原則上公民和組織只能利用（閱覽、復制、摘錄）已開放的檔案於必要的工作需求，但不能私自將檔案公布於社會。
因為各級國家檔案館保存的檔案，其公布權屬於檔案館以及國家授權的有關單位。另外隨意公布檔案可能會涉及侵犯他人權益，嚴重則可能危害國家安全。
若要將檔案復印件用於出版目的，在查檔時需先向檔案管理部門申請表明真實使用目的，並確認不會危害國家安全或侵犯他人權益，獲得檔案行政部門的審批許可，否則不能進行出版。
檔案開放：
《檔案法》第十九條規定： 國家檔案館保管的檔案，壹般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少於三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多於三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。 檔案館應當定期公布開放檔案的目錄，並為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便。中華人民***和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。
《檔案法實施辦法》第十九條規定：各級國家檔案館保管的檔案應當按照《檔案法》的有關規定，分期分批地向社會開放，並同時公布開放檔案的目錄。檔案開放的起始時間：（壹）中華人民***和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案；民國時期的檔案和革命歷史檔案），自本辦法實施之日起向社會開放。（二）中華人民***和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會開放。（三）經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。前款所列檔案中涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案，經上壹級檔案行政管理部門批準，可以延期向社會開放。
《各級國家檔案館開放檔案辦法》第二條規定：各級國家檔案館保存的檔案，壹般自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案，可提前開放，涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，可自形成之日起滿50年開放。上述所有檔案，如按國家有關規定需要繼續保密或應控制使用，檔案館應繼續延期開放。
2.檔案利用和公布方式：
①《檔案法實施辦法》相關規定：
第二十條?各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。
第二十壹條?《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。
中華人民***和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。
外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案，須經中國有關主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意。
機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案，其他機關、團體、企業事業單位和組織以及中國公民需要利用的，須經檔案保存單位同意。
各級各類檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件。提供社會利用的檔案，可以按照規定收取費用。收費標準由國家檔案局會同國務院價格管理部門制定。
第二十二條?《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布，是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內容：
（壹）通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發表；
（二）通過電臺、電視臺播放；
（三）通過公眾計算機信息網絡傳播；
（四）在公開場合宣讀、播放；
（五）出版發行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；
（六）公開出售、散發或者張貼檔案復制件；
（七）展覽、公開陳列檔案或者其復制件。
第二十三條?公布屬於國家所有的檔案，按照下列規定辦理：
（壹）保存在檔案館的，由檔案館公布；必要時，應當征得檔案形成單位同意或者報經檔案形成單位的上級主管機關同意後公布。
（二）保存在各單位檔案機構的，由各該單位公布；必要時，應當報經其上級主管機關同意後公布。
（三）利用屬於國家所有的檔案的單位和個人，未經檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項所列主管機關的授權或者批準，均無權公布檔案。
屬於集體所有、個人所有以及其他不屬於國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，其所有者向社會公布時，應當遵守國家有關保密的規定，不得損害國家的、社會的、集體的和其他公民的利益。
第二十四條?各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用，應當征得檔案所有者同意。
第二十五條?利用、公布檔案，不得違反國家有關知識產權保護的法律規定。
②《各級國家檔案館開放檔案辦法》相關規定：
第五條?各級國家檔案館開放的檔案必須經過系統整理，並編有供利用者自行檢索的案卷或文件級開放目錄，破損或字跡褪變、擴散的檔案，均應經過修復保護，古老、珍貴和重要檔案應以復制件代替原件提供利用。?
第六條?各級國家檔案館應設有開放檔案閱覽室，並配備必要的閱覽和復制設備，為利用者提供方便。?
第七條?各級國家檔案館開放檔案的利用手續是：大陸公民持有身份證或工作證、介紹信，可直接到檔案館利用。臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉證和身份證等有效證件，直接到有關檔案館利用；利用其它開放檔案，須經大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前30天向國家檔案局或有關檔案館提出申請，說明自己的身份和利用檔案的目的與範圍以及其它有關情況。外國組織和個人的利用手續按《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》辦理。?
第八條?利用者到各級國家檔案館利用開放的檔案，須服從檔案館的安排，遵守有關的各項規定，違反者檔案館可視情況給予勸告或進行其它處置。利用中如損壞檔案，檔案館可根據檔案價值責令利用者進行賠償，或給予其它處理。?
第九條?各級國家檔案館提供利用檔案時，要按照國家有關規定收費，不得擅自增加收費項目和提高收費標準。?
第十條?各級國家檔案館開放的檔案，利用者如需復制，必須填寫復制申請單，經館長批準，並由檔案館負責辦理。可復制檔案的內容、數量，由各檔案館酌情決定。?
第十壹條?各級國家檔案館保存的檔案，其公布權屬於檔案館以及國家授權的有關單位。利用者摘抄、復制的檔案，如不違反國家有關規定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中節引檔案內容，均應註明檔案的收藏單位和檔號。檔案館鼓勵利用向其贈送利用檔案撰寫的著述或其它學術成果。?