關鍵詞:檔案數字化；外包；內囊
隨著信息時代的到來，檔案工作不得不融入信息化的潮流中。檔案信息化建設的重中之重是檔案信息資源建設，檔案的數字化處理是檔案信息資源建設的重頭戲。面對大量的檔案目錄輸入和原始檔案掃描的檔案數字化工作，很多人認為:“在社會分工日益細化、專業化程度日益提高、數字化技術更新迅速的背景下，檔案部門完全靠自己完成館藏的數字化工作，已經變得越來越低效和不充分。”“實行檔案數字化外包”，“這樣，既省時省力，又能保證檔案數字化的質量和效果。”[1]“現在，檔案業務外包已經成為壹種趨勢。據我所知，僅北京就有20多家這樣的公司在做這個項目。”[2]
我省也有很多這樣的外包公司，我省很多檔案館都選擇了將檔案的數字化處理外包出去。外包真的能省時省力，保證質量和效果嗎？“內包”是指檔案由檔案館自己進行數字化處理。沒有任何優勢嗎？這個問題值得我們分析、研究和思考。
1河南省檔案館數字化外包
根據我在2010年參與的國家檔案局科研項目《河南省三級綜合檔案館檔案安全體系現狀調查》，2010年，調查了我省24家檔案館的檔案數字化處理形式，其中外包5家，未外包16家，未公開3家。據我省檔案局2011調查統計，“在檔案數字化加工形式方面，全省18個省級市和158個縣級檔案館中，* * * 7個地市級檔案館和60個縣級檔案館選擇了自行加工，分別占全文數據庫建設總數的38.9%和63%；***12地市級檔案館和17縣級檔案館選擇外包，分別占66.7%和18%。”即:“在加工形式上，三分之二的檔案館選擇外包加工，三分之壹選擇自行加工。”[3]從這兩組調查數據來看，我省檔案數字化處理的趨勢是越來越多的檔案館選擇外包。而且外包的規模越來越大。我省外包金額最大的是2011年7月鄭州市數字檔案館建設項目中標。其中二標段鄭州市數字檔案館建設項目軟件采購(軟件及數字處理部分)538萬元。[4]
2檔案數字化處理“外包”和“內包”的利弊分析
“外包，又稱外包，是壹種創新的企業管理方式。起源於20世紀80年代的工業企業，主要是委托外部企業或集團提供本應由組織內部運作完成的各種經營活動和服務，以達到降低成本、節約時間、提高效率、提高質量的效果。通過業務外包，我們可以集中精力更有效地完成組織的核心業務，追求更高的使命目標。”[5]“外包”是指將檔案的數字化處理外包給專業公司進行檔案的數字化處理。“內包”就是借助檔案本身的力量對檔案進行數字化處理。檔案的數字化處理有其特殊性，檔案工作也有其特殊性。外包能否達到降低成本、節省時間、提高效率、提高質量的效果也要具體分析。
資金方面2.1。檔案部門比較窮，就是經濟條件好的地區。大部分檔案部門還是比較窮的，經費還是有限的。但是外包是有資金做後盾的，沒有資金很難持續。而且壹旦外包，尤其是大規模外包之後，妳會患上外包“依賴癥”，這讓妳不得不繼續外包。這是因為外包不會給檔案工作人員帶來任何信息素養的提升，他們對電腦、掃描儀的熟悉和操作水平沒有得到鍛煉，對軟硬件的熟悉和應用沒有任何進步。他們仍然不能自己處理，仍然依賴外包。檔案的數字化處理不是壹天兩天、壹年兩年的事情，也不是外包壹兩次就能解決的問題。檔案的數字化處理是壹個長期的問題。外包還會使檔案館陷入資金匱乏的“泥潭”。以壹個市級檔案館為例，壹般館藏檔案在654.38+0.5萬卷到20萬卷之間。至少需要15萬卷數字文件。按平均每卷654.38+05篇計算，需要輸入225萬條目錄。按每項0.15元計算，所需資金為33.75萬元。按平均每卷100頁計算，需要掃描15萬頁。按每頁0.3元計算，資本為450萬元，兩項合計483.75萬元。這還只是輸入目錄和掃描的處理費用。如果要處理全文檢索，成本至少是這個成本的兩倍。這只是根據文檔文件計算的。如果是公證、婚姻、退伍軍人等民生檔案，目錄中的條目會更多，而這還只是現有館藏檔案數字化處理的成本。各單位保存的20年檔案也有壹個數字化處理的問題。同樣，也是要收費的，不是小數。對於未來10年產生的檔案，還有壹個數字化的問題，因為各單位產生的所謂電子檔案，其實並不是真正意義上的電子檔案。真正的電子文件應該是電子文件，是壹種格式的電子文件。這樣的電子文件不需要全文掃描數字化，普及到所有地市級入館單位應該是10年以後。即使隨著電子公文的普及，仍然有大量的非電子公文，如會議紀要等，需要進行數字化處理。即使有些單位會進行數字化處理，仍然會有很多單位的檔案需要檔案館進行處理。因此，對於檔案館來說，檔案的數字化處理是壹項長期的任務。如果是外包，資金投入是驚人的。如果是內包，顯然，節省也是驚人的。只有用外包資金的零頭購買計算機、掃描儀等信息硬件設備，才能把檔案館的硬件設備提升到壹個很高的水平。
外包顯然大大增加了檔案館的運營成本和數字檔案館的建設成本，有限的資金大部分投入到了檔案館的數字化外包中，尤其是壹些經濟條件較差地區的檔案館。可以說是“勒緊褲腰帶”，顯然得不償失。還有的檔案館不願意購買電腦、掃描儀等信息硬件設備，而是將有限的資金投入到外包中，偏離了檔案信息化的方向，難以為繼。
2.2質量。不能說外包不能保證加工質量，但保證加工質量的措施是加強對外包的監管。問題的關鍵在於，外包公司，無論是大公司還是小作坊，都是商業行為，追求的是速度和數量，而不是質量。外包公司”並不是很多人看到的:檔案外包公司實力很強，人員素質很高。沒去我公司的時候，只有幾個人是檔案專業的學生，其余都是專科生，而且都不是檔案專業的。”[6]即使是有檔案學專業背景的，也大多是剛畢業的學生，對檔案學的熟悉還是需要很長時間的。為了降低成本，壹些招聘的加工人員甚至不是大學生，加工質量難以保證。為了保證檔案數字化處理的質量，唯壹的選擇就是加強對檔案的檢查，最好做到100%檢查。但是，檔案的數字化處理，無論是檔案目錄的錄入還是掃描，都有其特殊性，它們的質量取決於原始檔案的質量。逐字錄入原始檔案是無法保證質量的。如果原始目錄中有錯誤，必須先檢查原始檔案，然後進行校對和更正。而且由於歷史原因，手工目錄有很多漏字、錯別字、遺漏。掃描文件也有問題，文件有很多現象，有目錄沒文件，有文件沒目錄，頁數少，放錯地方。這些問題只有有壹定檔案工作經驗的人才能看到，外包公司的加工人員基本看不到。這樣，要保證質量，就要100%的檢查，而100%的檢查需要檔案館相當的人力去做。基本上和自己做的差不多。如果是做全文數據庫，那麽檢查的工作量基本和自己做壹樣。建立全文數據庫有兩種方式，壹種是手工錄入，另壹種是掃描後通過OCR進行字符轉換識別。但OCR的識別率壹般是95%，這只是針對文字規格清晰的掃描文檔。任何壹種方式都有錯誤，所以校對必須是100%的，改正後還是要校對。如果達不到100%的準確率，就會影響召回率和準確率。這兩點做不到，檔案信息化的優勢就體現不出來。還有，像民國檔案、革命歷史檔案、建國初期檔案的數字化處理，這些檔案大多是繁體字，外包公司雇傭的員工大多是年輕人，不懂繁體字，對檔案的書寫風格和語言更是壹頭霧水。對於這些檔案的數字化處理，無論是檔案目錄處理、掃描處理還是全文數字化處理，不經過三五次檢查，很難達到質量要求，檔案人員的工作量可能比自己動手更費時。如果檔案館必須嚴格控制質量，那麽壹般的外包結局不是“雙贏”，而是“雙輸”。外包公司由於頻繁返工，增加了成本，基本不賺錢甚至賠錢。對於檔案來說，投入了大量的人力檢查，比自己做更費時間，還要支付外包加工的費用。顯然，外包既沒有降低成本，也沒有節省時間，更沒有提高效率和質量。無法集中精力更有效地完成組織的核心業務，追求更高的使命目標。