在自建企業內部電子郵件系統普及之前，人們往往使用免費和租用的虛擬主機郵箱來實現電子通信，但這兩種情況已經不能滿足企業用戶高個性化標準的要求，帶來了各種限制:
1，使用免費電子郵件地址。雖然國外的hotmail.com、yahoo.com.cn等免費郵箱都很穩定，但是現在各大網站對垃圾郵件檢測的評價也越來越嚴格，正常的郵件經常被當做垃圾郵件屏蔽。這種情況不是郵箱用戶雙方都能解決的，各大網站對這種現象的處理也無法做到壹對壹的服務。這種情況下，妳只能讓對方發到其他郵箱，不僅耽誤了自己的時間和精力，也浪費了對方的時間和精力。國內的免費郵箱，比如163.com，263.net，21cn.com，都是比較穩定的，雖然0cn.com的郵箱空間比較大，正常郵箱被封的情況和上面說的差不多，不能及時有效的解決。
2.使用付費的個人電子郵件地址。個人郵箱收費壹般從幾十元到壹兩百元不等，價格也不貴，系統也比較穩定。對於個人用戶來說，這是壹個不錯的選擇。唯壹的缺點就是容易被垃圾郵件攻擊。如果把個人郵箱作為企業工作郵箱，是非常不合適的。首先，郵箱沒有統壹的名稱，沒有企業域名，容易記憶混淆，降低企業形象；其次，企業無法統壹管理這些郵箱。當員工離職時，郵箱會被帶走，與郵箱相關的壹些信息，如客戶數據或技術數據也會被帶走。這是很大的安全隱患，企業也無能為力:郵件服務器控制在大門戶手裏，郵箱的密碼控制在個人手裏。
3.使用公司郵箱。壹般來說，企業郵箱是企業通過ISP註冊域名、租用虛擬主機空間時，ISP服務商給予的郵箱，或者是ISP服務商提供的收費企業郵箱服務。比如某企業管理員(新浪企業郵箱等。)可以通過壹個特殊的WEB界面添加或刪除他的域名下的郵箱。使用該服務的企業在最初階段主要用於對外聯絡和提升企業形象時發揮了很大作用。但是，隨著企業信息化的深入，不僅需要發送或接收外部郵件，還需要員工之間、上下級之間、部門之間、總部與分公司之間有壹個快速、簡單的溝通方式。最便宜和最方便的通信方式是內部郵件系統。當然，內部通信也可以通過外部郵件服務器完成，但是增加了在互聯網上的通信成本，速度慢，而且在互聯網上以明碼傳輸其內部信息，容易被監聽或監控，容易暴露公司業務信息。對網絡的依賴越大，危險就越大。
兩個人以上的企業，涉及到溝通交流，更何況十幾個人，幾十個人，幾百人，幾千人的企業。企業中人與人之間的交流非常頻繁，大部分日常工作都可以通過電子郵件系統完成，比如安排任務、發通知、匯報工作、傳遞信息等。現在越來越多的員工早上上班第壹件事就是先打開郵箱，看看領導安排了什麽任務，按照輕重緩急逐壹處理和回復。領導下班前做的壹件事就是看員工的回復或工作匯報，通過郵件下達指示。這樣大大減少了開會和打電話的次數，大大提高了工作效率，降低了溝通成本。IT行業很多公司，比如惠普、微軟，都有員工沒有自己固定的辦公座位。事實上，他們通過電子郵件系統與公司緊密相連。
隨著國內郵件系統的發展越來越成熟，郵件用戶從單純滿足收發要求發展到根據企業自身情況，自建可獨立管理的、符合其行業要求的內部郵件系統，已經成為企業信息化的發展趨勢。
自建企業郵箱的優勢在於:
1，充分體現企業形象。以企業域名為郵箱後綴，所有員工郵箱均為“abe@企業域名”，以樹立統壹的企業形象，方便企業形象的推廣。
2.克服員工流動的影響。員工離職時，企業內部電子郵件系統可以順利恢復，從而保留和延續所有業務聯系。如果日常工作使用個人郵箱，員工離職時不會上交，客戶仍可能聯系其個人郵箱並被帶走。
3.便於企業管理。您可以根據企業需要設置自己的電子郵箱，可以自由命名、分配容量、分組、群發、設置功能限制等。，便於企業的統壹管理。
4.增強內部信息溝通和協同辦公能力。利用企業內部電子郵件系統的壹些高級功能，可以實現信件的自動回復，提高工作效率，增強內部信息溝通和協同辦公能力。
5.比個人郵箱和租用虛擬主機郵箱更好的安全性、穩定性和服務質量。內部電子郵件系統在安全性、穩定性、防病毒和反垃圾郵件功能方面比其他形式的電子郵件好得多。有專門的售後服務支持，服務質量更適合企業業務應用。
6.對線上推廣和產品推廣有幫助。當妳收到壹封陌生的郵件時，根據信件的域名查詢網站是初步了解對方的好方法。有了企業中的電子郵件系統，妳就可以在日常交流中輕松提升自己。
如何選擇企業郵件服務器產品？
1.對於選擇哪些郵件服務器產品，不同的企業可能會有不同的選擇，但壹般會考慮以下幾個因素:方案的規模，應用的水平，選擇功能足夠的產品，性能合適，可根據需求進行擴展，不同的郵件服務器產品都有其特殊的用戶群，所以量身定制是最重要的。
2.購買成本:是產品的價格。根據企業規模的不同，可能是幾千，也可能是幾萬。同樣用戶數量的不同產品之間也有壹定的價格差異。
3.管理維護成本:軟件產品不同於硬件，管理維護成本占很大比重，甚至可能遠大於購買成本。因此，軟件產品是否易於管理和維護是值得考慮的。
4.用戶對產品的接受程度:尤其是對於Webmail界面是否美觀、優雅、易用，功能安排是否合理。
可見，企業內部電子郵件系統的建設不是可有可無的擺設，不是提升企業形象的標誌，而是真正能開源節流，為企業帶來效益的信息武器。內部電子郵件系統和內部程控交換機、內部電話計費系統壹樣重要，它讓信息在企業內外高速流動，將企業和外界緊密聯系在壹起。毫不誇張地說，電話和電子郵件系統構成了企業的神經和血管。
至於發送附件的限制，壹般情況下會快速發送，同事企業的郵件服務器也支持大附件的傳輸。如有疑問，可聯系kxmail系統廠商，電話028-86068810。