步驟1組隊
如果妳被賦予責任，為妳的人力資源部門選擇壹個新的軟件系統。從哪裏入手，大部分公司都會組建壹個團隊負責軟件系統的選型。人們認為組成壹個3到7人的小組來共同完成這個任務是壹個不錯的選擇。壹般來說，如果能有幾個人參與到軟件系統的選擇過程中，項目的質量肯定能得到提高或者更好的保證。但究竟應該把誰納入這個群體，其實可以通過看誰是主要用戶來確定。
另外，壹開始就要有壹個IT技術知識豐富的團隊成員，科學管理，防止項目因為成本失控而失敗。壹些大公司可能會有壹個獨立於項目組的“系統推進委員會”。推進委員會壹般由公司的壹些決策者組成，負責成本或費用的審核，參與合同的談判，給予項目組高層支持。
設定目標
小組會議應首先確定和制定人力資源管理系統項目的目標。如果妳沒有在壹開始就設定壹套項目目標，妳會浪費重要的時間去評估錯誤的產品，甚至更糟，最終選擇錯誤的軟件系統。這些目標是:
1.人力資源管理系統的IT技術策略是什麽？
2.妳需要什麽，為什麽需要？需要系統具備哪些功能？
3.妳希望通過努力達到什麽樣的結果？
4.妳想通過這個系統改變什麽業務流程？新的業務流程應該是什麽樣的？
5.業務流程對系統有什麽要求？新系統如何支持整個業務流程？
為了確定這些目標，可能需要采訪高級經理、人力資源部門的其他人員以及可能使用該系統的各種用戶，以確定公司對人力資源管理系統的真正需求。
全景
人在確定了自己的目標之後，對自己想要的系統就有了壹個全景圖。如果您正在尋找人力資源功能的單獨解決方案，如求職者管理或COBRA管理，您必須確保它們可以與公司的人力資源管理信息系統集成。當需要考慮其他系統時，是否只是孤立的問題？如果您選擇新的HRIS綜合解決方案，它能滿足所有專業需求嗎，如培訓記錄管理和績效管理？在考慮單獨的解決方案時，要考慮是否符合公司HR的IT技術戰略。
未來需求
為了保證系統的發展，人們還必須考慮幾年後人們需要什麽樣的信息系統。另外，還要考慮幾年後可能會有什麽特殊需求，什麽時候可能會出現這種情況。以後還需要這些資料嗎？比如員工的身份證明，出生日期，社保號，姓名，住址等等。如果是，就要考慮如何避免重復輸入申請信息。我們準備開始人力資源信息系統的聯網。有哪些主要的業務流程因為系統的實施而發生了變化或者將要發生變化？是否考慮了員工自助系統和經理自助系統？
技術環境
在選擇任何系統之前，必須識別和確定新系統的技術環境。這項工作將由您的IT專家負責。壹般來說，要回答的問題有:妳要找的系統是獨立電腦、局域網還是互聯網；？這個系統需要運行在什麽樣的操作系統上，Windows2003還是Linux等。如果是數據庫應用系統，數據庫系統是SQL、Oracle還是DB2？如何解決遠距離數據錄入和傳輸的問題；妳需要網絡支持嗎？如果系統編程語言工具不壹樣，比如C#或者Delphi，會有區別嗎？IT部門是否計劃在未來幾年內對技術平臺實施重大變革？
預算
雖然在與供應商正式談判之前很難做預算，但在與供應商接觸之前，我們應該估計壹下我們公司願意支付的價格。在做預算的時候，把這些成本分成三部分是非常重要的:軟件，(電腦)硬件和實施。軟件成本主要包括系統軟件使用權、數據庫使用權、軟件升級維護等。硬件費用主要包括服務器費用、電腦設備和網絡設備費用。實施費用包括軟件安裝調試費用、教育培訓費用、數據轉換費用、供應商或第三方提供的咨詢費用。
第七步:準備說明書。
完成前面的六個步驟後，應該為這個新的軟件系統編寫壹個規範。這份文件要從人力資源的整體IT技術戰略入手，列出項目實施的目標，明確人們需要的基礎系統的功能，說明這個系統如何與其他系統集成和接口，列出第五步提出的技術問題。這壹步是整個選拔過程中的關鍵環節。如果妳的指示非常清晰、準確、明確，那麽妳的選擇過程就會非常順利，否則，就不要開始第七步，從頭再來。
開發或購買
在這個過程中，很多公司不得不考慮是自己組織力量開發壹個系統，還是購買市場上成熟的系統。這種考慮可能在第二步或第三步的時候就早早考慮，也可能到第十五步或第十六步才考慮。人們認為這壹步最遲不能晚於第八步，因為這是典型的帶情緒的問題，可能會讓妳糾結過多的精力，甚至讓過程失敗。壹些公司自己開發的人力資源管理系統也很成功，但更多公司的努力失敗了。最後，如果您的IT部門提出了壹個開發自己系統的項目計劃，包括時間表和預算，那麽您必須將他們的計劃翻壹番，然後才能與市場上的產品進行比較。
發布需求信息
現在我們已經準備好識別和選擇哪個供應商或他們的產品能夠滿足需求，我們如何將這些信息傳遞給供應商呢？比問其他公司的同事看看能不能推薦壹些能滿足壹般功能需求的供應商簡單。另壹種方式是通過互聯網發布需求信息。
步驟10數據初步審核
壹般情況下，會通過發布需求信息來獲得候選供應商名單。接下來，聯系他們，研究他們給妳提供的公司和產品介紹。壹般來說，供應商提供的產品手冊深度不盡相同。有些手冊只是從概念上和概念上描述自己的產品，有些則非常詳細，包含大量信息。因此，必須確保獲得足夠的供應商和產品信息，以保證選擇和選擇系統的需要。這也是非常重要的壹步，不應該忽視或者忽略，因為縮小選擇範圍，接近目標，是妳的壹項重要工作。
有些供應商很可能妳打電話就被刪了，因為他們的產品不能在公司的系統平臺上運行，或者因為他們的功能不能滿足妳的需求。在對供應商提供的產品信息進行仔細的討論和研究後，我們也可以根據供應商的技術標準等問題刪除部分供應商。這裏有壹條建議。聯系他們的時候，很多供應商都是預約面試。不要答應他們，因為這壹步妳還沒有做好迎接他們的準備。應該允許他們提供盡可能多的信息。讓他們知道，如果妳對他們感興趣，進壹步聯系他們。
步驟11發布工程招標文件。
您可以開始準備項目標書，並將其發送給當前縮小範圍的供應商列表中的所有幸存者。項目標書可能只有壹頁，也可能長達十頁。這取決於供應商被期望提供多少關於他們產品的細節。壹些小公司會發布壹些簡單的壹頁或者兩頁的需求規格說明書。需求陳述包含的信息更少，但是更靈活，可以根據指南進行調整，以加快這個階段的速度。較大的公司或公共部門通常使用正式的項目招標文件。在壹個人力資源信息系統的需求中，壹般的要素包括以下幾個方面:公司簡介；介紹軟件的硬件配置和可以支持的員工總數；系統功能介紹；所需的軟件環境和規格；報價(使用權費、培訓費和實施費，以及未來年度維護費和熱線支持費)；實施案例；供應商提供的產品、服務和支持的目錄；合同樣本。
項目招標完成後，把標書發給候選供應商，給他們壹個合理的準備期，比如三到六周的時間準備投標。壹些供應商可能會提供標書樣本，以確定所需的系統特性。標書應該包括招標指南，具體指出供應商必須說明的壹些問題，比如:他們的系統是否能滿足標書中的每壹項要求？這些功能還會包含在系統的升級版本中嗎？有必要重新設計系統嗎？如果有，成本會是多少，還會造成哪些其他問題？
妳壹定要非常註意妳的特殊需求會增加多少成本，實現起來會有多少障礙和困難，對以後的技術支持會有什麽影響。在設計和改造系統之前，妳最好盡力對自己公司的業務流程進行再造，以保證兩者之間的匹配。
步驟12評估
當所有的標書都返回給妳的時候，妳需要有壹套評估所有系統的基本標準。典型的做法是準備壹份評估表。評估表的列是系統要求的每個項目，行是提供產品的每個供應商。然後可以對標書中的每壹項進行評分(是/否，1，或者其他類似的序列值)。對每個供應商的每個要求打分，這樣妳就能找到那些最能滿足妳要求的供應商。下壹步是聯系他們，並要求系統的測試版本，以進行演示和評估。
步驟13測試版本的控制
壹般來說，系統的測試版本是壹個非正式的系統，專門用來展示正式版本系統的功能和特點，以及運行方式等。，並且通常有壹些限制。所以，妳壹定要關註系統廠商提供的beta，並加以控制。這是壹項非常重要的工作。
怎麽控制？所有的軟件廠商壹般都有壹個標準的測試版系統，這裏不應該接受這個標準的測試版。因為，壹定要牢牢把握自己的需求。在與供應商會面之前，應準備並向他們提供測試系統的詳細需求文檔。這樣供應商就能提供符合妳要求的測試版本，妳也能準確把握妳的需求。在測試版演示的評估過程中，所有團隊成員都應該參與。
步驟14第二次評估
在完成系統所有測試版本的演示和評估後，所有團隊成員都寫下了他們對每個測試系統的滿意和不滿意。因此，您需要壹個或多個供應商為您提供更多的補充信息，以供下壹步使用。當然需要考慮價格因素，但是需要明白這個價格絕對不是最終價格。當供應商更加了解他們的需求時，他們的價格標簽會越來越準確，可能會更高或更低。最後，確定兩個但不超過三個供應商進行最終選擇。有必要請這些幸運的人提供壹個更合格的beta系統，以便稍後進行最終評測。
步驟15決定因素
項目組已經評估了所有的軟件系統，現在是做決定的時候了。在軟件系統的選擇中，價格是壹個但不是唯壹的決策因素。其他明顯的決策因素是與現有系統的兼容性和該系統在本省的功能性。對於許多公司來說，實施成本和時間安排也是決策因素。這裏需要註意的是，由於管理團隊代表掌握著最終的投票權，因此需要確保管理團隊代表能夠參與到選擇過程中。
步驟16調查案件。
現在可以聽聽，調查壹些實際案例了。在審理和調查案件之前，小組應準備壹份調查期間需要解決的問卷。問卷中的問題囊括了妳所關心的壹切，從系統功能到後續支持。在考察過程中，壹定要註意案例中系統運行的環境，比如Windows2003、Unix或者Linux。這將決定HRMS系統是否是公司的系統環境。
如果妳知道在同壹個地區有使用這些系統的用戶，最好去拜訪他們，看看系統實際是如何工作的，聽聽實際用戶對系統的意見。之所以最好在第二次論證評估前聽取和檢查案例，是因為可能會在其中發現壹些問題，這樣可以看到在第二次評估中是否得到了妥善解決。
步驟17第二次演示測試版
在進行第壹次演示時，有必要通知供應商，項目團隊可能需要就壹些特殊問題進行第二次演示。這些特殊問題在第壹次演示中沒有解決，在案例研究中也沒有發現。此外，確保管理團隊代表參與到這壹過程中。技術代表應確保所有技術問題都能在此次演示中得到解決。審查系統的核心功能、報告系統、運行速度、實施進度和成本、客戶服務以及項目團隊關心的其他問題。與供應商討論他們報價的每壹項也是必要的。澄清報價中相關問題並進行調整的機會。如果在第二次演示評測中沒有解決所有疑惑，不要厭煩。妳應該要求供應商提供第三次甚至更多的演示評估。
步驟18評估並再次選擇。
所有的陳述都完成了，所有的問題都回答了，現在是最後選擇的時候了。投票前，回顧第二輪陳述中獲得的信息。將所有這些信息與最初的目標和需求進行比較。
可以做壹個評估表來輔助決策，橫向是決策因素，縱向是各個系統產品。如果前面的步驟實際上完成了，小組將很容易作出選擇。在某些情況下，妳會發現兩個系統最終都能滿足妳的需求，所以妳可以和這些公司協商選擇最有利的解決方案——價格、培訓、實施等等。項目的每壹步都關系到系統選型的成敗。