過翻譯軟件翻譯後的EDI標準格式的文件外層加上通信信封（ENVELOPE），再傳送到EDI系統交換中心的郵箱（MAILBOX）中，或由EDI交換中心將接收到的EDI格式文件從信箱中取出。所有這些功能實現都需要通過EDI的增值網絡。
EDI所需的硬件設備是計算機、調制解調器和電話線。
目前使用的計算機，無論是PC、工作站、小型機、主機等，均可使用。
由於使用EDI來進行電子數據交換，其信息在通信網絡上傳輸，就必須需要壹個設備進行信號的調制和解調。調制解調器能完成模擬信號和數字信號之間的轉換，它是EDI系統中必備的硬件設備之壹。
在EDI 的實際使用中，壹般最常用的就是通過電話線路傳輸數據信息。如果對傳輸時效及資料傳輸量有較高要求時，便可以考慮租用專線進行數據傳輸。以提高傳輸的穩定性和快捷性。
1.3 通信網絡
目前EDI的通信網絡大多是借助於範圍廣泛的因特網網絡，也有為實現某些具體任務而單獨建設的專用網，具體采用哪種方式要看通信雙方將要從事的工作來確定的。從EDI的長遠發展考慮，在因特網網絡上實現EDI具有較強的生命力和更為廣闊的發展空間。
2 EDI的通訊方式
2.1 點對點方式
此種方式適用於貿易量較少、貿易方不多的情況下。它具有較強的地理位置靈活性，但不提供信息的緩沖處理。因此雙方的通信往來要求雙方即時交互。
2.2 壹點對多點方式
此方式適用於較大企業的分支機構與總部聯系的結構，其在小範圍內的數據傳輸以總部為中心，進行各分支的數據集中處理，便於了解各分支整個情況的發展變化，使企業即時做出反應。
2.3 多點對多點方式
多點對多點方式適用於平行機構之間的往來通信，往往與第二種方式相結合。雙向的信息傳遞增加了信息的反饋，對企業而言，可提高信息的迅速決策。
2.4 郵局增值網絡
隨著貿易夥伴數目的增多，當多家企業直接利用電腦通信時，會出現由於計算機廠家不同、通信協議相異以及工作時間不易配合等問題，造成相當大的不協調性困難。為了克服這些問題，許多應用EDI的公司逐漸采用了第三方網絡與貿易夥伴進行通信，借助於第三方的設備進行不間斷的信息傳輸，這種方式就成為增值網絡（VAN）方式。
增值網絡在這種EDI方式中，就好比通信雙方的壹個郵局，由此網絡提供雙方單獨的EDI郵箱。它為發送方和接收方維護各自的郵箱，並提供信息的存儲轉發，記憶保管、通信，協議轉換、格式轉換和安全管制等服務，並且在網絡中為用戶提供了極大的信息緩沖余地。因此用戶通過增值網絡傳送EDI文件時，可以大幅度降低企業雙方相互傳送資料的復雜程度和困難，保證信息的有效存儲，從而大大提高了EDI的效率。
由第三方提供網絡中心平臺、平臺提供較大的數據緩沖、以信箱的方式保證貿易雙方的信息可靠傳遞是郵局增值網絡的三大特點。
2.5 報文處理系統
報文處理系統（Message Handle System，簡稱MHS）是國際間基於X.400系列協議（或CCITTX.435）傳送報文的主要工具之壹，也是EDI的主要工具。
MHS由電子郵箱（mail box）、報文傳輸系統（Message Transport System，簡稱MTS）和用戶代理（User Agent，簡稱UA）等幾部分組成。電子郵箱的主要任務是負責接收和發送報文的存儲和管理功能。MTS的主要任務是負責報文的傳輸，例如根據用戶要求將報文傳送給壹個或多個接收者，或準確地接收報文收到郵箱中，UA的主要任務則是負責用戶和系統之間的有關事宜，如註冊、租賃郵箱、收發報文等。
對於用戶來說，只要他向MHS中的任何壹個用戶代理申請加入MHS系統，就可以通過MHS向其他任何壹個MHS的用戶交換報文。
對於EDI應用系統而言，其報文數據交換是建立在MHS的基礎上的，壹個本地的EDI應用系統服務中心就兼有用戶代理的功能（稱之為EDI-UA）。商務報文完全可以通過MHS與全球任何壹個單位（必須也是EDI-UA的用戶）進行交換。
2.6 INTERNET中的EMAIL
報文數據交換的另壹個常用工具就是利用INTERNET上的電子函件（E-mail）功能來實現。MHS雖然是壹個很好的專用報文處理系統，但它是壹個基於廣域網的系統。使用起來會對用戶所在地域的網絡環境和用戶的網絡知識有壹定的要求，這對壹些大的公司不會有什麽問題，而對於中小企業就會遇到壹些困難。於是自從20世紀90年代INTERNET出現以後，人們開始考慮借助於INTERNET上的E-mail功能來實現報文數據的交換。
眾所周知，INTERNET最大的好處就是（對用戶而言）與具體的廣域網絡不直接掛鉤。用戶只需在任何壹個INTERNET網站上註冊，以後就可以在家通過電話撥號方式上網收發各種函件。INTERNET網站不但取代了MHS的全部功能，而且使用起來更方便、更靈活。因此，用這種方式來傳遞報文將更受歡迎。
3 EDI的工作過程
現在我們就來簡單介紹壹下EDI是如何工作的。電子數據交換，即在貿易雙方的計算機之間傳輸機器可讀的數據。上圖解釋了電子形式的商業事務交換。它顯示了兩個貿易夥伴即買方和賣方，以及從買方計算機傳輸到賣方計算機的EDI數據流。
我們可以假定該數據流是壹組購買訂單，就像在書面環境中的貿易過程壹樣。買方公司在購買活動中生成購買訂單事務，再由買方EDI系統生成機器可讀的EDI標準數據流，通過EDI系統傳輸與書面內容相同的信息，將數據流傳送到賣方所在地。隨後在賣方的EDI系統中，根據標準將數據流轉換為計算機系統所需的簡單文件（即報文），然後對這些文件進行編輯和校驗，再將其傳給接收訂單錄入程序進行處理。接收訂單錄入程序像處理人工采購訂單壹樣對其處理。
為了更好地理解EDI是如何工作的，我們來跟蹤壹個簡單的EDI應用過程。這裏，我們以訂單與訂單回復為例。
3.1 制作訂單
買方根據自己的需求在計算機上操作，在訂單處理系統上制作出壹份訂單來，並將所有必要的信息以電子傳輸的格式存儲下來，形成買方的數據庫，同時產生壹份電子訂單。
3.2發送訂單
買方將此電子訂單通過EDI系統傳送給供貨商，此訂單實際上是發向供貨商的電子信箱，它先存放在EDI交換中心上，等待來自供貨商的接收指令。
3.3 接收訂單
供貨商使用郵箱接收指令，從EDI交換中心自己的電子信箱中收取全部函件，其中包括來自買方的訂單。
3.4 簽發回執
供貨商在收到訂單後，使用自己的計算機上的訂單處理系統，為來自買方的電子訂單自動產生壹份回執，經供貨商確認後，此電子訂單回執被發送到網絡，在經由EDI交換中心存放到買方的電子郵箱中。
3.5 接收回執
買方使用郵箱接收指令，從EDI交換中心自己的電子信箱中收取全部函件，其中包括供貨商發來的訂單回執。
整個訂貨過程至此結束，供貨商收到訂單，買方（也就是客戶）則收到了訂單回執。