商務談判所需要的信息、情報主要包括對方公司的資信情況、近期市場狀況以及對方談判人員的有關資料。
1.對方公司的資信情況
在舉行商務談判之前,首先要弄清楚對方公司的資信情況。資信包括兩個方面的含義:壹是對方的合法資格,二是對方的資本信用與履約能力。對談判對方的資信審查包就包括上述兩個方面的審查。
對談判對方合法資格的審查包括兩項內容:第壹,對方公司的法人資格;
第二,前來談判的客商的代表資格或簽約資格。所謂法人,就是在法律上具有人格的實體。要成為法人必須符合三個條件:法人必須有自己的組織機構、名稱和固定的營業場所,組織機構決定和執行法人的各項事務;法人必須有自己的財產,這是其參加經濟活動的物質基礎與保證;法人必須具有權利能力和行為能力。前者是指法人可以享受權利和承擔義務,後者是指法人可以通過自己的行為享有權利和承擔義務。
企業在滿足了上述條件以後,在某個國家進行註冊登記,通過登記即成為該國的法人。
對對方法人資格的審查可以要求對方提供有關文件,如成立的註冊登記證明、法人所屬資格證明等。在拿到有關證明文件以後,要查清以下壹些問題:要弄清對方法人的組織性質,是有限公司還是無限責任公司,是母公司還是子公司或是分公司。公司的組織性質不同,所承擔的責任是不壹樣的;要弄清楚對方的法定名稱、管理中心地、主要的營業地;要確認其法人的國籍,即受哪壹國的法律管轄。
對於對方法人資格的審查,還可以通過其他的手段和途徑進行驗證。可以通過對方所在國有資格的咨詢部門,代為調查。也可以通過與對方非正式的接觸,穿插地向對方了解己方所需要了解的問題。
對前來談判的客商應進行代表資格或簽約資格審查。並非公司企業中的任何人都有資格代表該企業對外談判簽約。從法律的角度講,壹個企業能夠代表對外簽約的只能是董事長或總經理。企業或公司對其工作人員超越授權範圍或根本沒有授權而對外簽約應承擔的義務概不負責。
在商務談判中,經常出現某壹企業的職員以企業或公司的名義,到處招搖撞騙的情況。因而,在談判簽約前,應要求對方出示法定代表資格的文件,如授權書、委托書等,以證明其確是合法代表人。
對談判對方的資本狀況的審查主要是審查對方的註冊資本、資產負債表、收支狀況、銷售狀況、資金狀況等有關文件。
對對方商業信譽與履約能力的審查,主要是考查對方在以往經營活動中的表現,包括對公司的經營歷史、經營作風、產品的市場聲譽與金融機構及其他公司企業之間的交易關系等的考察。
在開始談判磋商之前,壹定要通過各種渠道弄清楚談判對方的資信情況。否則,必然導致在談判中處於被動地位乃至失敗,甚至上當受騙而後悔不叠。
2.近期市場狀況
對有關商務談判的市場狀況了解得越多、越詳細,無疑在談判中會處於有利地位,會提高己方的談判實力。詳細掌握近期市場狀況,可以使談判者在談判中言之有據,說話有分量,為談判者談判目標的確立提供可靠的依據。了解近期市場狀況,尤其是搜集對方公司近幾年技術和設備在國際和國內市場上的銷售情況,通過分析市場銷售信息,可以判斷對方技術進步、經營方針和價格政策。如果能搜集到對方公司近期在某項目或某工程上投標成功或失敗的情況,對己方談判則更為有利。了解對方公司競爭青的市場行情,則能為己方在談判中增添壹顆有力的討價還價的砝碼。
市場狀況瞬息萬變,談判者所要了解的市場行情應該是最新的或盡量新的,否則,世易時移,即便是掌握了許多情報,也是毫無作用,甚至是因情報過時而導致決策失誤、損失慘重。
3.對方談判人員狀況
談判盡管是在企業之間進行,代表企業的利益,然而,談判過程的具體交涉,卻是由特定的談判人員進行的。他們都有自己獨特的性格、氣質、興趣和經歷,有不同的處事態度和思維方式,談判的成功不光要對對方公司資信情況和市場狀況作細致的了解,還要對對方談判人員的情況有詳細的了解。在某些情況下,對對方談判人員狀況的把握,其重要性並不亞於對對方公司資信情況的了解。
通常而言,壹個人的長處是他最熟悉、最易理解的領域。如果掌握了對方談判者的這壹情報,在談判的時候,以其長處開始和他交談,他就有話可談,也容易談到壹起,接受妳的觀點。談判從對方最感興趣的地方入手,打開他的“話匣子”,就能為正式涉入主題創造良好的條件,容易達到談判的目的。
二、好資料的來源
在利用資料之前有三個實質性步驟。首先,必須知道是否有資料和資料在哪兒?其次,必須能夠接觸到它;第三,必須有組織地接受它。妳肯定會說這是人所***知的,是的,不過有許多普通的道理卻很容易被忘掉。遺憾的是,知識絕不是免費的。經理們可能只是口頭上說說知識的重要性,但卻不準備花必要的錢。要知道存貯和利用信息是需要錢的。
買主和賣主可以利用大量的公開資料。在當今這個通訊和計算機很發達的社會裏,我們的業務和個人履歷很多都像壹本打開的書。諸如抵押、留置權、法律判決、設備改進、合同授予、稅收和追蹤記錄這些公開記錄,任何人都可以利用。通過信用調查、股東報告,可以得到財務數據。公司的組織指南、電話簿和內部報紙都很容易獲得。其他資料來源還包括報紙、簡報、政府研究報告、人名錄、行業協會會刊和期刊。大多數資料都能以很低的費用獲取,但公司並未有組織地收集它們。談判人員應有利用內部歷史檔案的權利,他也隨時準備接觸其對手的成績記錄。履約歷史、交貨記錄和以前的質量問題能幫助妳做出較好的判斷。
談判人員應該知道正在與對手公司進行的其他業務的狀況。在某種程度上,人是可以預測的,他們容易重復所用過的戰術。為此,簡要地描述以前的戰術是有價值的。這樣壹種記錄能夠對將會發生的麻煩提出預告。
資料庫只有把其中的材料與使用它的人聯系起來,才有價值。檔案應該服務於壹種目的,那就是增加談判的力量。它應該描述對方需要什麽、他的成員都是誰、他們的談判風格以及公司的強項和弱點。
當賣主不想提供價格分析資料時,買主如何才能得到它呢?下面的建議不妨試壹試:(1)用提供程序、政策和法律規定來幫助買主做買賣。
(2)把采購員甲與采購員乙連在壹起。賣主可能做出決定。他的最大利益在於提供資料。
(3)向更高壹級當局提出抗議。
(4)如果不能得到全部,那麽就要壹部分,至少總比沒有強。
(5)施加法律或政治壓力。
(6)拖延訂貨。
(7)指出賣主的競爭者正在提供價格分析資料。
買主應該記住,不是推銷員本人拒絕提供資料,而是他組織中的人。當賣方明白了他們的長期利益處於危險之中時,買主便很快可以得到費用分析資料。
賣主能避免給出他的費用和價格分析資料嗎?不太容易,但下面這些對策可以用來阻止買主的要求,甚至是最頑固的買主也能被挫敗:(1)有關不允許分析的公司書面政策。
(2)拿不到詳細的資料。
(3)提供用處不太大的數據。
(4)以準備數據為借口長期拖延。
(5)向買主解釋不能提供數據的原因是怕貿易秘密或者專有資料被泄漏給競爭者;
(6)把高費用與分析資料捆在壹起。
(7)由賣主組織中的高級官員來解釋“我們要對付競爭,否則我們便失去“買賣”的政策。
賣主給多少資料往往取決於他的堅決程度,堅持說堅定而圓滑的“不”,便可奏效。
我們將大堆的情報搜集起來了,然而它們並非全部有用、全部準確。面對這眾多的情報資料,首要任務是尋求有用的資料。通過去偽存真,將有用、真實的情報,經過濃縮後存儲,將錯誤的和可有可無的情報予以剔除。
去偽存真,必須先鑒別出什麽是偽的情報,偽的情報具有如下特征:假象。事物出現常常伴隨著玫瑰色的假象出現,表面現象往往是虛假的、誇大,滿足於個別的、局部的現象,以點代面,以偏概全。
空洞。沒有事實根據,或者根據虛假性情報得出的情報。
偏頗。過於註重影響事物的某壹因素,忽視其他因素(特別是那些壹時被認為是無關緊要的因素)。而有趣的是,環境是變化的,影響因素的主次地位也在變化。
拼湊。在時間和空間上發生偏差和混亂,情報材料張冠李戴;或者把加工者的人為分析當作初始狀態的情報,主觀拼湊,結果是“失之毫厘,謬以千裏。”
歪曲。在加工的過程中,受外在因素的幹擾,不是通過情報的分析加工得出科學結論,而是為了論證某種既定觀點,對情報作斷章取義的曲解性加工。
經過了去偽存真這道工序,我們便得到了真的情報。真偽情報雖然能反映事物的本質並可直接利用,但大多數卻還是處於零碎狀態的信息點,盡管有用,但並不壹定有效。只有將所有信息點串聯起來,形成信息線,乃至發展成信息面,這些零碎的情報才能發揮它們的功效。
為此,可以通過歸納法(以經驗材料為基礎、從個別推導到壹般的邏輯方法)、演繹法(從壹般到個別的邏輯推理方法)、比較法(辨認對象之間的相同點和相異點的邏輯方法)對情報進行加工整理,以提高情報的有效使用性。