高校人事代理制度與人事檔案:在適應社會發展的過程中，高校新聘人員的人事檔案關系由人才交流服務機構管理，建立高校與個人的聘用關系，具有靈活的聘用機制。聘用期間，高校要按照聘用合同的有關規定對從事人事代理的人員進行管理，被辭退或不再聘用的人員要調回人才服務機構，並與學校脫離關系。其最大的特點在於人事關系管理和人事使用的分離。高校享有聘用合同約定的人才使用權，承擔按勞付酬、考核、獎懲等相應義務。，逐步將人才的使用權從所有權中分離出來，將本單位原來承擔的社會責任從本單位中分離出來，走向社會化管理。高校實行人事代理制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校人事相關日常工作負擔，消除新聘人員對單位的依賴，實現高校用人自主權，特別是幫助解決人才引進、畢業生錄取、職稱評定、人事檔案管理、人員配備、戶籍等方面遇到的問題。它是深化人事制度改革，增強高校生機和活力的人事代理制度，也是學院制改革的重要內容。
代管高校人事檔案內涵:完善的代管檔案主要包括:幹部簡歷及自傳、評議考核、學歷及評聘職務、政審、黨群、獎懲、工資、任免等。按其目的分為:民主政治:入團入黨入伍、組織評議、考核評定、職務任免、獎懲、道德作風、業務能力、工作實績等。學歷學位類:簡歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修等。專業技術類:職稱評定、論文獲獎、成果專利、科研成果等。社保:如工資晉升、福利待遇、選舉測評、購房及住房公積金、合同協議等。教育與健康:如學校學歷、簡歷、自傳、計劃生育、醫療保健等。；安居樂業:如房屋權屬、婚姻戶籍、家庭成員、社會關系、棄檔出國維權等；民主黨派:各種約見、出國訪問、代表登記等。；它們與受托人的利益密切相關，是其不斷成長中產生的新資源。
高校人事檔案的表現:高校人事檔案是否有人保管？體察民情，解民憂，保民權？是壹個搜索性、嚴肅性、權威性都很強的重要資源，她可以利用嗎？憑證？幫妳追查源頭，用？數字？為妳排憂解難，去偽存真；在個人方面？生長發育，生老病死，衣食住行？幾乎都離不開，比如工資檔案可以核實工齡，學籍和房產檔案可以辦理就業手續和確定房屋產權，婚姻檔案可以辦理購房貸款和繼承遺產等手續；再比如升職、進修、醫保、產權公證、找校友、求證等。，哪壹個都能顯示出它的優勢？權力？尤其是在憑證作用和法律效力日益凸顯的今天，它是不可估量的信息資源、文化資源、特色資源和利益資源。
二、人事代理制度下高校人事檔案管理的現狀
近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館成為人事檔案管理的主體。高校實行人事代理制度後，人事檔案管理的主體實際上分為兩部分。壹是學校檔案管理傳統體制下的教職工檔案；另壹部分租用人員檔案由當地人才交流服務中心管理。當大量租房者長期被正式錄用後，他們的檔案只能轉入學校檔案，有的需要很長時間才能被正式錄用。長期委托的檔案由人事代理機構管理，但人事檔案管理存在諸多問題。
1.機構和大學管理層的責任不明確
制度不完善，管理不規範，雙方責任不清，操作容易出錯；比如機關重視接收、保管、存儲的壹般管理，更重視接收，忽視管理。在接收材料時，基本不審不閱，不按章分類，不及時裝訂，更不要說整理和加載文件的管理，目錄信息的錄入。代管出現的人事檔案大多以原結構存在，卷子散亂，管理嚴重，即使丟失也沒有依據；同時，在機關檔案沒有正式引入高校的情況下，高校檔案部門無法進行查詢和監督，也無法查漏補缺，更談不上及時進行規範化和現代化管理，移交的資料沒有電子目錄信息等。，而且最基本的管理水平都沒有達到，影響了代管檔案的質量。
2.托管的人事檔案內容不完整。
人事檔案的內容是隨著個人的成長而不斷增加的，處於動態之中，需要不斷補充和更新，才能真正反映其真實情況。但部分代理人檔案的補充和收集速度較慢，如績效考核、職稱評定、繼續教育、晉升等材料豐富，影響了檔案的查閱和利用。再比如地層材料不全。比如他們有的雖然曾經招聘或跳槽、升學或升職，但檔案裏沒有記錄，有的材料沒有審批意見和個人簽名。有的檔案因重復轉移或重新歸檔而缺失，削弱了憑證和依據的作用；有的機構考核評價資料不全，壹定程度上影響了對自己的全面了解。
3.代管人員檔案不連續。
即使高校接受或計劃引進的人員是租賃制的，對學歷的最低要求也必須是碩士以上。所以學術材料是收集的重點，比如高中到博士學位的原始材料，要有申請表、入學登記表、學籍表、研究生登記表或鑒定表、學位授予審批表等。但是代管期間的資料收集不及時，導致很多資料的連續性不夠。比如有的本科材料只有入學登記表沒有畢業登記表，反之亦然；有的研究生資料不系統，碩士檔案缺少本科資料，博士檔案缺少碩士資料。有的不清楚自己在國外留學期間是否取得了學位或深造，甚至這些材料都沒有歸檔，不能準確反映這壹歷程，檔案材料的連續性不強。
4.不方便查閱代管的人事檔案。
高校組織人事部門需要查閱代管檔案時，或黨支部申請入黨或準備黨員轉正時，或進行常規人事考察時，需通過高校人事部門自行到經辦機構借閱或開具證明；或者代管個人需要辦理碩士學位、博士學位、職稱評定、戶口等證件證明等。，都需要反復經歷多個流程，使用起來極其不方便。同時，高校人事部門先對托管人的檔案進行收集整理，再定期以集中方式向代理機構移交，容易導致檔案實體在移交過程中損壞或丟失，影響托管檔案的管理和存取質量。
三，人事代理制度在高校人事檔案管理中的對策
檔案管理是壹項政策性和專業性很強的工作。雙方管理機構既要規範管理，又要強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流平臺，營造和諧工作環境，為雙方提供優質、方便、快捷、高效的服務。
1.優化機關人事檔案服務環境。
為促進人事代理制度下高校人事檔案管理和服務效率的提高，需要及時完善更加科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理人員的政治和業務水平，要求他們不僅要具備？多功能？我熱愛我的工作，精通業務。本人精通人事檔案的收集、研究、鑒定、分類、整理、歸檔、保護等各個方面。還需要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能，提高檔案管理的技術水平，優化代理人事檔案管理的服務環境。
2.規範機關人事檔案管理程序。
應加強高校與機構之間的溝通協調，制定可行性和可操作性強的具體程序和措施。同時，高校要積極配合機構收集檔案資料，機構不能僅僅停留在檔案保管上。雙方要做好協調工作，著力解決責任不清、範圍不清、關系不順、程序不規範、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同。明確各工作環節之間各自的職責、操作辦法、具體工作程序、運行機制，建立健全包括材料收集、人事檔案保管保護、鑒定、詢(借)閱、移交等在內的各項規章制度。代理機構要按程序做好托管檔案的收集、整理、保管、利用工作，高校也要積極變更托管人的學歷、職務、職稱、工資調整等。
3.做好代理商人事檔案的收集整理工作。
全面及時地收集材料是檔案工作的重中之重。每年要收集整理新形成的材料，如晉升、晉級、考核、任免、各種獎懲、出國考察、離任審計等。，增強全程跟蹤的意識，認真加工和識別選擇，力求真實完整，手續完備，嚴把歸檔材料質量關；機構和用人單位要註意溝通信息。代理人要及時掌握材料的形成規律、材料的來源和環節，了解材料中經常出現的問題，主動與單位或個人取得聯系，高校要爭取在材料產生前給予指導和監督。及時建立健全人事檔案信息交流和聯系制度，建立人事檔案收集網絡。代理處以書面形式將需要歸檔的材料的內容和範圍發送給用人單位，並定期與用人單位聯系。用人單位及時收集、鑒定、登記人事材料，年底向經辦機構移交檔案，確保人事檔案的真實性、權威性、完整性和長期可讀性。
4.拓展高校檔案部門的管理職能。
高校檔案部門不僅要承擔人事檔案管理的傳統職責，而且要成為人事代理制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站。因此，高校人事部門需要在每年新招聘人員後，及時將更新後的名單移交檔案部門；人事檔案產生後，檔案館應及時對人事處移交的人事檔案進行分類整理，並及時將人事代理制度下的人事檔案提交給？中心？做個交接。同時，加強業務上的溝通，及時了解代理人在高校的人事檔案；人事檔案材料制作完成後，檔案部門及時整理、入庫代理人移交的人事檔案，集中管理，提供系統完整的檔案服務。
5.建立代管人事檔案信息管理系統。
代理機構應及時建立受托人事檔案的信息管理，與高校建立系統的信息連接，實現信息共享。用人單位可以利用網絡平臺快速便捷地查閱本單位所屬人事代理機構的電子檔案，有選擇地錄入和采集托管人的自然情況和基本信息。如晉升、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等。，都是有條不紊的分類、加工、整理，使之成為人事檔案信息系統的壹個完整模塊，但信息采集工作必須建立在組織人事部門進行審核確認？三歲壹本日歷？的基礎上，保證信息的準確性和唯壹性；加強日常管理效率，建立查詢、借閱、統計、分析的現代化管理系統，最大限度地滿足高校對人事檔案信息的需求。