二、采購管理系統是綜合運用采購申請、采購訂單、進貨檢驗、倉單、采購退貨、采購發票處理、供應商管理、價格和供應信息管理、訂單管理、質檢管理等功能，對采購物流和資金流進行全過程有效控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理的管理系統。
第三，在企業中，采購業務的需求來源有很多，包括計劃部門的主生產計劃、材料交付的需求計劃、庫存短缺產生的需求；滿足銷售訂購的工商壹體化業務需求；有根據長期采購合同確定的定期采購需求；有零星的購買需求等。采購管理系統根據計劃、銷售、倉庫和采購本身的需求，提供多渠道采購功能。
第四，采購訂單是采購業務中物料流動的起點。它通過采購應用從生產和銷售系統獲取信息，將整個供應鏈的信息有機地聯系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單的執行，包括控制采購合同執行的采購價格、折扣和數量。隨時跟蹤訂單的完成情況，控制訂單的執行；根據實際補貨情況，追加訂單執行，通過對比訂單執行差異，通過業務和分析報表反映訂單執行情況。如果企業在集團內有購銷業務，還應包括集團內采購訂單或調撥訂單的執行情況。
5.采購發票具有業務和財務的雙重性質，發票的業務處理和控制是企業采購業務的重要環節。采購發票與所有的業務單據都有關系，與采購合同、付款單、預付單據都有密切關系。采購管理系統提供增值稅專用發票和普通發票的管理，並實現與應付賬款系統的發票共享。
工業系統提供全面的質量檢驗管理，包括三種質量檢驗服務:采購檢驗、完工檢驗和庫存抽樣檢驗。在采購管理系統中，為非免檢商品提供倉庫檢驗和發貨流程。根據檢驗結果確認進貨，同時提供相關業務查詢報告。
7.供應商供應信息管理以采購價格為中心，對供應商的供應業務數據進行完善的記錄、控制和管理，包括不同供應商、不同物料、不同數量段、不同幣種的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業務傳遞、自動更新和數據分析。同時，最高采購價格的控制和預警管理是采購管理系統乃至整個供應鏈系統中重要的綜合數據處理中心之壹。
八、在采購管理系統中，集團內部采購業務(包括工業企業和商業企業之間)可以通過雙向數據傳輸和兩次配送業務的辦理來實現。