使用軟件之前，必須建立好企業的商品資料、供應商資料、客戶資料、職員資料等，這是首要的（在軟件的演示賬套裏，已經默認添加了少部分資料信息，您可以在此基礎上做壹些練習）。建立好後，以後只需調用就不需重新輸入了。
在建立基本資料特別是商品資料之前，壹定要做好基本信息分類工作，分類十分重要，它便於您以後統計、查詢和查找，使您的管理更有條理（比如“香煙類”、“酒水類”、“電子類”、“圖書類”等，可依據商品的性質和您的管理習慣來分類）
1)建立商品信息操作步驟
A)基本信息-->商品類別（在軟件左上角有個基本信息，在基本信息裏面找到商品類別）
打開商品類別後，點擊界面上的新建同級、新建下級，輸入類別全稱即可，其他的可忽略，點擊保存後，左邊立即出現剛剛新添的類別，若您想在某壹類別下建立子類別，則在左邊選擇上該類別，然後點擊新建下級輸入子類別保存後即可實現。
B)基本信息-->商品信息
打開商品信息後，您就可以輸入商品信息了。首先選擇左邊的類別（您要添加的商品屬於哪個類別），然後點擊界面上的新建，即可在右邊輸入商品名稱、編號、規格、單位等信息，輸入後點擊保存即可，對擴展屬性、積分系數等其他屬性，在以後的章節我們再做詳細講解和熟悉。
2)建立往來單位操作步驟
基本信息-->往來單位信息
您的客戶資料、供應商資料，就建立在往來單位信息裏面，首先還是要先分類，比如分成“供應商類”、“客戶類”，然後根據具體的需要，可以無限分類別。類別分好後，就可是對應地輸入“供應商”和“客戶”資料了。
3)建立職員、倉庫操作步驟
職員信息和倉庫信息，也分別在基本信息-->倉庫信息、職員信息裏面新建即可，方法如同以上所述。
授權
選上具體某個職員後，界面上有個編輯權限按鈕，點擊該按鈕後，即可進入權限編輯界面，可對該用戶進行授權（該職員可以進行什麽操作，能看到哪些數據，不能看到哪些報表，即通過此功能實現）
第二部分：商品期初入庫
基本信息-->商品期初入庫單
在商品、職員、倉庫等建立完成後，您可以輸入期初商品庫存了。
期初入庫單輸入非常簡單，首先要選擇倉庫，然後選擇您要輸入的商品，對應地輸入成本單價和數量，輸入完成後按保存即可。
如果您已經開賬，期初入庫單將不能輸入
如何判斷是否已開賬了呢？
系統管理-->開賬是灰色狀態的話，說明系統已開賬；若要回到未開賬狀態，請進行系統重建操作（系統管理-->系統重建）。系統重建是壹步比較重要的操作，要慎重，建議要系統重建時，請和我們技術部聯系。
當您確定所有的商品期初數量都輸入後，即可開賬：系統管理-->開賬，點擊開賬
第三部分：會計科目
說明：若無涉及到會計科目的應用，則無需學習以下章節
基本信息-->會計科目
本系統采取的是簡潔明了的會計處理方式，重點在於管理費用方面。
進入會計科目界面，可以對系統科目外的其他會計科目進行修改、增加下級科目等操作。系統外科目有固定資產、現金、銀行存款、其他資產、其他負債、其他收入、其他支出等幾項
其中
現金類科目需要建立在現金二級科目下
各銀行帳戶需要建立在銀行存款二級科目下
各種費用需要建立在其他費用二級科目下
營業外收入需要建立在其他收入二級科目下
固定資產明細需要建立在固定資產二級科目下
以上的科目允許添加多級子科目
會計科目編輯界面上有“期初借方”、“期初貸方”期初輸入
往來單位的“期初應收款”、“期初應付款”在往來單位信息的編輯界面上有輸入框（系統未開賬狀態才能輸入）
支付方式
基本信息-->支付方式
若要對現金和銀行存款管理，還需進行支付方式設置。
打開支付方式，點擊左邊的新建，輸入支付發方式名稱、編碼，同時選擇對應會計科目；
壹般情況，我們把現金支付方式作為缺省支付方式
以上設置好後，做費用單、付款單、收款單等相關單據時，即可選擇上相應的支付方式了。
第四部分：如何新建賬套
輕松掌櫃自帶了壹個學習賬套，您第壹次登陸進去的就是學習賬套，裏面有壹些演示數據。那麽如何創建壹個新的空賬套呢？
A)在您電腦的桌面上，右下角（大概在顯示時間的地方），有壹個橙色的小地球，雙擊它，將跳出壹個對話框，對話框上有個新建賬套按鈕，輸入您的賬套名稱後，點擊確定即可完成。
B)在您電腦的桌面上，找到輕松掌櫃這個圖標（藍色的小地球），雙擊它，將跳出壹個登陸界面，上面有賬套選擇藍色字體的按鈕，點擊它進入新的壹個界面，在賬套的地方，選擇您剛才創建好的賬套