檔案收集工作的要求有哪些?

檔案收集工作的要求檔案收集工作的基本要求是加強檔案館(室)外業務工作的調查與指導，保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整，維護全宗和全宗群的不可分散性，實現人館(室)檔案的標準化(壹)加強檔案館(室)外業務工作的調查與指導收集工作是要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視館(室)外檔案業務工作的調查，掌握收進檔案館(室)的檔案的形成、流動、管理、使用等方面的信息，以便科學地安排和指導各有關單位或部門的檔案移交工作。基層檔案室必須註意研究和掌握本單位檔案的形成規律和特點，嚴格執行歸檔制度。各級各類檔案館應當從本館的性質與職責出發，對有關國家機構、社會組織和個人的職能、任務及形成檔案的內容、種類、保存價值、數量、整理、保管等情況進行調查研究，科學確定應移交檔案的範圍、時間和數量。各級檔案館在接收檔案前，應當對確定進館的單位進行檔案基本情況的調查與分析，協同檔案行政管理部門制訂相應的辦法，對有關單位的檔案工作進行監督、指導與檢查，提高組卷與初步鑒定的質量，做好歸檔與進館的各項準備工作檔案館接收檔案進館，應當根據檔案的形成規律和檔案發揮作用的規律，處理好從文件材料形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期。既要防止急於豐富館藏，把檔案形成機關尚在經常使用的檔案過早地接收進檔案館，給機關工作帶來不便;又要防止個別單位把需要移交的檔案當做私有財產或“小家底”不願移交。同時，檔案館要避免把應該接收進館的檔案“拒之門外”，使檔案長期分散保存在形成單位甚至遭受損失。所以，在收集工作中應當妥善處理好局部與整體、當前與長遠的關系，做到既有利於保護國家的歷史文化財富又方便社會各方面的利用(二)保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整保證檔案在歸檔和接收進館時的齊全完整是貫穿收集工作始終的基本要求。所謂檔案的齊全完整，就壹個單位而言，是指歸檔的文件材料能夠系統地、真實地反映本單位的工作面貌看悔壹年度歸檔的文件材料，就能了解這個單位該年度的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個單位的整個歷史;就壹個檔案館而言，是指兒屬本館接收範圍的所有撤銷和現行的立檔單位所形成的具有長久保存價值的檔案，能夠全部接收進館。但是，由於各種門類和載體檔案材料的形成情況較為復雜，運動周期較長，要使分散形成的檔案材料轉化為完整系統的檔案，該歸檔的都歸檔，該進館的都進館，應當靠完善的規章制度加以約束。因此，應當強化檔案專〔兼)積人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質，建立正常的檔案工作秩序。每個單位除了認真執行國家關於各門類和載體檔案歸檔的規定外，應當結合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔範圍更合理、歸檔辦法和要求更明確，更有利於基層檔案人員操作。機關的歸檔工作應納人業務部門的職責範圍，在建立崗位責任制或其他制度時，應當把歸檔工作作為其中的壹項內容切實保證檔案的齊全完整。在鑒定制度中應當要求單位的業務部門和檔案部門對收集到的檔案材料必須嚴格按照鑒定原則和檔案保管期限表的規定，結合本單位的實際進行鑒定，準確地挑選歸檔文件並確定其保管期限，使反映本機關重要實踐活動和重要事件的材料都能歸檔。檔案館在接收檔案時，除了解進館檔案的質量外，還應對未進館檔案的基本情況有所了解，及時發現和糾正因檔案保管期限劃分不準而造成應進館而未進館的問題(三)維護全宗和全宗群的不可分散性全宗是壹個單位檔案的整體。壹個機關的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯系。在工作中形成的文件材料，無論從來源、內容、形式、時間等方面都存在著固有的聯系，是壹個不可分割的輟體。接收檔案時必須把壹個機關形成的檔案，作為壹個全宗，集中在壹個機關檔案室或檔案館，不允許人為地分割。只有接收時堅待個宗的不可分散性，在以後的整理、鑒定、保管、統計等各項業務活動中，才能夠按全宗進行科學管理，在檔案收集土作中，應註意保持相互有密切聯系的壹組全宗的不可分散性。在壹定時間、地點和社會歷史條件下，各個機關的活動既嚴密分工，又密切協作，相互依存。反映在工作和生產活動中形成的文件材料上，相互之間也有緊密聯系。這些互有聯系的若幹全宗，稱為全宗群。全宗群與檔案全宗壹樣不宜分散。壹個檔案館接收檔案時，保持全宗的完整，能反映壹個機關活動的歷史面貌;保持全宗群的完整，就能反映國家或地區壹個時期的歷史面貌。將上述兩個完整性有機結合起來，就能真實而又全面地反映黨和國家的歷史面貌(四)積極推行入館(室)檔案的標準化在檔案收集工作中推行標準化，是檔案工作現代化的要求。標準化是現代化的基礎，現代化的程度越高，就越要求標準化。檔案工作標準化，應從收集工作做起。如果接收進館(室)的檔案不標準，將給科學管理和實現現代化帶來困難