做好檔案、檔案信息管理系統及電子數據的備份，是抵禦突發性自然災害破壞、確保檔案安全的壹項重要措施。各級檔案館必須建立完善有效的備份機制。
檔案備份，就是對檔案、檔案信息管理系統及電子數據采取某種技術手段和方式進行復制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統及電子數據遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。