工具/原料
受控文件章 統壹規格的文件格式排版方法/步驟
受控文件發整理、發放壹般都由人力資源部來負責管控。 如果是其他部門要發放的文件,需要各部門提供原稿,如果是公司的制度,需要人力資源部起稿。整合內容之後,按照發放的文件格式排版。 文件完成後,需要與涉及的相關部門溝通,確定文件可行性,再交文件的發出部門審核,最後交給總經理審批。 審批完成後,在文件的首頁寫上發放的日期,並在文件的每頁紙的背面蓋上“受控文件”章,復印發放到各個相關部門,原稿存放在人力資源部存檔。 發放文件到各個部門時,要求各部門接收人在《文件盒資料發放清單》上簽收,並在對方的文件接收盒中的《記錄清單》中記錄好每次發放的文件。 可以不定期的檢查部門文件的保存情況,並在《文件檢查表》中記錄檢查情況。如果是確實的文件,首次是補發,然後是口頭提醒,如果再次確實,部門出《改善通知單》。 如果是對已經發放的文件進行修改的,將修改的文件按以上流程審批操作,並重新發放,同時將舊文件回收,保持壹段時間後,可定期銷毀。註意事項
文件的編號不要重復,做好記錄 不定期的檢查下各部門文件的保存情況