如何撰寫企業職位說明書

在企業組織中，崗位是最基本的單位。要想管理好壹個企業，就要管理好每壹個崗位。崗位管理是壹個復雜的系統，其中最基本的手段就是通過崗位分析，用文字對崗位進行定義和解釋，也就是我們通常所說的撰寫崗位說明書。崗位說明書是對企業期望員工做什麽，員工應該做什麽，應該怎麽做，在什麽情況下應該履行職責的總結。在現代企業管理中，科學的工作分析可以保證將整個企業的目標轉化為全體員工的個人目標，將企業的經營壓力轉化為每個員工的工作動力和責任約束。崗位說明書的主要作用崗位說明書主要起四個作用:壹、崗位說明書明確列出了員工的職責範圍。年初的時候，看壹下自己的崗位說明書，就能大致了解壹年的工作目標；第二，職位描述包括崗位要求的能力，員工可以對比自己在這些方面發展如何，哪些能力需要進壹步提高；三、崗位說明書讓上下級關系壹目了然:誰向妳匯報，妳就向誰匯報；第四，職位描述也有利於上級對員工的管理。主管在招聘新員工和評估老員工的績效時，可以參考職位描述的要求。壹般來說，員工和上司都要在員工的崗位說明書上簽字，表示雙方同意說明書的條款。這其實就是上下級之間的溝通過程。良好的溝通可以為後面的工作掃清很多障礙。因為崗位說明書具有明確崗位職責和權限、崗位目標、崗位特征和崗位要求的功能，可以為崗位評價、人員招聘、績效管理、培訓與發展、薪酬管理等提供依據。，受到了企業的重視，成為現代企業管理的基本任務之壹。職位說明書的撰寫企業應將職位說明書的撰寫視為對企業現有崗位的盤點，或對業務流程的重組，以明確各崗位的職責權限，規範工作流程，達到科學管理的目的。職位說明書寫作的過程，其實就是對企業業務流程重新認識的過程。壹套科學規範的職位描述可以為企業的所有工作以及人力資源管理的其他工作提供基礎。根據企業的發展戰略設計組織結構，根據組織結構設計進行職能分解，根據職能分解進行崗位設置，根據崗位設置進行工作分析和崗位研究，最終形成崗位說明書。在編制崗位說明書之前，人力資源經理要與高層領導進行討論，讓高層領導帶頭樹立崗位責任意識，對所有工作實行集中管理，改變自由散漫的管理風格。在編制過程中，各部門主管和員工應積極配合，人力資源部應為其提供編制技術的培訓、指導和審核。人力資源部可以靈活選擇問卷調查、面試、工作日誌、實地觀察等方式進行認真的工作分析和調查，了解各崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關系、內外關系、任職資格等要素。行業的發展和企業的轉型會對崗位提出新的要求。因此，企業在編制了規範的崗位說明書後，還應建立崗位說明書的動態管理制度，由專人負責管理更新。在和高層領導獲取知識，進行必要的教育後，接下來要做的就是調查工作信息。工作調查是以科學的調查方法為對象，收集各種與工作相關的信息的過程。事後調查必須用科學的方法認真進行，保證材料的真實性、可靠性和完整性。工作調查是職位說明書寫作的重要組成部分。只有做好這壹點，職位說明書才能寫得流暢。工作調查的主要方式是1。面試:就是拿著工作問卷去現場和從事這個崗位的員工進行面對面的交流，了解情況。進行面對面調查時，調查人員應做好記錄，詳細記下被調查人的原話，以便日後分析。壹定要特別註意原話，這樣才能保證得到的信息是“綠色信息”。2.現場觀察:進行現場觀察，了解本崗位的工作內容、工作時間和工作量。如實記錄現場情況，結合其他方式獲取的崗位信息，綜合分析崗位情況。3.書面調查:向在該崗位工作的員工發放崗位問卷，通過這些問卷收集、整理、分析崗位信息。書面形式的效果不如面對面訪談和現場觀察，因為面對面調查時被調查者可以提供很多信息，分析可以更深入或更準確。但在崗位數量較多的情況下，面試和現場觀察會消耗大量的時間和成本。筆者建議重要崗位采用面試和現場觀察，壹般崗位可采用書面調查。崗位信息問卷的內容包括:(1)任務的性質、內容、程序、地點、時間，如做什麽工作，是部門領導還是主管，是從事研發還是銷售；這些內容哪個更重要，哪個不太重要；工作經過了哪些程序，是怎麽做的；完成這個任務，領導有沒有時間要求，等等。(2)本崗位職責本崗位承擔哪些職責，哪些是主要負責，哪些是部分負責，哪些只是輔助他人。(3)所需學歷、經歷、年齡等資格條件崗位需要什麽資格條件，如學歷、經歷、年齡、身體等。比如有些崗位女同性戀不適合，要求必須是男性；有些工作必須要求本科以上學歷，或者五年以上工作經驗。(4)工作中應了解的技能。要負責這項工作，妳必須了解壹些知識，比如化工或者辦公設備自動化。(5)與公司內外部的關系。比如妳是某個部門的員工，首先打交道的是部門經理，然後主管這項工作的總監或者副總可能要橫向和市場部、技術部打交道。對外，比如和工商局、技術監督局打交道的時候，這些情況要在事後調查的時候了解清楚。(6)工作環境條件在什麽條件下，特別是勞動密集型企業，如港口業、建築業、化學工業等，可能涉及室外、高空作業或接觸有毒氣體。在進行工作分析和評估時，應該考慮這些因素。例如，化學工業和接觸有毒氣體的車間的雇員除了基本工資之外，還必須得到營養補貼。職位描述的主要內容有了職位信息之後，我們就可以開始制定職位描述了。大多數情況下，職位描述應包括以下主要內容:1。職務標識:包括職務名稱、工號、部門、直屬上級、縱向晉升、橫向輪崗、職務系列、職務級別。2.管理範圍:該職位直接管理的人數，包括直接管理的職位名稱和人數，即直接向該職位匯報的員工人數。3.工作目的:簡要說明工作的主要內容和設立該職位的意義。4.崗位責任:指崗位的責任，強調必須完成的任務。過錯壹旦發生，就要受到處罰，需要界定責任的性質，包括領導責任、全責、主要責任和次要責任。5.崗位權限:指為了完成崗位的工作內容而授予崗位的權限範圍，包括業務權限、人事權限和財務權限。6.工作關系:指本崗位與公司內外其他崗位的關系，包括與上級、同級和下級、公司外部組織的溝通。7.崗位要求:指對從事本崗位工作的員工的身體素質、學歷、工作經歷、專業知識、職業資格和工作能力的要求。崗位說明書根據公司具體情況制定，編制時註意用詞簡單明了，使用通俗易懂的詞語；內容越具體越好，避免形式化、文字化；隨著公司規模的不斷擴大，職位說明書要在壹定時間內進行修改和補充，才能跟上公司發展的步伐。崗位說明書編制的誤區目前很多企業在完善崗位說明書後，並沒有使其在企業管理中發揮應有的作用。筆者認為，這並不是職位說明書本身的局限性，更多的是企業進入了職位說明書編制的誤區，降低了其在管理中的應用。因此...職位說明書的編制有哪些誤區？1.職能錯位說到職位描述，很多公司都能捧出厚厚的壹疊文案，但細讀之後會發現，那不是職位描述，而只是崗位職責。企業的崗位責任制不是崗位說明書。崗位責任制是崗位任職者應該完成的責任，並不能完全反映崗位的信息，其行為或工作活動沒有結果。但職位描述綜合反映了崗位和崗位任職者的綜合信息。2.職責不清為了適應外部競爭環境，很多企業以團隊為單位設計任務，即同壹項任務需要幾個部門或崗位共同完成，導致職責重疊。正確處理職責交叉，有助於發揮協作效應，取長補短，提高工作效率。但很多企業在寫崗位說明書時，並沒有明確規定每個崗位的職責權限和對工作結果應承擔的責任，導致工作職責不清，多頭領導，工作中出現問題時部門之間相互推諉，降低了工作效率。3.職責重疊在企業的實踐中，對於性質相同、任務量較大的崗位，有些崗位不可避免地會出現壹崗多責的情況。描述壹份工作是否只需要準備壹份工作描述？很多企業在描述這類崗位時，采取簡單的壹刀切，總結出該崗位的* * *特點，明確該崗位的* * *要求，卻忽略了該崗位不同任職者之間的任務差異，以及由此帶來的任職者資質差異。這顯然是壹種不可取的方法。職位描述的，應采取“壹崗壹人”的方式，在職人員各持壹份。目前，許多企業在進行工作分析時混淆了“工作”和“崗位”的概念。4.關起門來工作目前，許多企業已經意識到職位描述的作用，並在企業中開展了工作分析。但是工作描述並沒有真正發揮作用。在對工作分析缺乏正確認識的情況下，壹些企業盲目從眾，要求各個崗位的在職人員自己寫工作描述；在壹些企業中，人力資源部門閉門造車，這使得描述脫離了崗位的實際，特別是缺乏界定崗位任職者資格的客觀標準。導致職位描述無法在實際工作中使用，成了案頭擺設，只好束之高閣。5.編制壹份不系統的崗位說明書的過程，其實就是重新理解企業業務流程的過程。壹套科學規範的職位描述可以為企業的所有工作以及人力資源管理的其他工作提供基礎。而很多企業的職位描述不完整，誇大或縮小了職責範圍，資歷也帶有主觀性。為了節約成本，有的甚至只描述關鍵崗位或部門，導致後續的崗位評價和招聘缺乏客觀統壹的標準，科學的人力資源管理無從談起。職位說明書編寫中的誤區原因分析。為什麽職位說明書的編寫會有這樣的誤區？筆者認為造成這樣或那樣誤解的原因主要有以下幾點:1。為寫作而寫作。目前，在壹些企業中，由於管理流程不規範或管理者行為不規範，存在職責不清、任務隨意、推諉問題等管理問題。很多企業只關註職位描述的結果或形式，使得職位描述成為真實工作流的再現。企業崗位說明書的編制應著眼於崗位分析的過程，將崗位說明書的編制作為對企業現有崗位的盤點，或作為業務流程的重組，從而明確各崗位的職責權限，規範工作流程，達到科學管理的目的。2.缺乏專業技能或準備培訓工作說明是人力資源管理中的壹項專門技能。很多企業缺乏撰寫崗位說明書的專業技能或培訓，因此也存在說明書不規範、用語不準確的現象。特別是在工作職責的描述中，應該是關於壹項工作最終結果的陳述。因此，必須準確、清晰地界定崗位任職者應承擔的責任、擁有的權限和工作必須達到的目標，規範權力、責任和利益的關系。但是很多公司的職位描述在描述性術語的選擇上普遍使用“負責、管理”等字眼，導致對職位職責的描述過小或過大。標準職位描述格式:動詞+賓語+結果。動詞的選擇請參考崗位職責動詞用法規範表；對象表示任務的對象，即任務的內容，結果表示通過這項工作要達到的目標，可以用“保證、保障、爭取、促進、提升”等詞語來連接。工作職責動詞使用規格表來管理職責。業務職責決策層主持、制定、計劃、指導、監督、協調、委托、審查、批準、核準、簽署、指管組織、起草、提交、制定、支持、監督、安排、準備、開發、調查、分析、綜合、研究、處理、解決和推廣。統計、記錄、維護、合規、維護、處理、報告、接收、存儲、核算、登記和交付。3.宣傳失敗崗位說明書的編制應該是壹個自上而下的過程，涉及到企業的各個層面。編制崗位說明書的目的是使員工明確自己的工作職責、角色和基本要求，因此在編制過程中要得到全體員工的支持和參與。但很多企業或各級管理者都把這項工作當成“功課”，沒有和員工充分溝通。在職者的“反饋”或“確認”環節作用不大；壹些員工誤以為崗位說明書的編制是“定崗定編”，因為宣傳不到位，員工不知道崗位說明書的作用，這顯然是對員工的威脅，從而員工不理解、不使用、不執行，使崗位說明書成為可有可無的擺設。4.寫作工作定位不清晰。許多企業將撰寫職位描述的工作定位於優化企業的工作流程，解決多領導現象，改善現有的職責分工。但在實際工作中，我們經常面臨壹個兩難的問題:是描述企業中各個崗位的現狀，還是描述目標狀態，是什麽，應該是什麽。如果選擇後者“應該是什麽”，就必須在界定各崗位職責時，對現有的職責交叉、權責不清的現象進行調整，這將導致部分員工的工作職責和權限發生變化，並可能引發抵觸情緒。在這種情況下，企業就轉向了“是什麽”，只描述崗位工作現狀，失去了崗位描述的意義。因此，工作描述必須明確，即崗位目標狀態的描述，並得到最高管理層的認可和支持。5.職位描述的管理不及時。隨著經營環境的變化和企業的發展，企業中的業務流程也在不斷變化，部門的職責和崗位工作的內容和要求也會不斷變化。壹般來說，崗位說明書要不斷修訂，修訂的頻率要根據行業的發展和職責的變化靈活選擇。因此，當企業發生重大組織變革和戰略調整時，企業應及時修訂崗位說明書。但是，壹些企業的崗位說明書並沒有隨著企業的發展而改變，使得原有的崗位說明書在新的形式下失去了價值，難以發揮崗位說明書的規範和指導作用。因此，崗位說明書的編制首先應得到最高管理者的認可，並獲得最高管理者對崗位職責“變化”的理解和支持。在員工的積極參與和配合下，逐步實施。根據企業發展戰略調整組織結構，根據組織結構確定各部門的職責。崗位職責應該是部門職責的分解，部門職責應該體現在崗位職責上，即“人人有事，人人有事。”根據任務量和工作要求，將部門的工作任務合理分解到具體崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，明確部門各崗位的崗位職責。企業編制規範的崗位說明書後，人力資源部門應當建立崗位說明書動態管理制度，由專人負責管理和更新。