產品是指“活動的結果”,包括軟件、硬件、過程材料和服務。產品監視和測量是指對產品(服務)的特性進行監視和測量,以驗證服務要求已得到滿足。本質上是對生產和服務提供的結果的業績進行監視,對產品形成後的產品業績進行檢查,包括產品質量與顧客要求的符合性、與法律法規的符合性、與產品和組織要求的符合性。監視和測量的重點是驗證產品,包括中間產品、最終產品和采購產品。2.2.3環境和職業健康安全績效監視和測量的關鍵內容環境和職業健康安全績效監視和測量是指對影響環境和職業健康安全管理體系運行和活動的關鍵特性進行日常監視和測量,環境和職業健康安全績效監視和測量的重點是環境因素和危害的識別、評價、控制和影響。包括對目標、管理計劃、運行標準、適用的法律法規和其他要求的符合性,以及對事故、事件和其他不良職業健康安全績效的歷史證據的監視和測量。這項內容應包括兩項關鍵任務:壹是監控活動。環境和職業健康安全管理體系標準要求企業對重要的環境因素和重大風險因素進行監控,使其處於受控狀態,當然也應包括監控設備的校準和維護;第二,對監測結果進行評價,應跟蹤和比較國家環境標準、職業安全衛生標準、法律法規與企業環境和職業安全衛生目標和指標,以檢查、測量和判斷組織活動的符合性。2.2.4監視和測量相關方滿意度的關鍵內容是相關方要求得到滿足的程度。對相關方滿意度進行監視和測量的目的是了解相關方的滿意度,從而發現三標管理體系運行中的不足,以促進體系、產品質量、環境和職業健康安全績效的改進,從而不斷提高相關方的滿意度。因此,監視和測量相關方滿意度的重點內容應該是通過各種渠道了解相關方的真實滿意度,包括滿意的方面和不滿意的方面,以便繼續保持和發揚滿意的方面,重點改進不滿意的方面。
當然,除了上述類型的監視和測量外,三標管理體系中還可能有其他類型的監視和測量,所以作者認為三標管理體系的監視和測量方式應該是多種多樣的,認為“實現三標管理體系目標的監視和測量就是三標管理體系的監視和測量”的觀點有壹定的局限性。因為對三標管理體系目標實現的監視和測量只包括對產品、環境職業健康安全績效和相關方滿意度的監視和測量,而不包括對產品實現過程的監視和測量。GEDI的監視和測量包括過程、產品、環境、職業健康安全績效的監視和測量以及相關方滿意的監視和測量。GEDI整合了質量環境和職業健康安全三大體系,加強了質量環境和職業健康安全不同監視和測量之間的聯系,有效利用了組織內類似的資源,減少了重復活動,提高了監視和測量的有效性,提高了GEDI質量環境和職業健康安全管理體系的運行效率。2.3三標管理體系監視和測量方法監視和測量方法的正確與否決定了監視和測量數據的準確性,也決定了監視和測量工作的成敗,從而影響整個體系的持續改進和運行。因此,企業應找出壹種或多種適合企業實際運行的系統的監視和測量方法,以確保監視和測量的有效性。筆者認為對三標體系進行監視和測量的方法可以概括為:1)利用統計技術進行監視和測量,即利用統計技術對體系運行的相關數據進行分析,從而了解體系運行的實際情況;2)通過管理評審、內部審核和外部審核(包括第二方審核)對體系進行監視和測量;3)通過相關方的滿意度評價對體系進行監視和測量;4)通過日常管理活動對體系進行監視和測量。GEDI十分重視三標管理體系的監視和測量,並采用多種監視和測量方法對三標管理體系進行監視和測量,以確保體系的適宜性和有效性。具體包括:1)GEDI應用統計技術對三標管理體系進行監視和測量。GEDI編制了《信息資源管理程序》、《信息反饋管理辦法》等文件,對體系運行中各類信息的收集過程進行控制和管理,還建立了《數據分析程序》,規定如何對收集的數據進行分析和利用,並在《管理評審程序》中規定,分析結果應作為管理評審和體系改進的輸入之壹,以確保GEDI能夠收集體系運行的真實數據,並在分析後生效。2)GEDI充分利用管理評審、內部審核和外部審核(包括第二方審核)對三標管理體系進行監視和測量。GEDI建立並實施《管理評審程序》和《內部審核程序》等程序,以規範管理評審和內部審核活動,並通過每年至少壹次內部審核、壹次外部審核和壹次管理評審對三標管理體系進行監視和測量,並對發現的問題進行糾正,以確保三標管理體系的持續適宜性和有效性。3)GEDI通過評價相關方的滿意程度來監視和測量體系。GEDI建立並實施了《顧客滿意度控制程序》、《顧客滿意度問卷調查實施辦法》和《顧客滿意度問卷調查實施辦法》,規定了顧客和相關方的滿意度調查。GEDI充分利用問卷調查、顧客和相關方座談會、項目回訪、現場代表收集相關方信息等方式。及時了解顧客和相關方的滿意程度,為GEDI三標管理體系的改進提供信息。4)GEDI通過各種日常管理活動對三標管理體系進行監視和測量。GEDI通過三標管理體系的日常管理活動,如安全檢查、現場代表服務檢查、項目符合性小組抽查、質量分析會、兼職內審員定期培訓、兼職內審員對三標管理體系運行的自我評價、法律法規符合性評價、目標指標的評價和考核、體系文件的學習和評審等,對三標管理體系的運行和實施進行監視和測量。2007年底,為了更準確、詳細地了解體系的運行情況,GEDI技術標準化處增加了新的監視和測量方法,即將部門和項目劃分為段,每個段由壹名質量工程師管理。要求各質量工程師定期檢查各項目、各部門三標管理體系運行情況,做到“兩周壹匯報,壹月壹現場”,抽查情況公布到技術標準化部三標體系運行監控月報。這種方法可以更深入到各個部門和項目中去了解GEDI三標管理體系的運行情況,發現更具體、更深層次的問題,識別更多的改進機會。2.4監視和測量結果的應用正確使用監視和測量結果,促進體系的持續改進是監視和測量的重要目的。因此,在對體系的真實運行進行監視和測量後,企業應當正確有效地利用監視和測量的結果來促進體系的更大改進。作者認為三標管理體系的監視和測量結果可用於以下目的:1)以監視和測量結果作為分析和改進體系的依據。根據監視和測量的結果對問題進行糾正,將暫時不能解決的問題或壹些效果達不到要求的措施列為遺留問題,在下壹個PDCA循環中反映。GEDI要求各相關部門或人員在1月內對監視和測量中發現的問題進行整改,並將整改記錄提交技術標準化部,以確保體系的持續改進。2)將監視和測量結果作為考核的依據,促使大家關註和重視體系的改進。GEDI將監視和測量的結果作為部門質量評分的依據之壹,直接與部門獎金系數掛鉤;要求分管院領導對各分管部門的目標和指標完成情況進行評價;將安全檢查等監視和測量結果與本部門相關人員的安全抵押金掛鉤等。,確保各部門重視監視和測量結果,並據此持續改進體系。3)通報監視和測量結果,使各部門相關人員清楚了解三標管理體系在本部門的運行情況,也有助於利用公眾監督力量監督各部門的體系改進,促進問題的解決。GEDI將在每月發布的《三個標準體系監測運行月報》中報告本月的監測和測量結果以及上月監測和測量結果的改進情況。4)將監視和測量結果發送給各部門的系統管理者,以便他們自我檢查和糾正,達到“監視和測量壹次,教育壹個”的效果。GEDI將每月發布的《三標體系監測運行月報》發放給各部門負責人和兼職內審員,並要求兼職內審員每季度提交壹次部門體系運行的自我評價報告。5)向領導提交監視和測量結果,為領導提供最準確、最詳細的決策資料。總之,企業有必要對三標管理體系的運行進行監視和測量,充分發揮領導者在三標管理體系監視和測量中的作用,充分識別體系需要監視和測量的關鍵內容。 並根據內容的特點總結出壹種或多種最適合企業實際情況的監視和測量方法,這是保證監視和測量工作有效性的基礎,也是正確運用監視和測量結果促進三標管理體系持續改進的基礎。 無論采用何種方法對體系進行監視和測量,無論在監視和測量過程中發現什麽問題,企業都應重視對體系運行的監視和測量,認真記錄監視和測量,並及時采取糾正和預防措施,糾正發現的問題,以確保體系運行的有效性和適宜性。