收費處每月依據接收代辦處的數據做出月結算單,以傳真形式通知代辦處。
（二）匯款
代辦處接到月結算通知單後，應與相應月轉出的數據核對，復核無誤後，在壹周內按月結算單通知的金額全額匯入收費處帳戶。代辦處應遵守月結算及匯款的規定，不得無故延遲匯款。
（三）重新結算
經代辦處核對，發現月結算單內容有誤時，應以傳真方式立即通知收費處，收費處在三日內應向代辦處發送正確月結算單，代辦處接到月結算單後，壹周內向收費處匯款。
（四）專利費滋生利息
據國家財政部及國家知識產權局有關文件規定，由專利費用滋生的利息應全額上繳國家財政。代辦處獨立帳戶資金滋生的利息應上繳國家知識產權局（收費處代收），上繳時應附有書面說明，簡述利息滋生原因。
（五）專利費用的日報表、月報表
每日與收據壹並向收費處報送下列三張報表：
1．日結單
2．匯總表1
3．匯總表2
每月第壹個工作周向收費處報送下列三張報表：
1．科目余額表
2．應交局費用明細表
3．資產負債表
專利費用收取程序：
（壹）接收專利費用的方式
代辦處可接收銀行、郵局匯寄，或到代辦處面交的專利費用。
（二）專利繳費日期的確定
專利繳費日應依據專利法、專利法實施細則及有關規定確定。
通過銀行匯款繳費時，銀行匯單中缺少必要繳費信息（申請號及費用種類），以代辦處收到正確繳費信息日為繳費日。
通過郵局匯款繳費時，郵局匯單中未寫明申請號（含申請號錯誤或申請號不完整）的專利匯款，代辦處可直接辦理退款，退款後不保留原匯款日。若匯款人在退單上補填信息後再次寄送代辦處時，應以匯單第二次寄出的郵戳日為繳費日。
（三）專利收費記帳
代辦處的專利收費，應使用由國家知識產權局專利局提供的計算機收費系統記帳（以下稱收費系統）。每日應建立面交、郵局、銀行記帳卷；工作需要時，可建立更正卷、轉帳卷、月末特殊憑證卷。系統在使用中應嚴格遵守"專利收費系統操作手冊"或相關說明的規定。
代辦處應將面交專利費用當日記帳；銀行、郵局匯寄的專利費用，繳費信息完整的應當日記帳，原則不超過次日（節假日、法定休息日除外）。
面交專利費用時，應請繳費人當面核實記帳數據。發現數據錯誤，應立即修改計算機中的相關數據，並重新打印收據，含有錯誤信息的收據應由代辦處收回作廢。當日面交收費結束後，應輸出面交數據復核單，依據繳費憑證檢驗復核單中的數據及收據號。發現數據錯誤，應立即修改計算機中的相關數據。修改後，由復核人員（不得是數據采集的同壹人員）通過復核數據。必要時，應通知繳費人更換收據。
銀行或郵局匯款記帳後，應每日按卷號輸出數據復核單，依據繳費憑證檢驗復核單中的數據。發現數據錯誤，應立即修改計算機中的相關數據，修改後方可通過復核數據並批式打印收費收據。打印後需更改收據號時，可利用特殊憑證維護功能或相關說明修改收據號。
（四）專利收費收據的處理
收據第壹聯（棕色）在記帳後，應按序排列，寄送收費處。
收據第二聯（黑色）在記帳後，面交或寄送給繳費人。寄送收據時，應采用掛號信函並記錄發函日期，以備查詢。
收據第三聯（紅色）在記帳後，按收據號排序寄送收費處。
收據第四聯（蘭色）在記帳後，與記帳憑證合訂壹處，按序裝訂成帳本，供財務檢查或審計使用。
（五）繳費憑證
通過代辦處面交專利費用時，繳費人應按規定認真填寫繳費清單，以繳費清單為記帳憑證。
通過銀行匯款時，以銀行匯款單及匯款清單為記帳憑證。
通過郵局匯款時，由代辦處復印的郵局匯單（復印正面，必要時應復印匯單正、反兩面），以復印件為記帳憑證。
代辦處專利收費系統管理及使用
（壹）收費系統的管理
收費系統的軟、硬件由國家知識產權局提供，代辦處負責使用管理。代辦處負責人對收費系統的安全及正確使用負責。收費系統應由壹名代辦處工作人員操作，該工作人員應具有計算機專業學歷（或相近專業學歷）。
（二）收費系統的工作範圍
收費系統僅用於代辦處專利收費，不得用於其它工作範圍，不得向代辦處以外的任何單位或個人提供收費數據及收費系統軟件。
（三）數據備份及系統的恢復
代辦處操作人員每日應對收費系統的收費數據備份並妥善保存備份資料。當系統崩饋時，操作人員因應立即通知收費處，由代辦處系統操作員根據恢復手冊指導內容，重新安裝系統，收費數據由代辦處利用本地備份數據盤恢復。恢復過程應有相應的書面記錄，以書面報告形式報送初審及流程管理部綜合處。
（四）收費系統的軟件維護與更新
代辦處收費系統軟件的維護與更新由國家知識產權局專利局統壹安排。
附則
（壹）各代辦處應設置獨立銀行帳戶、帳號，不得委托當地專利管理機關財務部門代管。獨立帳戶僅能收取專利費用，帳戶內資金的支出方向為專利局收費處。
（二）專利收費的工作應由持上崗證的代辦處工作人員執行，工作人員對專利收費數據負有保密的義務，泄密者將承擔相應法律責任，對代辦處將處以人民幣20000元以下的罰款。
（三）專利收費標準和種類必須嚴格遵照國家知識產權局專利局的規定執行，不應超範圍收費，不得在專利費過程中收取任何手續費。收取的專利費用應按期如數上繳，不得擅自挪用、滯留。擅自挪用、滯留應上繳專利費的，將扣除代辦處當年的20作為罰款。
（四）因代辦處工作失誤，需由初審及流程管理部更正數據時，每更正壹申請號數據，對代辦處將處以人民幣6元的罰款。
（五）代辦處無故延誤專利收費數據的傳輸或未按規定時間寄送收據，每滯後壹日，對代辦處將處以人民幣200元的罰款。
（六）代辦處應遵守國家及國家知識產權局制定的有關法規，依法行政。未經批準，不得擅自停止或改變代辦處的工作職能。嚴重違反本規定的，國家知識產權局將責令其停止業務工作並整頓，直至撤銷專利收費工作職能。