辦稅人員先在電子稅務局實名註冊，登錄後刷新企業列表，擔任法定代表人、財務負責人、辦稅員的納稅人企業都會顯示出來的。
辦稅員並不壹定是要會計人員，壹般普通員工也可以。持有辦稅員證的人才能去稅務購買發票，申請稅控機等。系統支持網上辦稅服務廳壹人綁定多家企業的辦稅人員操作，同時也支持壹個單位納稅人添加多位辦稅人員。沒有《辦稅員證》的人員不得辦理出口退稅業務。
企業更換辦稅員，應及時通知主管其退稅業務的稅務機關註銷原《辦稅員證》。凡未及時通知的，原辦稅員在被更換後與稅務機關發生的壹切退稅活動和責任由企業負責。