所以無論作為交接人還是接手人,我們都希望能做好工作交接。但怎樣進行工作交接?
其實大部分人是不會的。多數人在交接工作時就是按照離職流程表上,把自己手上的資料整理打包,再和接手人講解說明壹下就完事了,再好壹點會寫個材料和任務清單給接手人。但是這些交接工作不壹定細致到交代清楚所有問題,還是有很多事情需要雙方反復溝通,導致時間浪費。
今天,我們就來說壹說工作交接那些事兒。
1. 工作交接的內容
工作交接類型不同,交接的內容和程度均有所不同,具體內容包括但不限於如下內容:
(1) 公司各類文件,包括培訓材料、規章制度、操作手冊、各類宣傳材料等;
(2) 在職期間的工作記錄資料,如電子版的工作日誌、記事本等;
(3) 崗位涉及工作流程、關鍵控制點和註意事項;
(4) 目前工作的進展程度,包括未完成事項、待辦事項的交接;
(5) 客戶資料交接,主要包括銷售客戶、供應商、對外聯系的部門及人員情況交接,尤其要註意客戶檔案的完整性和準確性,比如客戶的姓名、職務、聯系方式、電子郵箱等基本信息;
(6) 固定資產及日常辦公用品等實物移交,包括各類物品、鑰匙等;
(7) 款項移交。員工應在離職前將經手的各類項目、業務、個人借款等款項事宜移交至財務部。
2. 工作交接的方式
不同的交接對象,交接的方式也會有所不同,具體可分為以下方式:
(1)實物交接可直接交回給接手人,確保數量和質量無誤即可;
(2)電子版和紙質版文件可形成目錄形式,確保賬物相符後拷貝和移交給指定的人員;
(3)對於工作流程、關鍵控制點和註意事項的交接,尤其是工作流程、業務操作方法等,可對接手人進行示範操作,不斷輔導和糾偏,確保能獨立操作為止。
(4)交接郵件:妳可以把工作交接的所有內容,包括已經完成的工作、待完成的工作、應對策略等,連同交接實物和文件清單壹起寫在郵件當中,抄送給妳的接手人、相關主管、老板等多方。這樣交接工作壹經完成,責任明確公開,避免了未來工作出現問題將責任推脫到前任身上。
3. 工作交接註意事項
(1)每項交接均應由交接人、接交人以及監交人簽字確認,並經人力資源部審核備案後方可認定為交接完成;
(2)在工作交接過程中,如出現部分文件、資料、圖書遺失或固定資產損壞時,應采取相應的措施予以補救或賠償;
(3)工作交接是作為員工離職、崗位調動和交接班工作風險防範的重要環節,確保工作交接流程化、標準化和規範化。
不管妳是移交人還是接手人抑或是監交人,本著為同事、為部門和企業的利他心理,認真做好工作交接,終歸收益的還是自己。